Canal de denuncias y Responsabilidad social
Canal de denuncias y Responsabilidad social
Oplium Italia S.r.l. (en adelante denominada “Oplium Italia” o “la Empresa”), en calidad de entidad del sector privado que emplea al menos a cincuenta trabajadores subordinados con contrato de trabajo por tiempo indefinido o determinado, implementa la regulación en materia de whistleblowing de conformidad con los arts. 2, § 1, let. q), n. 1) y 3, § 2, del Decreto Legislativo n.º 24 de 10 de marzo de 2023.
Con el presente “Procedimiento para la gestión de denuncias” (en adelante “Procedimiento”), la Empresa tiene por objeto regular el uso de los canales de denuncia activados en cumplimiento de lo dispuesto en el D. Lgs. n.º 24/2023.
Oplium Italia S.r.l. (en adelante denominada “Oplium Italia” o “la Empresa”), en calidad de entidad del sector privado que emplea al menos a cincuenta trabajadores subordinados con contrato de trabajo por tiempo indefinido o determinado, implementa la regulación en materia de whistleblowing de conformidad con los arts. 2, § 1, let. q), n. 1) y 3, § 2, del Decreto Legislativo n.º 24 de 10 de marzo de 2023.
Con el presente “Procedimiento para la gestión de denuncias” (en adelante “Procedimiento”), la Empresa tiene por objeto regular el uso de los canales de denuncia activados en cumplimiento de lo dispuesto en el D. Lgs. n.º 24/2023.
1. Objetivo
Oplium Italia S.r.l., empresa especializada en servicios de ciberseguridad, creada a partir de la empresa conjunta entre Spindox S.p.A. (que posee una cuota del 51% del capital social) y Oplium Ltda (que posee una cuota del 49% del capital social), en la consecución de sus objetivos de negocio, siempre ha sido sensible a la necesidad de garantizar condiciones de corrección y transparencia en la conducción de los negocios, comprometiéndose a combatir conductas ilícitas, tanto mediante la difusión y promoción de valores y principios éticos, como por la implementación efectiva de normas de conducta y procesos de control, de conformidad con los requisitos establecidos por las normas aplicables y con las mejores prácticas de referencia. Por esta razón, la Empresa ha adoptado y mantiene constantemente actualizado un Código de Ética.
Con el fin de reforzar su sistema organizativo y de buen gobierno, Oplium Italia promueve y fomenta la realización de denuncias de ilegalidades y/o hechos (según se definen en el párrafo 4 siguiente), aunque solo sea potencialmente, contrarios a la ley y a las normas internas de la empresa, por parte de cualquier persona que, en el contexto laboral, tenga conocimiento de ellos.
Por lo tanto, el Procedimiento tiene por objeto disciplinar el proceso de recepción y gestión de las Denuncias recibidas a través de los canales que se indican a continuación, así como definir las protecciones y las medidas de protección establecidas a favor de los Denunciantes.
De conformidad con lo dispuesto en el D. Lgs. 24/2023, los canales de denuncia interna descritos en el Procedimiento, así como sus correspondientes modalidades de funcionamiento, fueron comunicados a las organizaciones sindicales.
1. Objetivo
Oplium Italia S.r.l., empresa especializada en servicios de ciberseguridad, creada a partir de la empresa conjunta entre Spindox S.p.A. (que posee una cuota del 51% del capital social) y Oplium Ltda (que posee una cuota del 49% del capital social), en la consecución de sus objetivos de negocio, siempre ha sido sensible a la necesidad de garantizar condiciones de corrección y transparencia en la conducción de los negocios, comprometiéndose a combatir conductas ilícitas, tanto mediante la difusión y promoción de valores y principios éticos, como por la implementación efectiva de normas de conducta y procesos de control, de conformidad con los requisitos establecidos por las normas aplicables y con las mejores prácticas de referencia. Por esta razón, la Empresa ha adoptado y mantiene constantemente actualizado un Código de Ética.
Con el fin de reforzar su sistema organizativo y de buen gobierno, Oplium Italia promueve y fomenta la realización de denuncias de ilegalidades y/o hechos (según se definen en el párrafo 4 siguiente), aunque solo sea potencialmente, contrarios a la ley y a las normas internas de la empresa, por parte de cualquier persona que, en el contexto laboral, tenga conocimiento de ellos.
Por lo tanto, el Procedimiento tiene por objeto disciplinar el proceso de recepción y gestión de las Denuncias recibidas a través de los canales que se indican a continuación, así como definir las protecciones y las medidas de protección establecidas a favor de los Denunciantes.
De conformidad con lo dispuesto en el D. Lgs. 24/2023, los canales de denuncia interna descritos en el Procedimiento, así como sus correspondientes modalidades de funcionamiento, fueron comunicados a las organizaciones sindicales.
2. Referencias normativas y reglamentarias
El Procedimiento tiene como objeto dar cumplimiento al Decreto Legislativo n.º 24 de 10 de marzo de 2023 “Implementación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales” (llamado whistleblowing).
El presente Procedimiento disciplina las modalidades de recepción, gestión y tratamiento de las denuncias relativas a infracciones del Código de Ética de la empresa, así como a las infracciones de otras normas europeas y nacionales. Todo el tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – “RGPD”) y con el D. Lgs. de 30 de junio de 2003, n.º 196 (Código de la Privacidad).
El Procedimiento ha sido elaborado teniendo en cuenta, además del texto normativo, las “Directrices en materia de protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales. Procedimientos para la presentación y gestión de denuncias externas.” elaboradas por la ANAC y aprobadas por la Resolución n.º 311 de 12 de julio de 2023 y la Resolución n.º 478 de 26 de noviembre de 2025.
2. Referencias normativas y reglamentarias
El Procedimiento tiene como objeto dar cumplimiento al Decreto Legislativo n.º 24 de 10 de marzo de 2023 “Implementación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales” (llamado whistleblowing).
El presente Procedimiento disciplina las modalidades de recepción, gestión y tratamiento de las denuncias relativas a infracciones del Código de Ética de la empresa, así como a las infracciones de otras normas europeas y nacionales. Todo el tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – “RGPD”) y con el D. Lgs. de 30 de junio de 2003, n.º 196 (Código de la Privacidad).
El Procedimiento ha sido elaborado teniendo en cuenta, además del texto normativo, las “Directrices en materia de protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales. Procedimientos para la presentación y gestión de denuncias externas.” elaboradas por la ANAC y aprobadas por la Resolución n.º 311 de 12 de julio de 2023 y la Resolución n.º 478 de 26 de noviembre de 2025.
3. Definiciones
Para la correcta comprensión del Procedimiento de gestión de denuncias, es necesario definir el significado atribuido a los términos aquí utilizados:
· Denuncia: comunicación, escrita u oral, que tiene por objeto posibles infracciones, realizada a través de canales de denuncia internos o externos.
· Denuncia de Whistleblowing: se trata de la denuncia de infracciones que consisten en comportamientos, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la entidad privada a las que se refiere el art. 2, párrafo 1, letra a) del D. Lgs. 24/2023.
· Denuncia Ordinaria: denuncia que no entra en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por razones objetivas o subjetivas, es decir, denuncias relativas a temas distintos de los especificados en el párr. 4 o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del Procedimiento o que presenten alguno de los requisitos de exclusión previstos por el D. Lgs. 24/2023 o para las cuales el Denunciante no haya declarado su identidad o no haya declarado su intención de beneficiarse de la confidencialidad de su identidad y de las protecciones previstas por el D. Lgs. 24/2023.
· Denuncia interna: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las infracciones, presentada a través de los canales de denuncia establecidos por la Empresa.
· Denuncia externa: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las Infracciones presentada a través del canal de denuncia externa activado por la ANAC de conformidad con el art. 7 del D. Lgs. n.º 24/2023.
· Divulgación pública: poner a disposición del público información sobre las infracciones a través de la prensa o de medios electrónicos o de cualquier otro medio de difusión con capacidad para llegar a un gran número de personas.
· ANAC: Autoridad nacional anticorrupción.
· Contexto laboral: las actividades laborales o profesionales, presentes o pasadas, a través de las cuales, independientemente de la naturaleza de dichas actividades, una persona obtiene información sobre infracciones y en el ámbito de las cuales podría correr el riesgo de sufrir represalias en caso de denuncia o divulgación pública o de comunicación a la autoridad judicial o contable.
· Denunciante o Whistleblower: la persona física que realiza la Denuncia o la Divulgación pública de información sobre las infracciones obtenida en el marco de su contexto laboral.
· Denunciado: persona física o jurídica que, en el ámbito de la Denuncia, es identificada como responsable de la infracción o del incumplimiento objeto de la Denuncia.
· Persona implicada: la persona física o jurídica mencionada en la Denuncia interna o externa, o en la divulgación pública, como persona a la que se le atribuye la infracción o como persona implicada de cualquier otra forma en la infracción denunciada o divulgada públicamente.
· Facilitador: la persona física que asiste al Denunciante en el proceso de denuncia, que trabaja en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial.
· Gestor de la denuncia o Gestor: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar Denuncias escritas de forma segura gracias al cifrado y a la inaccesibilidad por parte de personas distintas de los Gestores de la denuncia.
· Plataforma: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar Denuncias escritas de forma segura gracias al cifrado y a la inaccesibilidad por parte de personas distintas de los Gestores de la denuncia.
· Respuesta: comunicación al Denunciante de información relativa al seguimiento que se ha dado o que se pretende dar a la Denuncia.
· Represalia: cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso solo intentado o amenazado, realizado con motivo de la Denuncia, de la comunicación a la autoridad judicial o contable o de la divulgación pública, y que cause o pueda causar al Denunciante o a la persona que presentó la comunicación, de forma directa o indirecta, un perjuicio injustificado.
