Canal de denuncias y Responsabilidad social
Canal de denuncias y Responsabilidad social
Oplium Italia S.r.l. (en adelante “Oplium Italia” o “la Compañía”), en calidad de sujeto del sector privado que emplea al menos a cincuenta trabajadores subordinados con contrato de trabajo por tiempo indefinido o determinado, da cumplimiento a la disciplina en materia de denuncias de irregularidades (whistleblowing) de conformidad con los artículos 2, apartado 1, letra q), n. 1) y 3, apartado 2, del Decreto Legislativo n. 24 de 10 de marzo de 2023.
Con el presente “Procedimiento para la gestión de denuncias” (en adelante “Procedimiento”), la Compañía tiene la intención de regular el uso de los canales de denuncia activados en cumplimiento de lo previsto por el D. Lgs. n. 24/2023.
Oplium Italia S.r.l. (en adelante “Oplium Italia” o “la Compañía”), en calidad de sujeto del sector privado que emplea al menos a cincuenta trabajadores subordinados con contrato de trabajo por tiempo indefinido o determinado, da cumplimiento a la disciplina en materia de denuncias de irregularidades (whistleblowing) de conformidad con los artículos 2, apartado 1, letra q), n. 1) y 3, apartado 2, del Decreto Legislativo n. 24 de 10 de marzo de 2023.
Con el presente “Procedimiento para la gestión de denuncias” (en adelante “Procedimiento”), la Compañía tiene la intención de regular el uso de los canales de denuncia activados en cumplimiento de lo previsto por el D. Lgs. n. 24/2023.
1. Objetivo
Oplium Italia S.r.l., sociedad especializada en servicios de ciberseguridad, nacida de la empresa conjunta entre Spindox S.p.A. (che posee una participación del 51% del capital social) y Oplium Ltda (che posee una participación del 49% del capital social), en la consecución de sus objetivos de negocio ha sido siempre sensible a la necesidad de asegurar condiciones de corrección y transparencia en la gestión de los negocios y se compromete a combatir las conductas ilícitas, tanto a través de la difusión y promoción de valores y principios éticos, como mediante la implementación efectiva de reglas de conducta y procesos de control, en línea con los requisitos establecidos por las normativas aplicables y con las mejores prácticas de referencia. Por esta razón, la Sociedad ha adoptado y mantiene constantemente actualizado un Código Ético.
Con el fin de fortalecer su sistema organizativo y de buen gobierno, Oplium Italia promueve e incentiva la realización de denuncias de irregularidades y/o hechos (tal como se definen en el párrafo 4 siguiente), incluso de forma potencial, contrarios a la ley y a las normativas internas de la empresa por parte de cualquier persona que, en el contexto laboral, tenga conocimiento de ello.
La finalidad del Procedimiento es, por tanto, regular el proceso de recepción y gestión de las Denuncias recibidas a través de los canales que se indican a continuación, así como definir las salvaguardas y medidas de protección establecidas para proteger a los Denunciantes.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Legislativo 24/2023, los canales de denuncia interna descritos en el Procedimiento, así como las modalidades de funcionamiento de los mismos, han sido comunicados a las organizaciones sindicales.
1. Objetivo
Oplium Italia S.r.l., sociedad especializada en servicios de ciberseguridad, nacida de la empresa conjunta entre Spindox S.p.A. (che posee una participación del 51% del capital social) y Oplium Ltda (che posee una participación del 49% del capital social), en la consecución de sus objetivos de negocio ha sido siempre sensible a la necesidad de asegurar condiciones de corrección y transparencia en la gestión de los negocios y se compromete a combatir las conductas ilícitas, tanto a través de la difusión y promoción de valores y principios éticos, como mediante la implementación efectiva de reglas de conducta y procesos de control, en línea con los requisitos establecidos por las normativas aplicables y con las mejores prácticas de referencia. Por esta razón, la Sociedad ha adoptado y mantiene constantemente actualizado un Código Ético.
Con el fin de fortalecer su sistema organizativo y de buen gobierno, Oplium Italia promueve e incentiva la realización de denuncias de irregularidades y/o hechos (tal como se definen en el párrafo 4 siguiente), incluso de forma potencial, contrarios a la ley y a las normativas internas de la empresa por parte de cualquier persona que, en el contexto laboral, tenga conocimiento de ello.
La finalidad del Procedimiento es, por tanto, regular el proceso de recepción y gestión de las Denuncias recibidas a través de los canales que se indican a continuación, así como definir las salvaguardas y medidas de protección establecidas para proteger a los Denunciantes.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Legislativo 24/2023, los canales de denuncia interna descritos en el Procedimiento, así como las modalidades de funcionamiento de los mismos, han sido comunicados a las organizaciones sindicales.
2. Referencias normativas y reglamentarias
El Procedimiento tiene como objeto implementar el Decreto Legislativo n.º 24 del 10 de marzo de 2023 "Aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales" (denominado whistleblowing).
El presente Procedimiento regula las modalidades de recepción, gestión y tramitación de las denuncias que tengan por objeto infracciones del Código Ético de la sociedad, así como infracciones de otras normativas europeas y nacionales. Todo tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – “RGPD”) y con el D. Lgs. de 30 de junio de 2003, n.º 196 (Código de Privacidad).
El Procedimiento ha sido redactado inspirándose, además de en el texto normativo, en las “Directrices sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales. Procedimientos para la presentación y gestión de denuncias externas.” elaboradas por la ANAC y aprobadas mediante la Resolución n.º 311 de 12 de julio de 2023 y la Resolución n.º 478 de 26 de noviembre de 2025.
2. Referencias normativas y reglamentarias
El Procedimiento tiene como objeto implementar el Decreto Legislativo n.º 24 del 10 de marzo de 2023 "Aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales" (denominado whistleblowing).
El presente Procedimiento regula las modalidades de recepción, gestión y tramitación de las denuncias que tengan por objeto infracciones del Código Ético de la sociedad, así como infracciones de otras normativas europeas y nacionales. Todo tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – “RGPD”) y con el D. Lgs. de 30 de junio de 2003, n.º 196 (Código de Privacidad).
El Procedimiento ha sido redactado inspirándose, además de en el texto normativo, en las “Directrices sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales. Procedimientos para la presentación y gestión de denuncias externas.” elaboradas por la ANAC y aprobadas mediante la Resolución n.º 311 de 12 de julio de 2023 y la Resolución n.º 478 de 26 de noviembre de 2025.
3. Definiciones
A los efectos de la correcta comprensión del Procedimiento de gestión de denuncias, es necesario definir el significado atribuido a los términos aquí utilizados:
· Denuncia: comunicación, escrita u oral, que tenga por objeto posibles infracciones, realizada a través de canales de denuncia internos o externos.
· Denuncia de Whistleblowing: se trata de la denuncia de infracciones que consisten en comportamientos, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la entidad privada a los que se refiere el art. 2, apartado 1, letra a) del Decreto Legislativo 24/2023.
· Denuncia Ordinaria: denuncia que no entra en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por motivos de ámbito objetivo o subjetivo, es decir, las denuncias relacionadas con temas distintos de los especificados en el apartado 4 o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el apartado 5 del Procedimiento, o que presenten alguno de los requisitos de exclusión previstos por el Decreto Legislativo 24/2023, o para las cuales el Denunciante no haya declarado su identidad o no haya declarado que desea beneficiarse de la confidencialidad de su identidad y acogerse a las medidas de protección previstas por el Decreto Legislativo 24/2023.
· Denuncia interna: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las infracciones, presentada a través de los canales de denuncia establecidos por la Sociedad.
· Denuncia externa: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las Infracciones presentada a través del canal de denuncia externa activado por la ANAC de conformidad con el art. 7 del Decreto Legislativo n.º 24/2023.
· Revelación pública: poner a disposición del público información sobre infracciones a través de la prensa o medios electrónicos o, en cualquier caso, a través de medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas.
· ANAC: Autoridad Nacional Anticorrupción.
· Contexto laboral: las actividades laborales o profesionales, presentes o pasadas, a través de las cuales, independientemente de la naturaleza de dichas actividades, una persona adquiere información sobre infracciones y en cuyo ámbito podría correr el riesgo de sufrir represalias en caso de denuncia, revelación pública o denuncia ante la autoridad judicial o contable.
· Denunciante o Whistleblower: la persona física que realiza la Denuncia o la Revelación pública de información sobre infracciones adquirida en el ámbito de su contexto laboral.
· Denunciado: sujeto que, dentro de la Denuncia, es identificado como responsable del ilícito o de la infracción objeto de la Denuncia.
· Persona afectada: la persona física o jurídica mencionada en la Denuncia interna o externa o en la revelación pública como persona a la que se atribuye la infracción o como persona implicada de algún modo en la infracción denunciada o revelada públicamente.
· Facilitador: la persona física que asiste al Denunciante en el proceso de denuncia, que opera en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial.
· Gestor de la denuncia o Gestor: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar las Denuncias escritas de forma segura gracias a la criptografía y a la no accesibilidad por parte de sujetos distintos de los Gestores del canal de denuncias.
· Plataforma: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar las Denuncias escritas de forma segura gracias a la criptografía y a la no accesibilidad por parte de sujetos de la gestión de la denuncia.
· Acuse de recibo: comunicación al Denunciante de información relativa al seguimiento que se da o que se pretende dar a la Denuncia.
· Represalia: cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso meramente intentado o amenazado, realizado con motivo de la Denuncia, de la denuncia ante la autoridad judicial o contable o de la revelación pública, y que cause o pueda causar al Denunciante o a la persona que ha presentado la denuncia, directa o indirectamente, un daño injustificado.
3. Definiciones
A los efectos de la correcta comprensión del Procedimiento de gestión de denuncias, es necesario definir el significado atribuido a los términos aquí utilizados:
· Denuncia: comunicación, escrita u oral, que tenga por objeto posibles infracciones, realizada a través de canales de denuncia internos o externos.
· Denuncia de Whistleblowing: se trata de la denuncia de infracciones que consisten en comportamientos, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la entidad privada a los que se refiere el art. 2, apartado 1, letra a) del Decreto Legislativo 24/2023.
· Denuncia Ordinaria: denuncia que no entra en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por motivos de ámbito objetivo o subjetivo, es decir, las denuncias relacionadas con temas distintos de los especificados en el apartado 4 o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el apartado 5 del Procedimiento, o que presenten alguno de los requisitos de exclusión previstos por el Decreto Legislativo 24/2023, o para las cuales el Denunciante no haya declarado su identidad o no haya declarado que desea beneficiarse de la confidencialidad de su identidad y acogerse a las medidas de protección previstas por el Decreto Legislativo 24/2023.
· Denuncia interna: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las infracciones, presentada a través de los canales de denuncia establecidos por la Sociedad.
· Denuncia externa: la comunicación, escrita u oral, de información sobre las Infracciones presentada a través del canal de denuncia externa activado por la ANAC de conformidad con el art. 7 del Decreto Legislativo n.º 24/2023.
· Revelación pública: poner a disposición del público información sobre infracciones a través de la prensa o medios electrónicos o, en cualquier caso, a través de medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas.
· ANAC: Autoridad Nacional Anticorrupción.
· Contexto laboral: las actividades laborales o profesionales, presentes o pasadas, a través de las cuales, independientemente de la naturaleza de dichas actividades, una persona adquiere información sobre infracciones y en cuyo ámbito podría correr el riesgo de sufrir represalias en caso de denuncia, revelación pública o denuncia ante la autoridad judicial o contable.
· Denunciante o Whistleblower: la persona física que realiza la Denuncia o la Revelación pública de información sobre infracciones adquirida en el ámbito de su contexto laboral.
· Denunciado: sujeto que, dentro de la Denuncia, es identificado como responsable del ilícito o de la infracción objeto de la Denuncia.
· Persona afectada: la persona física o jurídica mencionada en la Denuncia interna o externa o en la revelación pública como persona a la que se atribuye la infracción o como persona implicada de algún modo en la infracción denunciada o revelada públicamente.
· Facilitador: la persona física que asiste al Denunciante en el proceso de denuncia, que opera en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial.
· Gestor de la denuncia o Gestor: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar las Denuncias escritas de forma segura gracias a la criptografía y a la no accesibilidad por parte de sujetos distintos de los Gestores del canal de denuncias.
· Plataforma: Plataforma web accesible en la dirección https://spindox.eticainsieme.it que permite realizar las Denuncias escritas de forma segura gracias a la criptografía y a la no accesibilidad por parte de sujetos de la gestión de la denuncia.
· Acuse de recibo: comunicación al Denunciante de información relativa al seguimiento que se da o que se pretende dar a la Denuncia.
· Represalia: cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso meramente intentado o amenazado, realizado con motivo de la Denuncia, de la denuncia ante la autoridad judicial o contable o de la revelación pública, y que cause o pueda causar al Denunciante o a la persona que ha presentado la denuncia, directa o indirectamente, un daño injustificado.
4. Ámbito de aplicación objetivo
El Procedimiento adoptado se aplica a todas las Denuncias recibidas a través de los canales definidos en el párr. 8.
Las Denuncias pueden ser de dos tipos: "Denuncias de Whistleblowing" y "Denuncias Ordinarias".
Las Denuncias de Whistleblowing son exclusivamente aquellas que tienen por objeto:
· infracciones de las medidas restrictivas de la Unión Europea a las que se refiere el capítulo I-bis del título I del libro II del código penal (Art. 275-bis "Infracción de las medidas restrictivas de la Unión Europea", Art. 275-ter "Infracción de las obligaciones de información", Art. 275-quater "Infracción de las condiciones de la autorización para el ejercicio de actividades", Art. 275-quinquies "Infracción culposa de medidas restrictivas de la Unión Europea"), así como del artículo 12, apartado 1-bis, del decreto legislativo de 25 de julio de 1998, n. 286 (circunstancia agravante en caso de favorecimiento de la entrada clandestina de personas físicas designadas, en infracción de una prohibición, obligación o restricción impuesta por una medida restrictiva de la UE);
· infracciones de disposiciones europeas o nacionales de desarrollo que consistan en ilícitos relativos a los siguientes sectores: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad de los transportes; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y de los piensos, y salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
· infracciones de disposiciones europeas que consistan en: i) actos u omisiones que lesionen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior. Se incluyen las infracciones de las normas de la UE en materia de competencia y de ayudas de Estado, del impuesto sobre sociedades y los mecanismos cuyo fin sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable en materia de impuesto sobre sociedades; iii) actos y comportamientos que desvirtúen el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores antes mencionados;
· infracciones del Código Ético adoptado por Oplium Italia que den lugar a las infracciones mencionadas en los puntos anteriores.