3. Definiciones
Para la correcta comprensión del Procedimiento de gestión de denuncias, es necesario definir el significado atribuido a los términos aquí utilizados:
· Denuncia: comunicación, escrita u oral, que tiene por objeto posibles infracciones, realizada a través de canales de denuncia internos o externos.
· Denuncia de Whistleblowing: se trata de la denuncia de infracciones que consisten en comportamientos, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la entidad privada a las que se refiere el art. 2, párrafo 1, letra a) del D. Lgs. 24/2023.
· Denuncia Ordinaria: denuncia que no entra en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por razones objetivas o subjetivas, es decir, denuncias relativas a temas distintos de los especificados en el párr. 4 o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del Procedimiento o que presenten alguno de los requisitos de exclusión previstos por el D. Lgs. 24/2023 o para las cuales el Denunciante no haya declarado su identidad o no haya declarado su intención de beneficiarse de la confidencialidad de su identidad y de las protecciones previstas por el D. Lgs. 24/2023.
· Denuncia interna: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las infracciones, presentada a través de los canales de denuncia establecidos por la Empresa.
· Denuncia externa: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las Infracciones presentada a través del canal de denuncia externa activado por la ANAC de conformidad con el art. 7 del D. Lgs. n.º 24/2023.
· Divulgación pública: poner a disposición del público información sobre las infracciones a través de la prensa o de medios electrónicos o de cualquier otro medio de difusión con capacidad para llegar a un gran número de personas.
· ANAC: Autoridad nacional anticorrupción.
· Contexto laboral: las actividades laborales o profesionales, presentes o pasadas, a través de las cuales, independientemente de la naturaleza de dichas actividades, una persona obtiene información sobre infracciones y en el ámbito de las cuales podría correr el riesgo de sufrir represalias en caso de denuncia o divulgación pública o de comunicación a la autoridad judicial o contable.
· Denunciante o Whistleblower: la persona física que realiza la Denuncia o la Divulgación pública de información sobre las infracciones obtenida en el marco de su contexto laboral.
· Denunciado: persona física o jurídica que, en el ámbito de la Denuncia, es identificada como responsable de la infracción o del incumplimiento objeto de la Denuncia.
· Persona implicada: la persona física o jurídica mencionada en la Denuncia interna o externa, o en la divulgación pública, como persona a la que se le atribuye la infracción o como persona implicada de cualquier otra forma en la infracción denunciada o divulgada públicamente.
· Facilitador: la persona física que asiste al Denunciante en el proceso de denuncia, que trabaja en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial.
· Gestor de la denuncia o Gestor: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar Denuncias escritas de forma segura gracias al cifrado y a la inaccesibilidad por parte de personas distintas de los Gestores de la denuncia.
· Plataforma: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar Denuncias escritas de forma segura gracias al cifrado y a la inaccesibilidad por parte de personas distintas de los Gestores de la denuncia.
· Respuesta: comunicación al Denunciante de información relativa al seguimiento que se ha dado o que se pretende dar a la Denuncia.
· Represalia: cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso solo intentado o amenazado, realizado con motivo de la Denuncia, de la comunicación a la autoridad judicial o contable o de la divulgación pública, y que cause o pueda causar al Denunciante o a la persona que presentó la comunicación, de forma directa o indirecta, un perjuicio injustificado.
4. Ámbito de aplicación objetivo
El Procedimiento adoptado se aplica a todas las Denuncias recibidas a través de los canales definidos en el párr. 8.
Las Denuncias pueden ser de dos tipos: “Denuncias de Whistleblowing” y “Denuncias Ordinarias”.
Las Denuncias de Whistleblowing son exclusivamente aquellas que tienen por objeto:
· infracciones de las medidas restrictivas de la Unión Europea previstas en el capítulo I-bis, título I, libro II del Código Penal (Art. 275-bis “Infracción de las medidas restrictivas de la Unión Europea”, Art. 275-ter “Infracción de las obligaciones de información”, Art. 275-quater “Infracción de las condiciones de autorización para el ejercicio de actividades”, Art. 275-quinquies “Infracción culposa de medidas restrictivas de la Unión Europea”), así como del artículo 12, § 1-bis, del decreto legislativo del 25 de julio de 1998, n.º 286 (agravante en el caso de favorecimiento de la entrada clandestina de personas físicas designadas, en infracción de una prohibición, obligación o restricción impuesta por una medida restrictiva de la UE);
· infracciones de disposiciones europeas o nacionales de ejecución que consistan en ilícitos relativos a los siguientes sectores: contratos públicos; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad de los transportes; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y de los alimentos para animales y salud y bienestar animal; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y protección de datos personales y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
· infracciones de disposiciones europeas que consistan en: i) actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior. Se incluyen las infracciones de las normas de la UE en materia de competencia y de ayudas estatales, del impuesto sobre sociedades y los mecanismos cuyo objetivo sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la normativa aplicable en materia de impuesto sobre sociedades; iii) actos y comportamientos que desvirtúen el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores antes mencionados;
· infracciones del Código de Ética adoptado por Oplium Italia de las cuales deriven infracciones referidas en los puntos anteriores.
Dichas Denuncias deben tener por objeto comportamientos, actos u omisiones de los que el denunciante haya tenido conocimiento en el ámbito de las relaciones laborales mantenidas con la Empresa.
La Denuncia de Whistleblowing no puede consistir en reclamaciones, controversias, solicitudes de carácter personal de la persona denunciante o de la persona que haya presentado una comunicación a la autoridad judicial o contable, relativas exclusivamente a sus relaciones individuales de trabajo o inherentes a sus relaciones de trabajo con las figuras jerárquicamente superiores.
Las Denuncias Ordinarias son las Denuncias que no se encuadran en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por razones objetivas o subjetivas, es decir, las Denuncias relativas a temas diferentes de los enumerados anteriormente o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del presente Procedimiento.
También las Denuncias Ordinarias se gestionarán protegiendo la confidencialidad de la identidad del denunciante, de conformidad con las disposiciones específicamente adoptadas por la Empresa en esta materia y con el presente Procedimiento.
4. Ámbito de aplicación objetivo
El Procedimiento adoptado se aplica a todas las Denuncias recibidas a través de los canales definidos en el párr. 8.
Las Denuncias pueden ser de dos tipos: “Denuncias de Whistleblowing” y “Denuncias Ordinarias”.
Las Denuncias de Whistleblowing son exclusivamente aquellas que tienen por objeto:
· infracciones de las medidas restrictivas de la Unión Europea previstas en el capítulo I-bis, título I, libro II del Código Penal (Art. 275-bis “Infracción de las medidas restrictivas de la Unión Europea”, Art. 275-ter “Infracción de las obligaciones de información”, Art. 275-quater “Infracción de las condiciones de autorización para el ejercicio de actividades”, Art. 275-quinquies “Infracción culposa de medidas restrictivas de la Unión Europea”), así como del artículo 12, § 1-bis, del decreto legislativo del 25 de julio de 1998, n.º 286 (agravante en el caso de favorecimiento de la entrada clandestina de personas físicas designadas, en infracción de una prohibición, obligación o restricción impuesta por una medida restrictiva de la UE);
· infracciones de disposiciones europeas o nacionales de ejecución que consistan en ilícitos relativos a los siguientes sectores: contratos públicos; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad de los transportes; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y de los alimentos para animales y salud y bienestar animal; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y protección de datos personales y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
· infracciones de disposiciones europeas que consistan en: i) actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior. Se incluyen las infracciones de las normas de la UE en materia de competencia y de ayudas estatales, del impuesto sobre sociedades y los mecanismos cuyo objetivo sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la normativa aplicable en materia de impuesto sobre sociedades; iii) actos y comportamientos que desvirtúen el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores antes mencionados;
· infracciones del Código de Ética adoptado por Oplium Italia de las cuales deriven infracciones referidas en los puntos anteriores.
Dichas Denuncias deben tener por objeto comportamientos, actos u omisiones de los que el denunciante haya tenido conocimiento en el ámbito de las relaciones laborales mantenidas con la Empresa.
La Denuncia de Whistleblowing no puede consistir en reclamaciones, controversias, solicitudes de carácter personal de la persona denunciante o de la persona que haya presentado una comunicación a la autoridad judicial o contable, relativas exclusivamente a sus relaciones individuales de trabajo o inherentes a sus relaciones de trabajo con las figuras jerárquicamente superiores.
Las Denuncias Ordinarias son las Denuncias que no se encuadran en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por razones objetivas o subjetivas, es decir, las Denuncias relativas a temas diferentes de los enumerados anteriormente o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del presente Procedimiento.
También las Denuncias Ordinarias se gestionarán protegiendo la confidencialidad de la identidad del denunciante, de conformidad con las disposiciones específicamente adoptadas por la Empresa en esta materia y con el presente Procedimiento.
5. Ámbito de aplicación subjetivo: los sujetos protegidos
Los sujetos que pueden realizar Denuncias y que se encuadran en el ámbito de protección en virtud del D. Lgs. 24/2023 son:
· los directivos y los miembros de los órganos sociales de Oplium Italia con funciones de administración, dirección, control, supervisión o representación, incluso si dichas funciones se ejercen de hecho;
· todos los trabajadores, tanto temporales como indefinidos;
· todos aquellos que, a cualquier título, mantengan relaciones de trabajo, incluidas las autónomas, de colaboración con Oplium Italia, incluidos: accionistas, voluntarios y becarios (remunerados y no remunerados), trabajadores temporales, profesionales liberales y consultores, agentes, intermediarios, proveedores y socios comerciales;
· los trabajadores o colaboradores que proporcionen bienes o servicios o que realicen obras a favor de terceros con Oplium Italia;
· la persona que haya tenido conocimiento de la infracción durante el proceso de selección u otras fases precontractuales, o incluso durante el período de prueba o tras la extinción de la relación laboral, si la información sobre las infracciones se hubiera obtenido en el transcurso de dicha relación jurídica.