Dichas Denuncias deben tener por objeto comportamientos, actos u omisiones de los que el denunciante haya tenido conocimiento en el ámbito de las relaciones laborales mantenidas con la Sociedad.
La Denuncia de Whistleblowing no puede consistir en reclamaciones, controversias o solicitudes de carácter personal del denunciante o de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, relativas exclusivamente a sus propias relaciones laborales individuales, o bien inherentes a sus relaciones laborales con las figuras jerárquicamente superiores.
Las Denuncias Ordinarias son las Denuncias que no entran en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por motivos objetivos o subjetivos, es decir, las Denuncias relativas a temas distintos de los enumerados anteriormente o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del presente Procedimiento.
Las Denuncias Ordinarias también se gestionarán protegiendo la confidencialidad de la identidad del denunciante, de conformidad con las disposiciones específicamente adoptadas en la materia por la Sociedad y con el presente Procedimiento.
4. Ámbito de aplicación objetivo
El Procedimiento adoptado se aplica a todas las Denuncias recibidas a través de los canales definidos en el párr. 8.
Las Denuncias pueden ser de dos tipos: "Denuncias de Whistleblowing" y "Denuncias Ordinarias".
Las Denuncias de Whistleblowing son exclusivamente aquellas que tienen por objeto:
· infracciones de las medidas restrictivas de la Unión Europea a las que se refiere el capítulo I-bis del título I del libro II del código penal (Art. 275-bis "Infracción de las medidas restrictivas de la Unión Europea", Art. 275-ter "Infracción de las obligaciones de información", Art. 275-quater "Infracción de las condiciones de la autorización para el ejercicio de actividades", Art. 275-quinquies "Infracción culposa de medidas restrictivas de la Unión Europea"), así como del artículo 12, apartado 1-bis, del decreto legislativo de 25 de julio de 1998, n. 286 (circunstancia agravante en caso de favorecimiento de la entrada clandestina de personas físicas designadas, en infracción de una prohibición, obligación o restricción impuesta por una medida restrictiva de la UE);
· infracciones de disposiciones europeas o nacionales de desarrollo que consistan en ilícitos relativos a los siguientes sectores: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad de los transportes; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y de los piensos, y salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
· infracciones de disposiciones europeas que consistan en: i) actos u omisiones que lesionen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior. Se incluyen las infracciones de las normas de la UE en materia de competencia y de ayudas de Estado, del impuesto sobre sociedades y los mecanismos cuyo fin sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable en materia de impuesto sobre sociedades; iii) actos y comportamientos que desvirtúen el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores antes mencionados;
· infracciones del Código Ético adoptado por Oplium Italia que den lugar a las infracciones mencionadas en los puntos anteriores.
Dichas Denuncias deben tener por objeto comportamientos, actos u omisiones de los que el denunciante haya tenido conocimiento en el ámbito de las relaciones laborales mantenidas con la Sociedad.
La Denuncia de Whistleblowing no puede consistir en reclamaciones, controversias o solicitudes de carácter personal del denunciante o de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, relativas exclusivamente a sus propias relaciones laborales individuales, o bien inherentes a sus relaciones laborales con las figuras jerárquicamente superiores.
Las Denuncias Ordinarias son las Denuncias que no entran en el ámbito de las Denuncias de Whistleblowing por motivos objetivos o subjetivos, es decir, las Denuncias relativas a temas distintos de los enumerados anteriormente o recibidas de sujetos distintos de los indicados en el párr. 5 del presente Procedimiento.
Las Denuncias Ordinarias también se gestionarán protegiendo la confidencialidad de la identidad del denunciante, de conformidad con las disposiciones específicamente adoptadas en la materia por la Sociedad y con el presente Procedimiento.
5. Ámbito de aplicación subjetivo: los sujetos protegidos
Los sujetos que pueden realizar Denuncias y que entran en el ámbito de protección de conformidad con el D. Lgs. 24/2023 son:
· los directivos de la empresa y los miembros de los órganos sociales de Oplium Italia con funciones de administración, dirección, control, vigilancia o representación, incluso cuando dichas funciones se ejerzan de mero hecho;
· todos los empleados, con contrato de duración determinada e indefinida;
· todos aquellos que, a cualquier título, mantengan relaciones laborales, incluso autónomas, de colaboración con Oplium Italia, incluidos: los accionistas, los voluntarios y becarios (remunerados y no remunerados), los trabajadores de empresas de trabajo temporal, los profesionales liberales y consultores, los agentes, los intermediarios, los proveedores y los socios comerciales;
· los trabajadores o colaboradores que presten bienes o servicios o que realicen obras a favor de terceros en Oplium Italia;
· la persona que haya tenido conocimiento de la infracción durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales, o bien durante el período de prueba y tras la extinción de la relación laboral si la información sobre las infracciones se obtuvo en el transcurso de dicha relación jurídica.
Los sujetos a los que se pueden extender las medidas de protección del denunciante son:
· los facilitadores;
· las personas del mismo entorno laboral del Denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública y que estén vinculadas a ellos por una relación afectiva estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
· los compañeros de trabajo del Denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral de este y que mantengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
· las entidades de propiedad del Denunciante o de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o que haya realizado una revelación pública, o para las cuales trabajen estas mismas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral de las personas ya indicadas.
5. Ámbito de aplicación subjetivo: los sujetos protegidos
Los sujetos que pueden realizar Denuncias y que entran en el ámbito de protección de conformidad con el D. Lgs. 24/2023 son:
· los directivos de la empresa y los miembros de los órganos sociales de Oplium Italia con funciones de administración, dirección, control, vigilancia o representación, incluso cuando dichas funciones se ejerzan de mero hecho;
· todos los empleados, con contrato de duración determinada e indefinida;
· todos aquellos que, a cualquier título, mantengan relaciones laborales, incluso autónomas, de colaboración con Oplium Italia, incluidos: los accionistas, los voluntarios y becarios (remunerados y no remunerados), los trabajadores de empresas de trabajo temporal, los profesionales liberales y consultores, los agentes, los intermediarios, los proveedores y los socios comerciales;
· los trabajadores o colaboradores que presten bienes o servicios o que realicen obras a favor de terceros en Oplium Italia;
· la persona que haya tenido conocimiento de la infracción durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales, o bien durante el período de prueba y tras la extinción de la relación laboral si la información sobre las infracciones se obtuvo en el transcurso de dicha relación jurídica.
Los sujetos a los que se pueden extender las medidas de protección del denunciante son:
· los facilitadores;
· las personas del mismo entorno laboral del Denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública y que estén vinculadas a ellos por una relación afectiva estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
· los compañeros de trabajo del Denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o de quien haya realizado una revelación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral de este y que mantengan con dicha persona una relación habitual y corriente;
· las entidades de propiedad del Denunciante o de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable o que haya realizado una revelación pública, o para las cuales trabajen estas mismas personas, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral de las personas ya indicadas.
Gestor de la denuncia
La recepción y gestión de las Denuncias están encomendadas a un sujeto externo a la Sociedad, autónomo, imparcial y debidamente capacitado, competente en la gestión del canal de denuncia y de las Denuncias (en adelante, el “Gestor”).
Dicho sujeto ha sido identificado en la Dra. Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager de Spindox S.p.A.
Al identificar al Gestor, la Sociedad ha verificado la ausencia de situaciones de conflicto de intereses y la existencia de los requisitos de autonomía e independencia necesarios para el correcto desempeño del cargo. En particular, se ha evaluado la compatibilidad del cargo con las funciones adicionales que eventualmente desempeñe el Gestor, con el fin de evitar que la acumulación de cargos pueda comprometer la eficacia de la gestión de las Denuncias o la objetividad de las evaluaciones correspondientes.
En todo caso, el Gestor está obligado a abstenerse de tramitar la Denuncia si se encuentra, incluso de forma potencial, en una situación de conflicto de intereses, incluidos los casos en que coincida con la persona denunciante, con la persona implicada o de cualquier modo interesada en la Denuncia, o bien cuando concurra una situación idónea para comprometer su objetividad y autonomía de juicio.
En tales supuestos, así como en los casos de ausencia o impedimento del Gestor, la gestión de la Denuncia se encomienda a un sujeto sustituto, que reúna los mismos requisitos de autonomía, independencia, imparcialidad, confidencialidad y competencia adecuada exigidos para el Gestor, identificado por Oplium Italia en la persona de Nevio Sestini, CFO de Oplium Italia S.r.l.
Si, excepcionalmente, el sustituto también se encontrara en una situación de conflicto de intereses o no pudiera desempeñar el cargo, se mantiene a salvo la facultad de la persona denunciante de recurrir al canal de denuncia externa, en los casos y bajo las condiciones previstas por el D.Lgs. 24/2023.
El Gestor de la denuncia recibe un encargo formal que incluye también la carta de designación como autorizado según los arts. 29 Reg. UE 679/2016 (también “GDPR”) y 2-quaterdecies D. Lgs. n. 196/2003 (también “Código de Privacidad”). La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales de la Denuncia, de los cuales la Sociedad es Responsable del tratamiento según el art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.
Gestor de la denuncia
La recepción y gestión de las Denuncias están encomendadas a un sujeto externo a la Sociedad, autónomo, imparcial y debidamente capacitado, competente en la gestión del canal de denuncia y de las Denuncias (en adelante, el “Gestor”).
Dicho sujeto ha sido identificado en la Dra. Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager de Spindox S.p.A.
Al identificar al Gestor, la Sociedad ha verificado la ausencia de situaciones de conflicto de intereses y la existencia de los requisitos de autonomía e independencia necesarios para el correcto desempeño del cargo. En particular, se ha evaluado la compatibilidad del cargo con las funciones adicionales que eventualmente desempeñe el Gestor, con el fin de evitar que la acumulación de cargos pueda comprometer la eficacia de la gestión de las Denuncias o la objetividad de las evaluaciones correspondientes.
En todo caso, el Gestor está obligado a abstenerse de tramitar la Denuncia si se encuentra, incluso de forma potencial, en una situación de conflicto de intereses, incluidos los casos en que coincida con la persona denunciante, con la persona implicada o de cualquier modo interesada en la Denuncia, o bien cuando concurra una situación idónea para comprometer su objetividad y autonomía de juicio.
En tales supuestos, así como en los casos de ausencia o impedimento del Gestor, la gestión de la Denuncia se encomienda a un sujeto sustituto, que reúna los mismos requisitos de autonomía, independencia, imparcialidad, confidencialidad y competencia adecuada exigidos para el Gestor, identificado por Oplium Italia en la persona de Nevio Sestini, CFO de Oplium Italia S.r.l.
Si, excepcionalmente, el sustituto también se encontrara en una situación de conflicto de intereses o no pudiera desempeñar el cargo, se mantiene a salvo la facultad de la persona denunciante de recurrir al canal de denuncia externa, en los casos y bajo las condiciones previstas por el D.Lgs. 24/2023.
El Gestor de la denuncia recibe un encargo formal que incluye también la carta de designación como autorizado según los arts. 29 Reg. UE 679/2016 (también “GDPR”) y 2-quaterdecies D. Lgs. n. 196/2003 (también “Código de Privacidad”). La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales de la Denuncia, de los cuales la Sociedad es Responsable del tratamiento según el art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.
7. Características de la denuncia
La denuncia debe ser detallada y debe contener, en la medida de lo posible, los siguientes elementos:
· La indicación de que se trata de una Denuncia de canal de denuncias (Whistleblowing) para la cual se pretende mantener reservada la propia identidad y beneficiarse de las protecciones previstas en caso de posibles represalias; en caso de falta de indicación, la Denuncia será tratada como ordinaria;
· los datos de identificación de la persona que realiza la Denuncia con indicación del posible rol dentro de la empresa o bien de la sociedad o entidad donde se desarrolla su actividad laboral, así como el consentimiento - o no - para revelar la identidad del mismo a sujetos distintos del gestor de la Denuncia y/o a la oficina de personal competente en la gestión del procedimiento disciplinario;
· una descripción clara y completa de los hechos objeto de la Denuncia;
· las circunstancias de tiempo y lugar en las que se produjo el hecho objeto de la Denuncia;
· los datos de identificación u otros elementos que permitan identificar al sujeto al que se atribuyen los hechos denunciados;
· la indicación de los beneficiarios y de los perjudicados por el acto ilícito;
· la indicación de cualquier otro sujeto que pueda informar sobre los hechos objeto de la Denuncia;
· la aportación, en la medida de lo posible, de cualquier documento que pueda confirmar la veracidad de los hechos reportados;
· cualquier otra información que pueda proporcionar una confirmación útil sobre la existencia de los hechos denunciados.
· En esta perspectiva, es conveniente que las Denuncias sean lo más detalladas posible y ofrezcan el mayor número de elementos, con el fin de permitir a la Sociedad realizar las verificaciones oportunas.
Las Denuncias no pueden referirse a noticias que sean patentemente infundadas, información que ya sea totalmente de dominio público, ni información adquirida únicamente sobre la base de rumores o cotilleos de escasa fiabilidad (los llamados rumores de pasillo).
7.1. Casos particulares
7.1.1. Denuncias anónimas
Las denuncias anónimas, es decir, aquellas de las que no es posible obtener la identidad del denunciante, son tomadas en consideración por el Gestor, a condición de que estén detalladas y sean precisas, y que permitan recabar información objetiva a través del desarrollo de la actividad de investigación por parte del Gestor.
Estas denuncias se considerarán como denuncias ordinarias y no se aplicarán las garantías y protecciones previstas para las llamadas denuncias de Whistleblowing, a menos de que el denunciante sea identificado posteriormente y sufra alguna represalia.
Se fomenta, en cualquier caso, el uso de denuncias nominativas, recordando que las modalidades de gestión han sido diseñadas con el fin de garantizar la máxima confidencialidad del denunciante, en el pleno cumplimiento de la normativa vigente.