Los sujetos a los que se pueden extender las medidas de protección del denunciante son:
· los facilitadores;
· las personas del mismo entorno laboral del Denunciante, de quien haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, y que estén vinculadas a ellos por un lazo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
· los compañeros de trabajo del Denunciante, de quien haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral y que mantengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
· las entidades propiedad del Denunciante o de la persona que haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o que haya realizado una revelación pública, o para las cuales trabajen estas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral que las personas antes mencionadas.
5. Ámbito de aplicación subjetivo: los sujetos protegidos
Los sujetos que pueden realizar Denuncias y que se encuadran en el ámbito de protección en virtud del D. Lgs. 24/2023 son:
· los directivos y los miembros de los órganos sociales de Oplium Italia con funciones de administración, dirección, control, supervisión o representación, incluso si dichas funciones se ejercen de hecho;
· todos los trabajadores, tanto temporales como indefinidos;
· todos aquellos que, a cualquier título, mantengan relaciones de trabajo, incluidas las autónomas, de colaboración con Oplium Italia, incluidos: accionistas, voluntarios y becarios (remunerados y no remunerados), trabajadores temporales, profesionales liberales y consultores, agentes, intermediarios, proveedores y socios comerciales;
· los trabajadores o colaboradores que proporcionen bienes o servicios o que realicen obras a favor de terceros con Oplium Italia;
· la persona que haya tenido conocimiento de la infracción durante el proceso de selección u otras fases precontractuales, o incluso durante el período de prueba o tras la extinción de la relación laboral, si la información sobre las infracciones se hubiera obtenido en el transcurso de dicha relación jurídica.
Los sujetos a los que se pueden extender las medidas de protección del denunciante son:
· los facilitadores;
· las personas del mismo entorno laboral del Denunciante, de quien haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, y que estén vinculadas a ellos por un lazo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
· los compañeros de trabajo del Denunciante, de quien haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral y que mantengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
· las entidades propiedad del Denunciante o de la persona que haya presentado una comunicación ante la autoridad judicial o contable o que haya realizado una revelación pública, o para las cuales trabajen estas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral que las personas antes mencionadas.
6. Gestor de la denuncia
La recepción y la gestión de las Denuncias se confían a un sujeto externo a la Empresa, autónomo, imparcial y adecuadamente formado, competente en la gestión del canal de denuncia y de las Denuncias (en adelante, el “Gestor”).
Este sujeto ha sido identificado en la persona de la Dra. Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager de Spindox S.p.A.
En la identificación del Gestor, la Empresa verificó la ausencia de situaciones de conflicto de intereses y la existencia de los requisitos de autonomía e independencia necesarios para el correcto desempeño del mandato. En particular, se evaluó la compatibilidad del mandato con las demás funciones eventualmente ejercidas por el Gestor, a fin de evitar que la acumulación de funciones pueda comprometer la eficacia de la gestión de las Denuncias o la objetividad de las respectivas evaluaciones.
En todo caso, el Gestor está obligado a abstenerse del tratamiento de la Denuncia siempre que se encuentre, aunque sea potencialmente, en una situación de conflicto de intereses, incluyendo los casos en que coincida con la persona denunciante, con la persona involucrada o de cualquier forma interesada en la Denuncia, o siempre que se verifique una situación susceptible de comprometer su objetividad y autonomía de juicio.
En estas hipótesis, así como en los casos de ausencia o impedimento del Gestor, la gestión de la Denuncia se confía a un sujeto sustituto, que posea los mismos requisitos de autonomía, independencia, imparcialidad, confidencialidad y competencia adecuada exigidos para el Gestor, identificado por Oplium Italia en la persona de Nevio Sestini, CFO de Oplium Italia S.r.l.
En caso de que, excepcionalmente, también el sustituto se encuentre en una situación de conflicto de intereses o no pueda desempeñar el mandato, se mantiene la facultad de la persona denunciante de recurrir al canal de denuncia externa, en los casos y bajo las condiciones previstas por el D. Lgs. 24/2023.
El Gestor de la denuncia recibe un mandato formal que incluye también la carta de designación como autorizado en los términos de los arts. 29 del Reg. UE 679/2016 (también “RGPD”) y 2-quaterdecies del D. Lgs. n.º 196/2003 (también “Código de la Privacidad”). La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales contenidos en la Denuncia, de los cuales la Empresa es Responsable del tratamiento en los términos del art. 4, § 1, n.º 7) del RGPD.
6. Gestor de la denuncia
La recepción y la gestión de las Denuncias se confían a un sujeto externo a la Empresa, autónomo, imparcial y adecuadamente formado, competente en la gestión del canal de denuncia y de las Denuncias (en adelante, el “Gestor”).
Este sujeto ha sido identificado en la persona de la Dra. Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager de Spindox S.p.A.
En la identificación del Gestor, la Empresa verificó la ausencia de situaciones de conflicto de intereses y la existencia de los requisitos de autonomía e independencia necesarios para el correcto desempeño del mandato. En particular, se evaluó la compatibilidad del mandato con las demás funciones eventualmente ejercidas por el Gestor, a fin de evitar que la acumulación de funciones pueda comprometer la eficacia de la gestión de las Denuncias o la objetividad de las respectivas evaluaciones.
En todo caso, el Gestor está obligado a abstenerse del tratamiento de la Denuncia siempre que se encuentre, aunque sea potencialmente, en una situación de conflicto de intereses, incluyendo los casos en que coincida con la persona denunciante, con la persona involucrada o de cualquier forma interesada en la Denuncia, o siempre que se verifique una situación susceptible de comprometer su objetividad y autonomía de juicio.
En estas hipótesis, así como en los casos de ausencia o impedimento del Gestor, la gestión de la Denuncia se confía a un sujeto sustituto, que posea los mismos requisitos de autonomía, independencia, imparcialidad, confidencialidad y competencia adecuada exigidos para el Gestor, identificado por Oplium Italia en la persona de Nevio Sestini, CFO de Oplium Italia S.r.l.
En caso de que, excepcionalmente, también el sustituto se encuentre en una situación de conflicto de intereses o no pueda desempeñar el mandato, se mantiene la facultad de la persona denunciante de recurrir al canal de denuncia externa, en los casos y bajo las condiciones previstas por el D. Lgs. 24/2023.
El Gestor de la denuncia recibe un mandato formal que incluye también la carta de designación como autorizado en los términos de los arts. 29 del Reg. UE 679/2016 (también “RGPD”) y 2-quaterdecies del D. Lgs. n.º 196/2003 (también “Código de la Privacidad”). La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales contenidos en la Denuncia, de los cuales la Empresa es Responsable del tratamiento en los términos del art. 4, § 1, n.º 7) del RGPD.
7. Características de la Denuncia
La Denuncia debe estar fundamentada y debe contener – siempre que sea posible – los siguientes elementos:
· La indicación de que se trata de una Denuncia de Whistleblowing para la cual se pretende mantener reservada la propia identidad y beneficiarse de las protecciones previstas en caso de posibles represalias; a falta de esta indicación, la Denuncia será tratada como ordinaria;
· los datos del sujeto que realiza la Denuncia con indicación de su eventual función en la empresa o de la empresa o entidad donde realiza su actividad laboral, así como el consentimiento – o no – para revelar su identidad a sujetos distintos del gestor de la Denuncia y/o al departamento de personal competente en la gestión del procedimiento disciplinario;
· una descripción clara y completa de los hechos objeto de la Denuncia;
· las circunstancias de tiempo y lugar en que ocurrió el hecho objeto de la Denuncia;
· los datos u otros elementos que permitan identificar al sujeto a quien atribuir los hechos denunciados;
· la indicación de los beneficiarios y de los perjudicados por el ilícito;
· la indicación de posibles terceros sujetos que puedan declarar sobre los hechos objeto de la Denuncia;
· la anexión, siempre que sea posible, de eventuales documentos que puedan confirmar la veracidad de los hechos relatados;
· cualquier otra información que pueda proporcionar una confirmación útil sobre la existencia de los hechos denunciados.
· En esta perspectiva, es conveniente que las Denuncias sean lo más detalladas posible y ofrezcan el mayor número de elementos, a fin de permitir a la Empresa realizar las comprobaciones oportunas.
Las Denuncias no pueden tener por objeto noticias manifiestamente infundadas, informaciones que ya sean totalmente de dominio público, así como informaciones adquiridas únicamente sobre la base de rumores o especulaciones poco fiables (los llamados “rumores de pasillo”).
7.1. Casos especiales
7.1.1. Denuncias anónimas
Las denuncias anónimas, es decir, aquellas a partir de las cuales no es posible obtener la identidad del Denunciante, son consideradas por el Gestor, siempre que estén fundamentadas y sean precisas, y que permitan recopilar elementos objetivos mediante la realización de la actividad de instrucción por parte del Gestor.
Dichas Denuncias serán consideradas como Denuncias Ordinarias y no se aplicarán las garantías y protecciones previstas para las llamadas Denuncias Whistleblowing, excepto en el caso en que el Denunciante sea posteriormente identificado y sufra una represalia.
Se incentiva, en todo caso, el recurso a Denuncias nominativas, recordando que las modalidades de gestión han sido concebidas para garantizar la máxima confidencialidad del denunciante, en pleno cumplimiento de la legislación vigente.