7.1.2. Informaciones recibidas de personas distintas del Gestor
En el caso de que una Denuncia de Whistleblowing sea recibida por un sujeto distinto del Gestor, es responsabilidad del receptor:
tratar la información de la que haya tenido conocimiento con modalidades adecuadas para garantizar su plena confidencialidad;
ii. contactar al Gestor – a través de canal oral – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida;
iii. transmitir la Denuncia al Gestor, sin demora, y en cualquier caso dentro de los 7 (siete) días siguientes;
iv. con posterioridad a la comunicación al Gestor, eliminar la Denuncia de sus propios dispositivos;
v. en caso de Denuncia de represalias, contactar a la ANAC – a través de los canales y con las modalidades previstas por dicho organismo en su propio sitio web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida.
7. Características de la denuncia
La denuncia debe ser detallada y debe contener, en la medida de lo posible, los siguientes elementos:
· La indicación de que se trata de una Denuncia de canal de denuncias (Whistleblowing) para la cual se pretende mantener reservada la propia identidad y beneficiarse de las protecciones previstas en caso de posibles represalias; en caso de falta de indicación, la Denuncia será tratada como ordinaria;
· los datos de identificación de la persona que realiza la Denuncia con indicación del posible rol dentro de la empresa o bien de la sociedad o entidad donde se desarrolla su actividad laboral, así como el consentimiento - o no - para revelar la identidad del mismo a sujetos distintos del gestor de la Denuncia y/o a la oficina de personal competente en la gestión del procedimiento disciplinario;
· una descripción clara y completa de los hechos objeto de la Denuncia;
· las circunstancias de tiempo y lugar en las que se produjo el hecho objeto de la Denuncia;
· los datos de identificación u otros elementos que permitan identificar al sujeto al que se atribuyen los hechos denunciados;
· la indicación de los beneficiarios y de los perjudicados por el acto ilícito;
· la indicación de cualquier otro sujeto que pueda informar sobre los hechos objeto de la Denuncia;
· la aportación, en la medida de lo posible, de cualquier documento que pueda confirmar la veracidad de los hechos reportados;
· cualquier otra información que pueda proporcionar una confirmación útil sobre la existencia de los hechos denunciados.
· En esta perspectiva, es conveniente que las Denuncias sean lo más detalladas posible y ofrezcan el mayor número de elementos, con el fin de permitir a la Sociedad realizar las verificaciones oportunas.
Las Denuncias no pueden referirse a noticias que sean patentemente infundadas, información que ya sea totalmente de dominio público, ni información adquirida únicamente sobre la base de rumores o cotilleos de escasa fiabilidad (los llamados rumores de pasillo).
7.1. Casos particulares
7.1.1. Denuncias anónimas
Las denuncias anónimas, es decir, aquellas de las que no es posible obtener la identidad del denunciante, son tomadas en consideración por el Gestor, a condición de que estén detalladas y sean precisas, y que permitan recabar información objetiva a través del desarrollo de la actividad de investigación por parte del Gestor.
Estas denuncias se considerarán como denuncias ordinarias y no se aplicarán las garantías y protecciones previstas para las llamadas denuncias de Whistleblowing, a menos de que el denunciante sea identificado posteriormente y sufra alguna represalia.
Se fomenta, en cualquier caso, el uso de denuncias nominativas, recordando que las modalidades de gestión han sido diseñadas con el fin de garantizar la máxima confidencialidad del denunciante, en el pleno cumplimiento de la normativa vigente.
7.1.2. Informaciones recibidas de personas distintas del Gestor
En el caso de que una Denuncia de Whistleblowing sea recibida por un sujeto distinto del Gestor, es responsabilidad del receptor:
tratar la información de la que haya tenido conocimiento con modalidades adecuadas para garantizar su plena confidencialidad;
ii. contactar al Gestor – a través de canal oral – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida;
iii. transmitir la Denuncia al Gestor, sin demora, y en cualquier caso dentro de los 7 (siete) días siguientes;
iv. con posterioridad a la comunicación al Gestor, eliminar la Denuncia de sus propios dispositivos;
v. en caso de Denuncia de represalias, contactar a la ANAC – a través de los canales y con las modalidades previstas por dicho organismo en su propio sitio web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – con el fin de recibir instrucciones sobre las modalidades de transmisión de la Denuncia erróneamente recibida.
8. Los canales de denuncia
8.1. Los canales internos
Oplium Italia, con el fin de perseguir el objetivo declarado en el párrafo anterior 1, ha establecido dos canales de denuncia interna que pueden ser utilizados por los destinatarios de manera alternativa.
Canal de Denuncia por escrito: Plataforma “eticainsieme”.
La Compañía ha activado un canal informático accesible desde cualquier navegador (también desde dispositivos móviles) que permite enviar denuncias por escrito y está disponible en el siguiente enlace: https://spindox.eticainsieme.it
La plataforma de Denuncia, dotada de medidas de seguridad técnicas adecuadas a los estándares del art. 32 del RGPD, reside en un servidor – situado en la Unión Europea – de un tercero y prevé un recorrido guiado para el denunciante que le permitirá introducir la información necesaria para la reconstrucción y evaluación de los hechos y el uso de medidas de cifrado, que garantizan la confidencialidad no solo del denunciante, sino también del facilitador, de la persona afectada o mencionada en la Denuncia, así como del contenido de la Denuncia y de la documentación.
Canal de denuncia de forma oral: contacto telefónico en el número +39 3442063500.
8.1.1.1. Informes por escrito
Con especial referencia al canal de Denuncia por escrito, la Sociedad ha adoptado la plataforma de Denuncia (eticainsieme), disponible en la siguiente dirección: https://spindox.eticainsieme.it que informará automáticamente del envío de la Denuncia al Gestor, único sujeto facultado para acceder a la plataforma y examinar las Denuncias.
En caso de utilizar la plataforma, el denunciante deberá responder a algunas preguntas, abiertas y cerradas, que permitirán al Gestor profundizar en el objeto de la misma así como, si se cumplimentan correctamente, respetar los requisitos exigidos por la ley para las Denuncias de whistleblowing.
La plataforma también permite cargar la documentación que el denunciante considere oportuno poner en conocimiento del Gestor como apoyo a su Denuncia.
La herramienta permite, asimismo, la interacción mediante mensajería interna de la plataforma, entre el denunciante y el Gestor de la Denuncia, con el fin de profundizar en los temas objeto de comunicación o integrar/rectificar la información facilitada anteriormente.
La Plataforma permite, además, al denunciante estar siempre actualizado sobre el estado de la Denuncia transmitida y obtener Respuesta a la misma.
Al final del procedimiento de Denuncia, de hecho, la Plataforma proporcionará al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por lo tanto, a su propia Denuncia para:
· el seguimiento de su estado de avance;
· integrar su propia Denuncia con otros elementos fácticos u otra documentación;
· tener un contacto directo con el Gestor, iniciando también un posible intercambio de solicitudes e información;
· obtener la Respuesta por parte del Gestor.
La pérdida del código no tiene efectos sobre la Denuncia, la cual será procesada en todo caso en los plazos y formas establecidos por el presente Procedimiento.
La disponibilidad del código es esencial para poder acceder en cualquier momento a su propia Denuncia, con el fin de monitorear el estado de avance, proporcionar más información con respecto a lo ya denunciado y tomar conocimiento de la Respuesta. A falta del mismo, dichas operaciones no estarán disponibles.
En tales casos, por razones de confidencialidad para proteger al Denunciante, el código asociado a cada Denuncia no podrá recuperarse de ninguna manera. Si se considera oportuno facilitar nueva información de la que se haya tenido conocimiento o conocer los resultados de la investigación, es posible en todo caso abrir una nueva Denuncia.
8.1.1.2. Reportes en forma oral
Haciendo especial referencia al canal de Denuncia en forma oral, se puede contactar con el Gestor de Denuncias a través del siguiente número: +39 3442063500
Será necesario llamar al número de teléfono indicado anteriormente en el horario de 9.00 a 18.30 de lunes a viernes, excepto festivos, para presentar su denuncia o programar una cita (ya sea presencial o por videoconferencia) con el Gestor de Denuncias.
Durante la llamada, el denunciante deberá indicar:
Al finalizar el procedimiento de Denuncia, la Plataforma, de hecho, proporcionará al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por tanto, a su Denuncia para:
· sus propios datos de contacto, teniendo la precaución de no especificar su nombre;
· la voluntad de exponer telefónicamente su denuncia o de reunirse con el Gestor en persona, o bien de programar una videollamada (en estas últimas dos opciones, el Gestor se encargará de programar una cita en un plazo de 7 días tras el primer contacto).
Durante la entrevista telefónica o videollamada, el Gestor solicitará al denunciante la información necesaria para registrar y evaluar la Denuncia, de conformidad con las preguntas presentes en la Plataforma en línea, y se encargará de registrarlas en ella. Una vez completado el registro, el Gestor comunicará al denunciante el código de 16 dígitos generado automáticamente por la Plataforma, con el cual el Denunciante podrá posteriormente acceder de manera autónoma para realizar el seguimiento del progreso de la Denuncia e interactuar con el Gestor. En caso de que el Denunciante no pueda acceder a la Plataforma, podrá solicitar una reunión adicional para proporcionar más información o recibir la Respuesta.
En caso de una reunión presencial, la Denuncia podrá registrarse y redactarse en un documento verificado y firmado por el denunciante y/o la Denuncia se registrará en la Plataforma en el transcurso de la reunión.
8.1.1.3. Gestión de la denuncia
La gestión de la Denuncia sigue los plazos y modalidades indicados a continuación:
· dentro de los 7 (siete) días siguientes a la recepción de la Denuncia, el Gestor enviará al denunciante un acuse de recibo de la denuncia, utilizando el canal de la denuncia. En el caso de una denuncia verbal (solicitud de reunión y/o uso de la línea telefónica), la recepción de la denuncia es simultánea a la introducción de la Denuncia en la Plataforma y, en esa ocasión, se entregará al Denunciante el Código personal asociado a la Denuncia de Whistleblowing.
· el Gestor inicia la fase de instrucción y clasifica la Denuncia como "Whistleblowing" o "Ordinaria". Con referencia únicamente a las Denuncias Ordinarias, cuando exista otra función de la empresa que sea competente, el Gestor procederá simultáneamente a su remisión, adoptando las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante. De lo contrario, procederá a su gestión según el Procedimiento;
· dentro de los 3 (tres) meses, a contar desde la fecha del acuse de recibo, el Gestor proporciona una Respuesta al denunciante.
La Gestora dará un seguimiento diligente a la Denuncia, llevando a cabo la actividad de verificación de la fundamentación con pleno acceso a cualquier información necesaria para el desempeño de la tarea. A efectos de la actividad de verificación, el Gestor podrá otorgar mandato de profundización a oficinas internas y/o a terceros, teniendo la precaución de:
· otorgar mandato formal, definiendo el ámbito de actuación y especificando la información que pretende obtener del análisis solicitado;
· omitir cualquier información que pueda, incluso indirectamente, conducir a la identidad del denunciante o al contenido de la Denuncia;
· omitir cualquier información relativa al Denunciado, cuando no sea estrictamente necesaria para el correcto desarrollo del encargo encomendado;
· reiterar al sujeto encargado la obligación de confidencialidad de los datos tratados (en el caso de sujetos externos, dicha obligación deberá formalizarse).
En los casos en que, por razones de instrucción, sea necesario dar a conocer el contenido de la Denuncia y/o la documentación adjunta a la misma a otras personas, el Gestor procederá a ocultar los datos personales del Denunciante, así como de las demás personas cuya identidad deba ser confidencial (como el Facilitador, el Denunciado y las demás personas mencionadas en la Denuncia).
En cualquier caso, la identidad del Denunciante y cualquier otra información de la que pueda deducirse directa o indirectamente dicha identidad no se revelarán a terceros distintos del Gestor sin el consentimiento del Denunciante, salvo en las hipótesis excepcionales detalladas a continuación:
· en el ámbito del procedimiento ante el Tribunal de Cuentas, la identidad del denunciante puede ser revelada tras el cierre de la fase de instrucción;
· en el ámbito del proceso penal, la identidad de la persona denunciante está amparada por el secreto según el art. 329 c.p.p. (hasta que el acusado o el investigado puedan tener conocimiento de ella y, en cualquier caso, no más allá del cierre de las investigaciones preliminares).
En el ámbito del procedimiento disciplinario contra el Denunciado:
· la identidad del Denunciante no puede ser revelada cuando la imputación del cargo disciplinario se funde en comprobaciones distintas y adicionales a la Denuncia, aunque sean consecuencia de la misma;
· si la Denuncia se fundamenta en todo o en parte en la Denuncia y el conocimiento de la identidad del Denunciante es indispensable para la defensa del acusado, la Denuncia solo será utilizable en el procedimiento disciplinario si media el consentimiento expreso de la persona denunciante para la revelación de su identidad.
8.1.1.4. Archivado: cierre de la Denuncia y conservación de la documentación
Tras el resultado de la investigación, el Gestor redactará un informe adoptando una o más de las siguientes medidas:
· archivo de la Denuncia por elementos insuficientes;
· archivo de la Denuncia por irrelevancia de los hechos denunciados;
· propuesta de modificación del Código Ético o de otros procedimientos internos;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionadores —de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionador vigente— contra las personas Denunciadas y de las que se haya reconocido la comisión de una infracción, ilícito o irregularidad;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionadores —de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionador vigente y en el presente Procedimiento— contra los Denunciantes que hayan realizado Denuncias infundadas, basadas en circunstancias fácticas no verdaderas y realizadas con dolo o culpa grave.
8.1.1.5. Conservación de la documentación
De conformidad con lo previsto por la normativa vigente, la Denuncia y la documentación relativa se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión de la misma y, en cualquier caso, no más allá de los 5 años desde el cierre del proceso de gestión en la Plataforma.
Los soportes originales de las Denuncias recibidas a través de la línea telefónica dedicada y/o a través de la solicitud de audiencia y/u otras modalidades son conservados por el Gestor, además de mediante la carga en la Plataforma en la sección competente correspondiente, también en un entorno protegido adecuado.
8.2. Canal externo y divulgación pública
Sin perjuicio de que se invita a los Informantes, en virtud de los principios de transparencia, lealtad, confianza y colaboración que caracterizan la relación con la Sociedad, a recurrir a uno de los canales de Denuncia interna puestos a disposición por Oplium Italia, el Informante puede realizar:
una denuncia externa ante la Autoridad nacional anticorrupción (ANAC) si se cumple una de las siguientes condiciones:
no se ha activado el canal de Denuncia interna o, si se ha activado, el canal puesto a disposición del informante no cumple con lo exigido por la normativa;
ya se ha realizado una Denuncia interna y la misma no ha sido atendida;
el informante tiene motivos fundados para creer que, si realizara una Denuncia interna, la misma no sería atendida de manera eficaz o que podría determinar un riesgo de represalia;
el informante tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.