7.1.2. Denuncias recibidas por sujetos distintos del Gestor
En el caso de que una Denuncia de Whistleblowing sea recibida por un sujeto diferente del Gestor, es obligación del receptor:
tratar la información de la que ha tenido conocimiento de manera adecuada para garantizar su plena confidencialidad;
ii. contactar al Gestor – por vía oral – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida;
iii. transmitir la Denuncia al Gestor, sin demora, y en todo caso dentro del plazo de 7 (siete) días;
iv. tras la comunicación al Gestor, eliminar la Denuncia de sus dispositivos;
v. en caso de Denuncia de represalias, contactar a la ANAC – a través de los canales y en las modalidades previstas por dicho organismo en su sitio web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida.
7. Características de la Denuncia
La Denuncia debe estar fundamentada y debe contener – siempre que sea posible – los siguientes elementos:
· La indicación de que se trata de una Denuncia de Whistleblowing para la cual se pretende mantener reservada la propia identidad y beneficiarse de las protecciones previstas en caso de posibles represalias; a falta de esta indicación, la Denuncia será tratada como ordinaria;
· los datos del sujeto que realiza la Denuncia con indicación de su eventual función en la empresa o de la empresa o entidad donde realiza su actividad laboral, así como el consentimiento – o no – para revelar su identidad a sujetos distintos del gestor de la Denuncia y/o al departamento de personal competente en la gestión del procedimiento disciplinario;
· una descripción clara y completa de los hechos objeto de la Denuncia;
· las circunstancias de tiempo y lugar en que ocurrió el hecho objeto de la Denuncia;
· los datos u otros elementos que permitan identificar al sujeto a quien atribuir los hechos denunciados;
· la indicación de los beneficiarios y de los perjudicados por el ilícito;
· la indicación de posibles terceros sujetos que puedan declarar sobre los hechos objeto de la Denuncia;
· la anexión, siempre que sea posible, de eventuales documentos que puedan confirmar la veracidad de los hechos relatados;
· cualquier otra información que pueda proporcionar una confirmación útil sobre la existencia de los hechos denunciados.
· En esta perspectiva, es conveniente que las Denuncias sean lo más detalladas posible y ofrezcan el mayor número de elementos, a fin de permitir a la Empresa realizar las comprobaciones oportunas.
Las Denuncias no pueden tener por objeto noticias manifiestamente infundadas, informaciones que ya sean totalmente de dominio público, así como informaciones adquiridas únicamente sobre la base de rumores o especulaciones poco fiables (los llamados “rumores de pasillo”).
7.1. Casos especiales
7.1.1. Denuncias anónimas
Las denuncias anónimas, es decir, aquellas a partir de las cuales no es posible obtener la identidad del Denunciante, son consideradas por el Gestor, siempre que estén fundamentadas y sean precisas, y que permitan recopilar elementos objetivos mediante la realización de la actividad de instrucción por parte del Gestor.
Dichas Denuncias serán consideradas como Denuncias Ordinarias y no se aplicarán las garantías y protecciones previstas para las llamadas Denuncias Whistleblowing, excepto en el caso en que el Denunciante sea posteriormente identificado y sufra una represalia.
Se incentiva, en todo caso, el recurso a Denuncias nominativas, recordando que las modalidades de gestión han sido concebidas para garantizar la máxima confidencialidad del denunciante, en pleno cumplimiento de la legislación vigente.
7.1.2. Denuncias recibidas por sujetos distintos del Gestor
En el caso de que una Denuncia de Whistleblowing sea recibida por un sujeto diferente del Gestor, es obligación del receptor:
tratar la información de la que ha tenido conocimiento de manera adecuada para garantizar su plena confidencialidad;
ii. contactar al Gestor – por vía oral – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida;
iii. transmitir la Denuncia al Gestor, sin demora, y en todo caso dentro del plazo de 7 (siete) días;
iv. tras la comunicación al Gestor, eliminar la Denuncia de sus dispositivos;
v. en caso de Denuncia de represalias, contactar a la ANAC – a través de los canales y en las modalidades previstas por dicho organismo en su sitio web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida.
8. Los canales de denuncia
8.1. Los canales internos
Oplium Italia, con el fin de perseguir el objetivo declarado en el párrafo 1 anterior, ha establecido dos canales de denuncia interna utilizables por los destinatarios de forma alternativa.
Canal de Denuncia por escrito: Plataforma “eticainsieme”.
La Empresa ha activado un canal informático accesible desde cualquier navegador (incluyendo dispositivos móviles) que permite enviar denuncias por escrito y está disponible en el siguiente enlace: https://spindox.eticainsieme.it
La plataforma de Denuncia, dotada de medidas de seguridad técnicas adecuadas a los estándares del art. 32 del RGPD, reside en un servidor – situado en la Unión Europea – de un tercero y prevé un recorrido guiado para el denunciante que le permitirá introducir la información necesaria para la reconstrucción y evaluación de los hechos, y la utilización de medidas de encriptación, que garantizan la confidencialidad no solo del denunciante, sino también del facilitador, de la persona implicada o de cualquier forma mencionada en la Denuncia, así como del contenido de la Denuncia y de la documentación.
Canal de denuncia de forma oral: contacto telefónico al número +39 3442063500.
8.1.1.1. Denuncias por escrito
Con particular referencia al canal de Denuncia por escrito, la Empresa ha adoptado la plataforma de Denuncia (eticainsieme), disponible en la siguiente dirección: https://spindox.eticainsieme.it que informará automáticamente al Gestor sobre el envío de la Denuncia, siendo este el único sujeto autorizado para acceder a la plataforma y consultar las Denuncias.
En caso de utilizar la plataforma, el denunciante deberá responder a algunas preguntas, abiertas y cerradas, que permitirán al Gestor profundizar en el objeto de la misma, además de, si se completan correctamente, cumplir con los requisitos exigidos por ley para las Denuncias de whistleblowing.
La plataforma también permite cargar la documentación que el denunciante considere oportuno poner en conocimiento del Gestor para respaldar su Denuncia.
La herramienta permite, además, la interacción mediante mensajería interna en la plataforma entre el denunciante y el Gestor de la Denuncia, con el fin de profundizar en los temas objeto de comunicación o complementar/rectificar la información facilitada anteriormente.
La Plataforma permite, asimismo, al denunciante estar siempre al tanto del estado de la Denuncia transmitida y obtener la correspondiente Respuesta.
Al final del procedimiento de Denuncia, la Plataforma proporcionará, de hecho, al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por lo tanto, a su Denuncia para:
· monitorear el estado de avance;
· complementar su Denuncia con elementos fácticos adicionales u otra documentación;
· mantener contacto directo con el Gestor, iniciando también un eventual intercambio de solicitudes e información;
· obtener la Respuesta del Gestor.
La pérdida del código no afecta a la Denuncia, la cual será procesada en todo caso en los plazos y condiciones establecidos en el presente Procedimiento.
La disponibilidad del código es esencial para poder acceder en cualquier momento a su Denuncia, con el fin de monitorear el estado de avance, proporcionar información adicional con respecto a lo ya denunciado y conocer la Respuesta. Sin él, estas operaciones no estarán disponibles.
En estos casos, por razones de confidencialidad para la protección del Denunciante, el código asociado a cada Denuncia no podrá ser recuperado de ninguna manera. Si se considera oportuno aportar nueva información de la que se haya tenido conocimiento o conocer los resultados de la instrucción, es posible, no obstante, abrir una nueva Denuncia.
8.1.1.2. Denuncias en forma oral
Con especial referencia al canal de Denuncia en forma oral, es posible ponerse en contacto con el Gestor de la Denuncia a través del siguiente número: +39 3442063500
Deberá llamar al número de teléfono indicado anteriormente en el horario de 9:00 a 18:30 horas, de lunes a viernes, excepto festivos, con el fin de exponer su denuncia o, en su caso, programar una reunión (presencial o por videoconferencia) con el Gestor de la Denuncia.
Durante la llamada, el denunciante deberá indicar:
Al final del procedimiento de Denuncia, la Plataforma facilitará, de hecho, al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por tanto, a su Denuncia para:
· sus datos de contacto, teniendo cuidado de no especificar su nombre;
· la voluntad de exponer telefónicamente su denuncia o de reunirse con el Gestor personalmente o de programar una videollamada (en estas dos últimas hipótesis, el Gestor se encargará de fijar una reunión en un plazo de 7 días a partir del primer contacto).
En el transcurso de la conversación telefónica o por videollamada, el Gestor solicitará al denunciante la información necesaria para adquirir y evaluar la Denuncia, de conformidad con las preguntas presentes en la Plataforma en línea, y se encargará de registrarla en ella. Una vez concluido el registro, el Gestor comunicará al denunciante el código de 16 dígitos generado automáticamente por la Plataforma, mediante el cual el Denunciante podrá posteriormente acceder de manera autónoma para realizar el seguimiento del estado de avance de la Denuncia e interactuar con el Gestor. En caso de que el Denunciante no pueda acceder a la Plataforma, podrá solicitar una reunión adicional para facilitar más información o para obtener la Respuesta.
En caso de reunión presencial, la Denuncia podrá ser recogida y registrada en acta en un documento verificado y firmado por el denunciante y/o la Denuncia será registrada en la Plataforma durante la reunión.
8.1.1.3. Gestión de la denuncia
La gestión de la Denuncia sigue los plazos y modalidades indicados a continuación:
· en el plazo de 7 (siete) días a partir de la recepción de la Denuncia, el Gestor enviará al denunciante un acuse de recibo de la denuncia, utilizando el canal de denuncia. En caso de denuncia oral (solicitud de reunión y/o uso de la línea telefónica), la recepción de la denuncia es simultánea a la inserción de la Denuncia en la Plataforma y, en esa ocasión, se asignará al Denunciante el Código personal asociado a la Denuncia Whistleblowing.
· el Gestor inicia la fase de instrucción y clasifica la Denuncia como “Whistleblowing” o “Ordinaria”. Con referencia únicamente a las Denuncias Ordinarias, cuando exista otra función empresarial competente, el Gestor procede simultáneamente a su reenvío, adoptando las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante. De lo contrario, procederá a su gestión de acuerdo con el Procedimiento;
· en el plazo de 3 (tres) meses, a contar desde la fecha del acuse de recibo, el Gestor proporciona una Respuesta al denunciante.
El Gestor da un seguimiento diligente a la Denuncia, llevando a cabo la actividad de verificación de su fundamentación con pleno acceso a cualquier información necesaria para el desempeño de la tarea. A efectos de la actividad de verificación, el Gestor podrá conferir un mandato de profundización a departamentos internos y/o a terceros, teniendo el cuidado de:
· conferir un mandato formal, definiendo el perímetro de acción y precisando la información que pretende obtener de la profundización solicitada;
· omitir cualquier información que pueda, aun de forma indirecta, conducir a la identidad del denunciante o al contenido de la Denuncia;
· omitir cualquier información relativa al Denunciado, cuando no sea estrictamente necesaria para el correcto desempeño del mandato conferido;
· reiterar al sujeto encargado la obligación de confidencialidad de los datos tratados (en el caso de sujetos externos, dicha obligación deberá formalizarse).
En los casos en que, por razones de instrucción, sea necesario dar a conocer el contenido de la Denuncia y/o de la documentación adjunta a ella a otros sujetos, el Gestor procede a ocultar los datos personales del Denunciante, así como de los demás sujetos cuya identidad deba mantenerse reservada (tales como el Facilitador, el Denunciado y las demás personas mencionadas en la Denuncia).
En todo caso, los datos del Denunciante y cualquier otra información a partir de la cual pueda deducirse directa o indirectamente dicha identidad no se revelarán a terceros distintos del Gestor sin el consentimiento del Denunciante, salvo en los casos excepcionales que se detallan a continuación:
· en el marco del proceso ante el Tribunal de Cuentas, la identidad del denunciante puede ser revelada tras el cierre de la fase de instrucción;
· en el marco del proceso penal, la identidad del denunciante está protegida por el secreto en los términos del art. 329 del Código de Procedimiento Penal (hasta que el acusado o sospechoso pueda conocerla y, en todo caso, no después del cierre de las investigaciones preliminares).
En el marco del procedimiento disciplinario a cargo del Denunciado:
· la identidad del Denunciante no puede ser revelada cuando la impugnación de la infracción disciplinaria se base en comprobaciones distintas y adicionales a la Denuncia, incluso si son consecuencia de ella;
· cuando la acusación se base total o parcialmente en la Denuncia y el conocimiento de la identidad del Denunciante sea indispensable para la defensa del acusado, la Denuncia será utilizable en el procedimiento disciplinario únicamente con el consentimiento expreso de la persona denunciante para la revelación de su identidad.
8.1.1.4. Archivamiento: cierre de la Denuncia y conservación de la documentación
Al final de la instrucción, el Gestor redactará un informe tomando una o más de las siguientes medidas:
· archivo de la Denuncia por insuficiencia de elementos;
· archivo de la Denuncia por irrelevancia de los hechos denunciados;
· propuesta de modificación del Código de Ética o de otros procedimientos internos;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionatorios – de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionatorio vigente – contra los sujetos Denunciados y en relación con los cuales se haya reconocido la comisión de una infracción, ilícito o irregularidad;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionatorios – de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionatorio vigente y en el presente Procedimiento – contra los Denunciantes que hayan realizado Denuncias infundadas, basadas en circunstancias fácticas no verdaderas y realizadas con dolo o culpa grave.
8.1.1.5. Conservación de la documentación
De conformidad con lo previsto en la legislación vigente, la Denuncia y la documentación correspondiente se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para su gestión y, en todo caso, no más allá de 5 años a partir del cierre del proceso de gestión en la Plataforma.
Los soportes originales de las Denuncias recibidas a través de la línea telefónica dedicada y/o a través de la solicitud de audiencia y/u otras modalidades son conservados por el Gestor, además de su carga en la Plataforma en la sección competente, también en un entorno protegido adecuado.
8.2. Canal externo y divulgación pública
Sin perjuicio de que se invita a los Denunciantes, en virtud de los principios de transparencia, lealtad, confianza y colaboración que caracterizan la relación con la Empresa, a recurrir a uno de los canales de Denuncia interna puestos a disposición por Oplium Italia, el Denunciante puede realizar:
una denuncia externa ante la Autoridad Nacional Anticorrupción (ANAC) siempre que se cumpla una de las siguientes condiciones:
no se haya activado el canal de Denuncia interna o, si se ha activado, el canal puesto a disposición del denunciante no cumpla con lo exigido por la ley;
ya se haya realizado una Denuncia interna y esta no haya recibido seguimiento;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que, de realizar una Denuncia interna, la misma no tendría un seguimiento eficaz o podría determinar un riesgo de represalia;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.
El canal de Denuncia externa se activa ante la ANAC, que publica en su sitio web, en una sección dedicada y de fácil acceso, la información necesaria para el envío de la Denuncia: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
una divulgación pública haciendo pública la información sobre las infracciones a través de la prensa u otros medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas
La protección para quien realice una divulgación pública en los términos del D. Lgs. n.º 24/2023 se aplica cuando se cumpla una de las siguientes condiciones:
el denunciante haya realizado previamente una Denuncia interna y externa o haya realizado directamente una Denuncia externa, en las condiciones y modalidades previstas para las denuncias internas y externas, y no se haya dado respuesta en los plazos previstos por la ley en relación con las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la Denuncia externa puede conllevar el riesgo de represalia o puede no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, como aquellas en las que puedan ocultarse o destruirse pruebas o en las que exista un temor fundado de que quien recibió la Denuncia pueda estar en connivencia con el autor de la infracción o implicado en la propia infracción.
8. Los canales de denuncia
8.1. Los canales internos
Oplium Italia, con el fin de perseguir el objetivo declarado en el párrafo 1 anterior, ha establecido dos canales de denuncia interna utilizables por los destinatarios de forma alternativa.
Canal de Denuncia por escrito: Plataforma “eticainsieme”.
La Empresa ha activado un canal informático accesible desde cualquier navegador (incluyendo dispositivos móviles) que permite enviar denuncias por escrito y está disponible en el siguiente enlace: https://spindox.eticainsieme.it
La plataforma de Denuncia, dotada de medidas de seguridad técnicas adecuadas a los estándares del art. 32 del RGPD, reside en un servidor – situado en la Unión Europea – de un tercero y prevé un recorrido guiado para el denunciante que le permitirá introducir la información necesaria para la reconstrucción y evaluación de los hechos, y la utilización de medidas de encriptación, que garantizan la confidencialidad no solo del denunciante, sino también del facilitador, de la persona implicada o de cualquier forma mencionada en la Denuncia, así como del contenido de la Denuncia y de la documentación.
Canal de denuncia de forma oral: contacto telefónico al número +39 3442063500.
8.1.1.1. Denuncias por escrito
Con particular referencia al canal de Denuncia por escrito, la Empresa ha adoptado la plataforma de Denuncia (eticainsieme), disponible en la siguiente dirección: https://spindox.eticainsieme.it que informará automáticamente al Gestor sobre el envío de la Denuncia, siendo este el único sujeto autorizado para acceder a la plataforma y consultar las Denuncias.
En caso de utilizar la plataforma, el denunciante deberá responder a algunas preguntas, abiertas y cerradas, que permitirán al Gestor profundizar en el objeto de la misma, además de, si se completan correctamente, cumplir con los requisitos exigidos por ley para las Denuncias de whistleblowing.
La plataforma también permite cargar la documentación que el denunciante considere oportuno poner en conocimiento del Gestor para respaldar su Denuncia.
La herramienta permite, además, la interacción mediante mensajería interna en la plataforma entre el denunciante y el Gestor de la Denuncia, con el fin de profundizar en los temas objeto de comunicación o complementar/rectificar la información facilitada anteriormente.
La Plataforma permite, asimismo, al denunciante estar siempre al tanto del estado de la Denuncia transmitida y obtener la correspondiente Respuesta.
Al final del procedimiento de Denuncia, la Plataforma proporcionará, de hecho, al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por lo tanto, a su Denuncia para:
· monitorear el estado de avance;
· complementar su Denuncia con elementos fácticos adicionales u otra documentación;
· mantener contacto directo con el Gestor, iniciando también un eventual intercambio de solicitudes e información;
· obtener la Respuesta del Gestor.
La pérdida del código no afecta a la Denuncia, la cual será procesada en todo caso en los plazos y condiciones establecidos en el presente Procedimiento.
La disponibilidad del código es esencial para poder acceder en cualquier momento a su Denuncia, con el fin de monitorear el estado de avance, proporcionar información adicional con respecto a lo ya denunciado y conocer la Respuesta. Sin él, estas operaciones no estarán disponibles.
En estos casos, por razones de confidencialidad para la protección del Denunciante, el código asociado a cada Denuncia no podrá ser recuperado de ninguna manera. Si se considera oportuno aportar nueva información de la que se haya tenido conocimiento o conocer los resultados de la instrucción, es posible, no obstante, abrir una nueva Denuncia.
8.1.1.2. Denuncias en forma oral
Con especial referencia al canal de Denuncia en forma oral, es posible ponerse en contacto con el Gestor de la Denuncia a través del siguiente número: +39 3442063500
Deberá llamar al número de teléfono indicado anteriormente en el horario de 9:00 a 18:30 horas, de lunes a viernes, excepto festivos, con el fin de exponer su denuncia o, en su caso, programar una reunión (presencial o por videoconferencia) con el Gestor de la Denuncia.