El canal de Denuncia externa está activo en el sitio de la ANAC, que publica en su sitio de internet, en una sección dedicada y de fácil acceso, la información necesaria para el envío de la Denuncia: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
una revelación pública, haciendo pública la información sobre las infracciones a través de la prensa u otros medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas
La protección para persona que realiza una revelación pública de conformidad con el D. Lgs. n. 24/2023 se aplica si se cumple una de las siguientes condiciones:
el informante ha realizado previamente una Denuncia interna y externa o ha realizado directamente una Denuncia externa, bajo las condiciones y con las modalidades previstas para las denuncias internas y externas, y no se ha dado respuesta dentro de los plazos previstos por la normativa en relación con las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
el informante tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
el informante tiene motivos fundados para creer que la Denuncia externa pueda conllevar el riesgo de represalias o pueda no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, tales como aquellas en las que se puedan ocultar o destruir pruebas, o en las que exista un temor fundado de que quien recibió la Denuncia pueda estar coludido con el autor de la infracción o implicado en la propia infracción.
8. Los canales de denuncia
8.1. Los canales internos
Oplium Italia, con el fin de perseguir el objetivo declarado en el párrafo anterior 1, ha establecido dos canales de denuncia interna que pueden ser utilizados por los destinatarios de manera alternativa.
Canal de Denuncia por escrito: Plataforma “eticainsieme”.
La Compañía ha activado un canal informático accesible desde cualquier navegador (también desde dispositivos móviles) que permite enviar denuncias por escrito y está disponible en el siguiente enlace: https://spindox.eticainsieme.it
La plataforma de Denuncia, dotada de medidas de seguridad técnicas adecuadas a los estándares del art. 32 del RGPD, reside en un servidor – situado en la Unión Europea – de un tercero y prevé un recorrido guiado para el denunciante que le permitirá introducir la información necesaria para la reconstrucción y evaluación de los hechos y el uso de medidas de cifrado, que garantizan la confidencialidad no solo del denunciante, sino también del facilitador, de la persona afectada o mencionada en la Denuncia, así como del contenido de la Denuncia y de la documentación.
Canal de denuncia de forma oral: contacto telefónico en el número +39 3442063500.
8.1.1.1. Informes por escrito
Con especial referencia al canal de Denuncia por escrito, la Sociedad ha adoptado la plataforma de Denuncia (eticainsieme), disponible en la siguiente dirección: https://spindox.eticainsieme.it que informará automáticamente del envío de la Denuncia al Gestor, único sujeto facultado para acceder a la plataforma y examinar las Denuncias.
En caso de utilizar la plataforma, el denunciante deberá responder a algunas preguntas, abiertas y cerradas, que permitirán al Gestor profundizar en el objeto de la misma así como, si se cumplimentan correctamente, respetar los requisitos exigidos por la ley para las Denuncias de whistleblowing.
La plataforma también permite cargar la documentación que el denunciante considere oportuno poner en conocimiento del Gestor como apoyo a su Denuncia.
La herramienta permite, asimismo, la interacción mediante mensajería interna de la plataforma, entre el denunciante y el Gestor de la Denuncia, con el fin de profundizar en los temas objeto de comunicación o integrar/rectificar la información facilitada anteriormente.
La Plataforma permite, además, al denunciante estar siempre actualizado sobre el estado de la Denuncia transmitida y obtener Respuesta a la misma.
Al final del procedimiento de Denuncia, de hecho, la Plataforma proporcionará al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por lo tanto, a su propia Denuncia para:
· el seguimiento de su estado de avance;
· integrar su propia Denuncia con otros elementos fácticos u otra documentación;
· tener un contacto directo con el Gestor, iniciando también un posible intercambio de solicitudes e información;
· obtener la Respuesta por parte del Gestor.
La pérdida del código no tiene efectos sobre la Denuncia, la cual será procesada en todo caso en los plazos y formas establecidos por el presente Procedimiento.
La disponibilidad del código es esencial para poder acceder en cualquier momento a su propia Denuncia, con el fin de monitorear el estado de avance, proporcionar más información con respecto a lo ya denunciado y tomar conocimiento de la Respuesta. A falta del mismo, dichas operaciones no estarán disponibles.
En tales casos, por razones de confidencialidad para proteger al Denunciante, el código asociado a cada Denuncia no podrá recuperarse de ninguna manera. Si se considera oportuno facilitar nueva información de la que se haya tenido conocimiento o conocer los resultados de la investigación, es posible en todo caso abrir una nueva Denuncia.
8.1.1.2. Reportes en forma oral
Haciendo especial referencia al canal de Denuncia en forma oral, se puede contactar con el Gestor de Denuncias a través del siguiente número: +39 3442063500
Será necesario llamar al número de teléfono indicado anteriormente en el horario de 9.00 a 18.30 de lunes a viernes, excepto festivos, para presentar su denuncia o programar una cita (ya sea presencial o por videoconferencia) con el Gestor de Denuncias.
Durante la llamada, el denunciante deberá indicar:
Al finalizar el procedimiento de Denuncia, la Plataforma, de hecho, proporcionará al denunciante un código de 16 dígitos que le permitirá acceder al sistema y, por tanto, a su Denuncia para:
· sus propios datos de contacto, teniendo la precaución de no especificar su nombre;
· la voluntad de exponer telefónicamente su denuncia o de reunirse con el Gestor en persona, o bien de programar una videollamada (en estas últimas dos opciones, el Gestor se encargará de programar una cita en un plazo de 7 días tras el primer contacto).
Durante la entrevista telefónica o videollamada, el Gestor solicitará al denunciante la información necesaria para registrar y evaluar la Denuncia, de conformidad con las preguntas presentes en la Plataforma en línea, y se encargará de registrarlas en ella. Una vez completado el registro, el Gestor comunicará al denunciante el código de 16 dígitos generado automáticamente por la Plataforma, con el cual el Denunciante podrá posteriormente acceder de manera autónoma para realizar el seguimiento del progreso de la Denuncia e interactuar con el Gestor. En caso de que el Denunciante no pueda acceder a la Plataforma, podrá solicitar una reunión adicional para proporcionar más información o recibir la Respuesta.
En caso de una reunión presencial, la Denuncia podrá registrarse y redactarse en un documento verificado y firmado por el denunciante y/o la Denuncia se registrará en la Plataforma en el transcurso de la reunión.
8.1.1.3. Gestión de la denuncia
La gestión de la Denuncia sigue los plazos y modalidades indicados a continuación:
· dentro de los 7 (siete) días siguientes a la recepción de la Denuncia, el Gestor enviará al denunciante un acuse de recibo de la denuncia, utilizando el canal de la denuncia. En el caso de una denuncia verbal (solicitud de reunión y/o uso de la línea telefónica), la recepción de la denuncia es simultánea a la introducción de la Denuncia en la Plataforma y, en esa ocasión, se entregará al Denunciante el Código personal asociado a la Denuncia de Whistleblowing.