Durante la llamada, el denunciante deberá indicar:
Al final del procedimiento de Denuncia, la Plataforma facilitará, de hecho, al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por tanto, a su Denuncia para:
· sus datos de contacto, teniendo cuidado de no especificar su nombre;
· la voluntad de exponer telefónicamente su denuncia o de reunirse con el Gestor personalmente o de programar una videollamada (en estas dos últimas hipótesis, el Gestor se encargará de fijar una reunión en un plazo de 7 días a partir del primer contacto).
En el transcurso de la conversación telefónica o por videollamada, el Gestor solicitará al denunciante la información necesaria para adquirir y evaluar la Denuncia, de conformidad con las preguntas presentes en la Plataforma en línea, y se encargará de registrarla en ella. Una vez concluido el registro, el Gestor comunicará al denunciante el código de 16 dígitos generado automáticamente por la Plataforma, mediante el cual el Denunciante podrá posteriormente acceder de manera autónoma para realizar el seguimiento del estado de avance de la Denuncia e interactuar con el Gestor. En caso de que el Denunciante no pueda acceder a la Plataforma, podrá solicitar una reunión adicional para facilitar más información o para obtener la Respuesta.
En caso de reunión presencial, la Denuncia podrá ser recogida y registrada en acta en un documento verificado y firmado por el denunciante y/o la Denuncia será registrada en la Plataforma durante la reunión.
8.1.1.3. Gestión de la denuncia
La gestión de la Denuncia sigue los plazos y modalidades indicados a continuación:
· en el plazo de 7 (siete) días a partir de la recepción de la Denuncia, el Gestor enviará al denunciante un acuse de recibo de la denuncia, utilizando el canal de denuncia. En caso de denuncia oral (solicitud de reunión y/o uso de la línea telefónica), la recepción de la denuncia es simultánea a la inserción de la Denuncia en la Plataforma y, en esa ocasión, se asignará al Denunciante el Código personal asociado a la Denuncia Whistleblowing.
· el Gestor inicia la fase de instrucción y clasifica la Denuncia como “Whistleblowing” o “Ordinaria”. Con referencia únicamente a las Denuncias Ordinarias, cuando exista otra función empresarial competente, el Gestor procede simultáneamente a su reenvío, adoptando las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante. De lo contrario, procederá a su gestión de acuerdo con el Procedimiento;
· en el plazo de 3 (tres) meses, a contar desde la fecha del acuse de recibo, el Gestor proporciona una Respuesta al denunciante.
El Gestor da un seguimiento diligente a la Denuncia, llevando a cabo la actividad de verificación de su fundamentación con pleno acceso a cualquier información necesaria para el desempeño de la tarea. A efectos de la actividad de verificación, el Gestor podrá conferir un mandato de profundización a departamentos internos y/o a terceros, teniendo el cuidado de:
· conferir un mandato formal, definiendo el perímetro de acción y precisando la información que pretende obtener de la profundización solicitada;
· omitir cualquier información que pueda, aun de forma indirecta, conducir a la identidad del denunciante o al contenido de la Denuncia;
· omitir cualquier información relativa al Denunciado, cuando no sea estrictamente necesaria para el correcto desempeño del mandato conferido;
· reiterar al sujeto encargado la obligación de confidencialidad de los datos tratados (en el caso de sujetos externos, dicha obligación deberá formalizarse).
En los casos en que, por razones de instrucción, sea necesario dar a conocer el contenido de la Denuncia y/o de la documentación adjunta a ella a otros sujetos, el Gestor procede a ocultar los datos personales del Denunciante, así como de los demás sujetos cuya identidad deba mantenerse reservada (tales como el Facilitador, el Denunciado y las demás personas mencionadas en la Denuncia).
En todo caso, los datos del Denunciante y cualquier otra información a partir de la cual pueda deducirse directa o indirectamente dicha identidad no se revelarán a terceros distintos del Gestor sin el consentimiento del Denunciante, salvo en los casos excepcionales que se detallan a continuación:
· en el marco del proceso ante el Tribunal de Cuentas, la identidad del denunciante puede ser revelada tras el cierre de la fase de instrucción;
· en el marco del proceso penal, la identidad del denunciante está protegida por el secreto en los términos del art. 329 del Código de Procedimiento Penal (hasta que el acusado o sospechoso pueda conocerla y, en todo caso, no después del cierre de las investigaciones preliminares).
En el marco del procedimiento disciplinario a cargo del Denunciado:
· la identidad del Denunciante no puede ser revelada cuando la impugnación de la infracción disciplinaria se base en comprobaciones distintas y adicionales a la Denuncia, incluso si son consecuencia de ella;
· cuando la acusación se base total o parcialmente en la Denuncia y el conocimiento de la identidad del Denunciante sea indispensable para la defensa del acusado, la Denuncia será utilizable en el procedimiento disciplinario únicamente con el consentimiento expreso de la persona denunciante para la revelación de su identidad.
8.1.1.4. Archivamiento: cierre de la Denuncia y conservación de la documentación
Al final de la instrucción, el Gestor redactará un informe tomando una o más de las siguientes medidas:
· archivo de la Denuncia por insuficiencia de elementos;
· archivo de la Denuncia por irrelevancia de los hechos denunciados;
· propuesta de modificación del Código de Ética o de otros procedimientos internos;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionatorios – de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionatorio vigente – contra los sujetos Denunciados y en relación con los cuales se haya reconocido la comisión de una infracción, ilícito o irregularidad;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionatorios – de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionatorio vigente y en el presente Procedimiento – contra los Denunciantes que hayan realizado Denuncias infundadas, basadas en circunstancias fácticas no verdaderas y realizadas con dolo o culpa grave.
8.1.1.5. Conservación de la documentación
De conformidad con lo previsto en la legislación vigente, la Denuncia y la documentación correspondiente se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para su gestión y, en todo caso, no más allá de 5 años a partir del cierre del proceso de gestión en la Plataforma.
Los soportes originales de las Denuncias recibidas a través de la línea telefónica dedicada y/o a través de la solicitud de audiencia y/u otras modalidades son conservados por el Gestor, además de su carga en la Plataforma en la sección competente, también en un entorno protegido adecuado.
8.2. Canal externo y divulgación pública
Sin perjuicio de que se invita a los Denunciantes, en virtud de los principios de transparencia, lealtad, confianza y colaboración que caracterizan la relación con la Empresa, a recurrir a uno de los canales de Denuncia interna puestos a disposición por Oplium Italia, el Denunciante puede realizar:
una denuncia externa ante la Autoridad Nacional Anticorrupción (ANAC) siempre que se cumpla una de las siguientes condiciones:
no se haya activado el canal de Denuncia interna o, si se ha activado, el canal puesto a disposición del denunciante no cumpla con lo exigido por la ley;
ya se haya realizado una Denuncia interna y esta no haya recibido seguimiento;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que, de realizar una Denuncia interna, la misma no tendría un seguimiento eficaz o podría determinar un riesgo de represalia;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.
El canal de Denuncia externa se activa ante la ANAC, que publica en su sitio web, en una sección dedicada y de fácil acceso, la información necesaria para el envío de la Denuncia: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
una divulgación pública haciendo pública la información sobre las infracciones a través de la prensa u otros medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas
La protección para quien realice una divulgación pública en los términos del D. Lgs. n.º 24/2023 se aplica cuando se cumpla una de las siguientes condiciones:
el denunciante haya realizado previamente una Denuncia interna y externa o haya realizado directamente una Denuncia externa, en las condiciones y modalidades previstas para las denuncias internas y externas, y no se haya dado respuesta en los plazos previstos por la ley en relación con las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
el denunciante tenga motivos fundados para creer que la Denuncia externa puede conllevar el riesgo de represalia o puede no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, como aquellas en las que puedan ocultarse o destruirse pruebas o en las que exista un temor fundado de que quien recibió la Denuncia pueda estar en connivencia con el autor de la infracción o implicado en la propia infracción.
9. Protección de los denunciantes y de los denunciados
Oplium Italia, firmemente convencida de la importancia del sistema de Denuncia para combatir comportamientos ilícitos o irregulares, garantiza al denunciante protección contra cualquier forma de represalia, discriminación o penalización, directa o indirecta, por motivos relacionados, directa o indirectamente, con la Denuncia.
A modo de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
despido, suspensión o medidas equivalentes;
descenso de categoría o falta de promoción;
cambio de funciones, cambio de lugar de trabajo, reducción del salario, modificación del horario de trabajo;
suspensión de la formación o cualquier restricción de acceso a la misma;
evaluaciones de mérito negativas o referencias negativas;
adopción de medidas disciplinarias u otra sanción, incluida la pecuniaria;
coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
discriminación o trato desfavorable de cualquier tipo;
falta de conversión de un contrato de trabajo de duración determinada en un contrato de trabajo por tiempo indefinido, cuando el trabajador tuviera una expectativa legítima de dicha conversión;
falta de renovación o rescisión anticipada de un contrato de trabajo de duración determinada;
daños, incluidos a la reputación de la persona, en particular en las redes sociales, o perjuicios económicos o financieros, incluida la pérdida de oportunidades económicas y la pérdida de ingresos;
inclusión en listas inadecuadas sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial formal o informal, que pueda implicar la imposibilidad de que la persona encuentre empleo en el sector o en la industria en el futuro;
rescisión anticipada o anulación de un contrato de suministro de bienes o servicios;
anulación de una licencia o de una autorización;
solicitud de someterse a exámenes psiquiátricos o médicos;
exigencia de resultados imposibles de alcanzar en las formas y plazos indicados;
evaluación del rendimiento artificialmente negativa;
revocación injustificada de mandatos;
falta injustificada de atribución de mandatos con atribución simultánea a otro sujeto;
rechazo reiterado de solicitudes (ej. vacaciones, permisos).
La aplicación del régimen de protección contra represalias previsto por el decreto está sujeta a algunas condiciones y requisitos:
El sujeto denunció, comunicó o realizó la divulgación pública basándose en la convicción razonable de que las informaciones sobre las violaciones denunciadas, divulgadas o comunicadas son veraces y entran dentro del ámbito objetivo de aplicación del decreto.
La Denuncia o divulgación pública se realizó de conformidad con la disciplina prevista por el D. Lgs. 24/2023.
Es necesaria una relación de causalidad entre la Denuncia, divulgación o comunicación realizada y las medidas de represalia sufridas.
No bastan meras sospechas o "rumores de pasillo".
No son relevantes la certeza de los hechos ni los motivos personales que llevaron al sujeto a denunciar, comunicar o realizar la divulgación pública.
A falta de tales condiciones:
las Denuncias, divulgaciones públicas y comunicaciones no entran en el ámbito de la disciplina del whistleblowing y, por lo tanto, la protección prevista no se aplica a quien denuncia, comunica o realiza la divulgación pública;
analógicamente, se excluye la protección reconocida a los diferentes sujetos que, por el papel asumido en el ámbito del proceso de denuncia/comunicación y/o de la relación particular que los vincula al denunciante o comunicante, sufren indirectamente represalias.
La ya mencionada protección se aplica a los Denunciantes y se extiende a los siguientes sujetos:
los Facilitadores;
las personas del mismo entorno laboral de la persona denunciante, de aquella que presentó una comunicación a la autoridad judicial o contable o de aquella que realizó una divulgación pública y que estén vinculadas a ellos por un vínculo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo de la persona denunciante, de aquella que presentó una comunicación a la autoridad judicial o contable o de aquella que realizó una divulgación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral y que tengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
las entidades propiedad de la persona denunciante o de la persona que presentó la comunicación a la autoridad judicial o contable o que realizó una divulgación pública, o para las cuales trabajen las mismas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral de las personas indicadas anteriormente.
La protección de los Denunciantes se aplica también cuando la Denuncia ocurra en los siguientes casos:
cuando la relación jurídica (ej. relación de trabajo por cuenta ajena, de colaboración, de consultoría, de suministro, etc.) aún no haya comenzado, si la información sobre las violaciones se obtuvo durante el proceso de selección u otras fases precontractuales;
durante el período de prueba;
después de la disolución de la relación jurídica, si la información sobre las violaciones se obtuvo en el curso de dicha relación.
La protección no se aplica en los casos en que se determine, incluso mediante sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal de la persona denunciante por los delitos de difamación o de calumnia o por los mismos delitos cometidos mediante la comunicación a la autoridad judicial o contable, o su responsabilidad civil, por el mismo título, en los casos de dolo o culpa grave.
9. Protección de los denunciantes y de los denunciados
Oplium Italia, firmemente convencida de la importancia del sistema de Denuncia para combatir comportamientos ilícitos o irregulares, garantiza al denunciante protección contra cualquier forma de represalia, discriminación o penalización, directa o indirecta, por motivos relacionados, directa o indirectamente, con la Denuncia.
A modo de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
despido, suspensión o medidas equivalentes;
descenso de categoría o falta de promoción;
cambio de funciones, cambio de lugar de trabajo, reducción del salario, modificación del horario de trabajo;
suspensión de la formación o cualquier restricción de acceso a la misma;
evaluaciones de mérito negativas o referencias negativas;
adopción de medidas disciplinarias u otra sanción, incluida la pecuniaria;
coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
discriminación o trato desfavorable de cualquier tipo;
falta de conversión de un contrato de trabajo de duración determinada en un contrato de trabajo por tiempo indefinido, cuando el trabajador tuviera una expectativa legítima de dicha conversión;
falta de renovación o rescisión anticipada de un contrato de trabajo de duración determinada;
daños, incluidos a la reputación de la persona, en particular en las redes sociales, o perjuicios económicos o financieros, incluida la pérdida de oportunidades económicas y la pérdida de ingresos;
inclusión en listas inadecuadas sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial formal o informal, que pueda implicar la imposibilidad de que la persona encuentre empleo en el sector o en la industria en el futuro;
rescisión anticipada o anulación de un contrato de suministro de bienes o servicios;
anulación de una licencia o de una autorización;
solicitud de someterse a exámenes psiquiátricos o médicos;
exigencia de resultados imposibles de alcanzar en las formas y plazos indicados;
evaluación del rendimiento artificialmente negativa;
revocación injustificada de mandatos;
falta injustificada de atribución de mandatos con atribución simultánea a otro sujeto;
rechazo reiterado de solicitudes (ej. vacaciones, permisos).
La aplicación del régimen de protección contra represalias previsto por el decreto está sujeta a algunas condiciones y requisitos:
El sujeto denunció, comunicó o realizó la divulgación pública basándose en la convicción razonable de que las informaciones sobre las violaciones denunciadas, divulgadas o comunicadas son veraces y entran dentro del ámbito objetivo de aplicación del decreto.
La Denuncia o divulgación pública se realizó de conformidad con la disciplina prevista por el D. Lgs. 24/2023.
Es necesaria una relación de causalidad entre la Denuncia, divulgación o comunicación realizada y las medidas de represalia sufridas.
No bastan meras sospechas o "rumores de pasillo".
No son relevantes la certeza de los hechos ni los motivos personales que llevaron al sujeto a denunciar, comunicar o realizar la divulgación pública.
A falta de tales condiciones:
las Denuncias, divulgaciones públicas y comunicaciones no entran en el ámbito de la disciplina del whistleblowing y, por lo tanto, la protección prevista no se aplica a quien denuncia, comunica o realiza la divulgación pública;
analógicamente, se excluye la protección reconocida a los diferentes sujetos que, por el papel asumido en el ámbito del proceso de denuncia/comunicación y/o de la relación particular que los vincula al denunciante o comunicante, sufren indirectamente represalias.
La ya mencionada protección se aplica a los Denunciantes y se extiende a los siguientes sujetos:
los Facilitadores;
las personas del mismo entorno laboral de la persona denunciante, de aquella que presentó una comunicación a la autoridad judicial o contable o de aquella que realizó una divulgación pública y que estén vinculadas a ellos por un vínculo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo de la persona denunciante, de aquella que presentó una comunicación a la autoridad judicial o contable o de aquella que realizó una divulgación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral y que tengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
las entidades propiedad de la persona denunciante o de la persona que presentó la comunicación a la autoridad judicial o contable o que realizó una divulgación pública, o para las cuales trabajen las mismas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral de las personas indicadas anteriormente.
La protección de los Denunciantes se aplica también cuando la Denuncia ocurra en los siguientes casos:
cuando la relación jurídica (ej. relación de trabajo por cuenta ajena, de colaboración, de consultoría, de suministro, etc.) aún no haya comenzado, si la información sobre las violaciones se obtuvo durante el proceso de selección u otras fases precontractuales;
durante el período de prueba;
después de la disolución de la relación jurídica, si la información sobre las violaciones se obtuvo en el curso de dicha relación.
La protección no se aplica en los casos en que se determine, incluso mediante sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal de la persona denunciante por los delitos de difamación o de calumnia o por los mismos delitos cometidos mediante la comunicación a la autoridad judicial o contable, o su responsabilidad civil, por el mismo título, en los casos de dolo o culpa grave.
10. El sistema sancionador
El incumplimiento del Procedimiento implica la aplicación del presente sistema disciplinario. Oplium Italia adoptará, por tanto, todas las medidas disciplinarias más adecuadas contra:
el Denunciante, en caso de abuso del instrumento de Denuncia,
los Denunciados en caso de confirmación de los ilícitos denunciados,
el Gestor en caso de incumplimiento del presente procedimiento,
quienes violen la protección de la confidencialidad del Denunciante y las prohibiciones de represalias establecidas para la protección del propio Denunciante.
En particular, la Empresa ha previsto sanciones contra quienes resulten responsables de los ilícitos del art. 21, § 1, D. Lgs. n.º 24/2023, es decir:
realización de represalias;
obstaculización o intento de obstaculización de la Denuncia;
violación de la obligación de confidencialidad;
falta de creación de canales de Denuncia;
falta de adopción de procedimientos para la realización y gestión de la Denuncia;
adopción de procedimientos no conformes con el D. Lgs. n.º 24/2023;
falta de realización de las actividades de verificación y análisis de la Denuncia;
responsabilidad penal confirmada del denunciante, incluso mediante sentencia condenatoria en primera instancia, por los delitos de difamación y calumnia;
responsabilidad civil del denunciante, en los casos de dolo o culpa grave, por los mismos delitos anteriormente mencionados.
10.1. El sistema sancionador para los empleados de nivel no directivo
La violación, infracción, elusión, aplicación imperfecta o parcial de las disposiciones relativas al Sistema de Whistleblowing indicadas en el Procedimiento por parte de los trabajadores de la Empresa constituye una infracción disciplinaria sancionable.
Dichas violaciones pueden dar lugar, según la gravedad de la infracción, a la aplicación de medidas disciplinarias de conformidad con lo dispuesto en el art. 7 de la ley del 20 de mayo de 1970, n.º 300 (denominado “Estatuto de los Trabajadores”) y sus respectivas modificaciones y adiciones.
En particular, para los trabajadores que no ocupen cargos directivos, tales medidas son las previstas por las normas disciplinarias del CCNL Metalúrgicos (industria), aplicable a la Empresa y, concretamente:
amonestación verbal;
amonestación escrita;
multa no superior a tres horas de remuneración horaria calculada sobre el mínimo de la escala salarial;
suspensión de empleo y sueldo por un máximo de tres días;
despido.
10.2. El sistema sancionatorio para los Dirigentes
Para el personal con cargos directivos, se aplica la regulación del CCNL Dirigentes (industria).
Es motivo de despido el directivo que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias en los términos del presente procedimiento por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia Denuncia.
Se prevé una sanción análoga para el directivo que realice con dolo o culpa grave denuncias en los términos del presente procedimiento que resulten infundadas.
10.3. Medidas en relación con los Administradores
Oplium Italia evalúa con extremo rigor las infracciones al presente procedimiento cometidas por quienes representan la cúspide de la Empresa y manifiestan, por lo tanto, su imagen ante las Instituciones, los trabajadores, los accionistas y el público. La formación y la consolidación de una ética empresarial sensible a los valores de corrección y transparencia presuponen, en primer lugar, que estos valores sean adquiridos y respetados por quienes guían las decisiones empresariales, de manera que constituyan un ejemplo y estímulo para todos aquellos que, a cualquier nivel, operan para la Empresa.
En caso de violación por parte de los Administradores de los procedimientos internos o de adopción, en el ejercicio de sus atribuciones, de medidas que contradigan las disposiciones del presente procedimiento, la Empresa tomará todas las iniciativas oportunas previstas por la legislación vigente.
Además, sin perjuicio de cualquier otra acción en defensa de la Empresa, estará sujeto a la revocación del mandato el Administrador que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia denuncia.
Se prevé una sanción análoga para el Administrador que realice con dolo o culpa grave denuncias que resulten ser infundadas.
10. El sistema sancionador
El incumplimiento del Procedimiento implica la aplicación del presente sistema disciplinario. Oplium Italia adoptará, por tanto, todas las medidas disciplinarias más adecuadas contra:
el Denunciante, en caso de abuso del instrumento de Denuncia,
los Denunciados en caso de confirmación de los ilícitos denunciados,
el Gestor en caso de incumplimiento del presente procedimiento,
quienes violen la protección de la confidencialidad del Denunciante y las prohibiciones de represalias establecidas para la protección del propio Denunciante.
En particular, la Empresa ha previsto sanciones contra quienes resulten responsables de los ilícitos del art. 21, § 1, D. Lgs. n.º 24/2023, es decir:
realización de represalias;
obstaculización o intento de obstaculización de la Denuncia;
violación de la obligación de confidencialidad;
falta de creación de canales de Denuncia;
falta de adopción de procedimientos para la realización y gestión de la Denuncia;
adopción de procedimientos no conformes con el D. Lgs. n.º 24/2023;
falta de realización de las actividades de verificación y análisis de la Denuncia;
responsabilidad penal confirmada del denunciante, incluso mediante sentencia condenatoria en primera instancia, por los delitos de difamación y calumnia;
responsabilidad civil del denunciante, en los casos de dolo o culpa grave, por los mismos delitos anteriormente mencionados.
10.1. El sistema sancionador para los empleados de nivel no directivo
La violación, infracción, elusión, aplicación imperfecta o parcial de las disposiciones relativas al Sistema de Whistleblowing indicadas en el Procedimiento por parte de los trabajadores de la Empresa constituye una infracción disciplinaria sancionable.
Dichas violaciones pueden dar lugar, según la gravedad de la infracción, a la aplicación de medidas disciplinarias de conformidad con lo dispuesto en el art. 7 de la ley del 20 de mayo de 1970, n.º 300 (denominado “Estatuto de los Trabajadores”) y sus respectivas modificaciones y adiciones.
En particular, para los trabajadores que no ocupen cargos directivos, tales medidas son las previstas por las normas disciplinarias del CCNL Metalúrgicos (industria), aplicable a la Empresa y, concretamente:
amonestación verbal;
amonestación escrita;
multa no superior a tres horas de remuneración horaria calculada sobre el mínimo de la escala salarial;
suspensión de empleo y sueldo por un máximo de tres días;
despido.
10.2. El sistema sancionatorio para los Dirigentes
Para el personal con cargos directivos, se aplica la regulación del CCNL Dirigentes (industria).
Es motivo de despido el directivo que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias en los términos del presente procedimiento por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia Denuncia.
Se prevé una sanción análoga para el directivo que realice con dolo o culpa grave denuncias en los términos del presente procedimiento que resulten infundadas.
10.3. Medidas en relación con los Administradores
Oplium Italia evalúa con extremo rigor las infracciones al presente procedimiento cometidas por quienes representan la cúspide de la Empresa y manifiestan, por lo tanto, su imagen ante las Instituciones, los trabajadores, los accionistas y el público. La formación y la consolidación de una ética empresarial sensible a los valores de corrección y transparencia presuponen, en primer lugar, que estos valores sean adquiridos y respetados por quienes guían las decisiones empresariales, de manera que constituyan un ejemplo y estímulo para todos aquellos que, a cualquier nivel, operan para la Empresa.
En caso de violación por parte de los Administradores de los procedimientos internos o de adopción, en el ejercicio de sus atribuciones, de medidas que contradigan las disposiciones del presente procedimiento, la Empresa tomará todas las iniciativas oportunas previstas por la legislación vigente.
Además, sin perjuicio de cualquier otra acción en defensa de la Empresa, estará sujeto a la revocación del mandato el Administrador que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia denuncia.
Se prevé una sanción análoga para el Administrador que realice con dolo o culpa grave denuncias que resulten ser infundadas.
11. Protección de los datos personales
Cada Denuncia puede contener los llamados datos personales, es decir, información directa o indirectamente atribuible a una persona física.
La Empresa, en su calidad de Responsable del tratamiento, asegura que las referidas actividades de tratamiento se realizan de conformidad con las disposiciones del Reg. UE 679/2016 (también denominado “RGPD”) y de la legislación nacional vigente.
Con respecto al Gestor de las denuncias, Oplium Italia procederá a la concesión de un mandato formal para el tratamiento de los datos personales mediante la entrega de una carta de designación en los términos de los arts. 29 del RGPD.
La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales contenidos en la Denuncia y la indicación precisa de las medidas de seguridad que deben aplicarse.
Con respecto a la Plataforma de Denuncias, el proveedor de la Plataforma ha firmado el acuerdo de protección de datos en los términos del art. 28 del RGPD, por el cual se compromete a cumplir con las instrucciones facilitadas por cada empresa.
Los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD (el derecho de acceso a los datos personales, el derecho de rectificación, el derecho de supresión o llamado derecho al olvido, el derecho a la limitación del tratamiento, el derecho a la portabilidad de los datos personales y el derecho de oposición al tratamiento) pueden ejercerse dentro de los límites previstos por la legislación vigente, a través de los canales indicados en la información en los términos del art. 13 del RGPD disponible a través de los canales de Denuncia y de la sección específica del sitio web corporativo.
11. Protección de los datos personales
Cada Denuncia puede contener los llamados datos personales, es decir, información directa o indirectamente atribuible a una persona física.
La Empresa, en su calidad de Responsable del tratamiento, asegura que las referidas actividades de tratamiento se realizan de conformidad con las disposiciones del Reg. UE 679/2016 (también denominado “RGPD”) y de la legislación nacional vigente.
Con respecto al Gestor de las denuncias, Oplium Italia procederá a la concesión de un mandato formal para el tratamiento de los datos personales mediante la entrega de una carta de designación en los términos de los arts. 29 del RGPD.
La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales contenidos en la Denuncia y la indicación precisa de las medidas de seguridad que deben aplicarse.
Con respecto a la Plataforma de Denuncias, el proveedor de la Plataforma ha firmado el acuerdo de protección de datos en los términos del art. 28 del RGPD, por el cual se compromete a cumplir con las instrucciones facilitadas por cada empresa.
Los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD (el derecho de acceso a los datos personales, el derecho de rectificación, el derecho de supresión o llamado derecho al olvido, el derecho a la limitación del tratamiento, el derecho a la portabilidad de los datos personales y el derecho de oposición al tratamiento) pueden ejercerse dentro de los límites previstos por la legislación vigente, a través de los canales indicados en la información en los términos del art. 13 del RGPD disponible a través de los canales de Denuncia y de la sección específica del sitio web corporativo.
12. Información y formación
El Procedimiento es objeto de publicación en el sitio web de la Empresa en el enlace https://oplium.com/it/ y también está disponible en la carpeta “Documentación Oplium Italia” en el canal interno de Microsoft Teams “WikiOplium”.
Se identifican las posibles iniciativas informativas para dar a conocer el presente Procedimiento a los posibles Denunciantes (por ejemplo, colaboradores, proveedores, clientes).
La Empresa, con motivo de la emisión del Procedimiento, así como periódicamente, organiza cursos de capacitación sobre el presente Procedimiento, incluyendo la inserción de los contenidos en cursos sobre cumplimiento y Código de Ética.
12. Información y formación
El Procedimiento es objeto de publicación en el sitio web de la Empresa en el enlace https://oplium.com/it/ y también está disponible en la carpeta “Documentación Oplium Italia” en el canal interno de Microsoft Teams “WikiOplium”.
Se identifican las posibles iniciativas informativas para dar a conocer el presente Procedimiento a los posibles Denunciantes (por ejemplo, colaboradores, proveedores, clientes).
La Empresa, con motivo de la emisión del Procedimiento, así como periódicamente, organiza cursos de capacitación sobre el presente Procedimiento, incluyendo la inserción de los contenidos en cursos sobre cumplimiento y Código de Ética.