· el Gestor inicia la fase de instrucción y clasifica la Denuncia como "Whistleblowing" o "Ordinaria". Con referencia únicamente a las Denuncias Ordinarias, cuando exista otra función de la empresa que sea competente, el Gestor procederá simultáneamente a su remisión, adoptando las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante. De lo contrario, procederá a su gestión según el Procedimiento;
· dentro de los 3 (tres) meses, a contar desde la fecha del acuse de recibo, el Gestor proporciona una Respuesta al denunciante.
La Gestora dará un seguimiento diligente a la Denuncia, llevando a cabo la actividad de verificación de la fundamentación con pleno acceso a cualquier información necesaria para el desempeño de la tarea. A efectos de la actividad de verificación, el Gestor podrá otorgar mandato de profundización a oficinas internas y/o a terceros, teniendo la precaución de:
· otorgar mandato formal, definiendo el ámbito de actuación y especificando la información que pretende obtener del análisis solicitado;
· omitir cualquier información que pueda, incluso indirectamente, conducir a la identidad del denunciante o al contenido de la Denuncia;
· omitir cualquier información relativa al Denunciado, cuando no sea estrictamente necesaria para el correcto desarrollo del encargo encomendado;
· reiterar al sujeto encargado la obligación de confidencialidad de los datos tratados (en el caso de sujetos externos, dicha obligación deberá formalizarse).
En los casos en que, por razones de instrucción, sea necesario dar a conocer el contenido de la Denuncia y/o la documentación adjunta a la misma a otras personas, el Gestor procederá a ocultar los datos personales del Denunciante, así como de las demás personas cuya identidad deba ser confidencial (como el Facilitador, el Denunciado y las demás personas mencionadas en la Denuncia).
En cualquier caso, la identidad del Denunciante y cualquier otra información de la que pueda deducirse directa o indirectamente dicha identidad no se revelarán a terceros distintos del Gestor sin el consentimiento del Denunciante, salvo en las hipótesis excepcionales detalladas a continuación:
· en el ámbito del procedimiento ante el Tribunal de Cuentas, la identidad del denunciante puede ser revelada tras el cierre de la fase de instrucción;
· en el ámbito del proceso penal, la identidad de la persona denunciante está amparada por el secreto según el art. 329 c.p.p. (hasta que el acusado o el investigado puedan tener conocimiento de ella y, en cualquier caso, no más allá del cierre de las investigaciones preliminares).
En el ámbito del procedimiento disciplinario contra el Denunciado:
· la identidad del Denunciante no puede ser revelada cuando la imputación del cargo disciplinario se funde en comprobaciones distintas y adicionales a la Denuncia, aunque sean consecuencia de la misma;
· si la Denuncia se fundamenta en todo o en parte en la Denuncia y el conocimiento de la identidad del Denunciante es indispensable para la defensa del acusado, la Denuncia solo será utilizable en el procedimiento disciplinario si media el consentimiento expreso de la persona denunciante para la revelación de su identidad.
8.1.1.4. Archivado: cierre de la Denuncia y conservación de la documentación
Tras el resultado de la investigación, el Gestor redactará un informe adoptando una o más de las siguientes medidas:
· archivo de la Denuncia por elementos insuficientes;
· archivo de la Denuncia por irrelevancia de los hechos denunciados;
· propuesta de modificación del Código Ético o de otros procedimientos internos;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionadores —de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionador vigente— contra las personas Denunciadas y de las que se haya reconocido la comisión de una infracción, ilícito o irregularidad;
· propuesta de inicio de procedimientos disciplinarios o sancionadores —de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario y sancionador vigente y en el presente Procedimiento— contra los Denunciantes que hayan realizado Denuncias infundadas, basadas en circunstancias fácticas no verdaderas y realizadas con dolo o culpa grave.
8.1.1.5. Conservación de la documentación
De conformidad con lo previsto por la normativa vigente, la Denuncia y la documentación relativa se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión de la misma y, en cualquier caso, no más allá de los 5 años desde el cierre del proceso de gestión en la Plataforma.
Los soportes originales de las Denuncias recibidas a través de la línea telefónica dedicada y/o a través de la solicitud de audiencia y/u otras modalidades son conservados por el Gestor, además de mediante la carga en la Plataforma en la sección competente correspondiente, también en un entorno protegido adecuado.
8.2. Canal externo y divulgación pública
Sin perjuicio de que se invita a los Informantes, en virtud de los principios de transparencia, lealtad, confianza y colaboración que caracterizan la relación con la Sociedad, a recurrir a uno de los canales de Denuncia interna puestos a disposición por Oplium Italia, el Informante puede realizar:
una denuncia externa ante la Autoridad nacional anticorrupción (ANAC) si se cumple una de las siguientes condiciones:
no se ha activado el canal de Denuncia interna o, si se ha activado, el canal puesto a disposición del informante no cumple con lo exigido por la normativa;
ya se ha realizado una Denuncia interna y la misma no ha sido atendida;
el informante tiene motivos fundados para creer que, si realizara una Denuncia interna, la misma no sería atendida de manera eficaz o que podría determinar un riesgo de represalia;
el informante tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.
El canal de Denuncia externa está activo en el sitio de la ANAC, que publica en su sitio de internet, en una sección dedicada y de fácil acceso, la información necesaria para el envío de la Denuncia: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
una revelación pública, haciendo pública la información sobre las infracciones a través de la prensa u otros medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas
La protección para persona que realiza una revelación pública de conformidad con el D. Lgs. n. 24/2023 se aplica si se cumple una de las siguientes condiciones:
el informante ha realizado previamente una Denuncia interna y externa o ha realizado directamente una Denuncia externa, bajo las condiciones y con las modalidades previstas para las denuncias internas y externas, y no se ha dado respuesta dentro de los plazos previstos por la normativa en relación con las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
el informante tiene motivos fundados para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
el informante tiene motivos fundados para creer que la Denuncia externa pueda conllevar el riesgo de represalias o pueda no tener un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, tales como aquellas en las que se puedan ocultar o destruir pruebas, o en las que exista un temor fundado de que quien recibió la Denuncia pueda estar coludido con el autor de la infracción o implicado en la propia infracción.
9. Protección de los denunciantes y de las personas implicadas
Oplium Italia, firmamente convencida de la importancia del sistema de Denuncias para la lucha contra conductas ilícitas o irregulares, garantiza la protección del denunciante frente a cualquier forma de represalia, discriminación o penalización, directa o indirecta, por motivos vinculados, directa o indirectamente, a la Denuncia.
A modo de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
despido, suspensión o medidas equivalentes;
descenso de categoría o falta de promoción;
cambio de funciones, cambio de lugar de trabajo, reducción salarial, modificación de la jornada laboral;
suspensión de la formación o cualquier restricción de acceso a la misma;
evaluaciones de desempeño negativas o referencias negativas;
adopción de medidas disciplinarias u otra sanción, incluso pecuniaria;
coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
discriminación o, en cualquier caso, trato desfavorable;
no conversión de un contrato de trabajo temporal en un contrato de trabajo indefinido, cuando el trabajador tuviera una expectativa legítima a dicha conversión;
falta de renovación o resolución anticipada de un contrato de trabajo temporal;
daños, incluidos los daños a la reputación de la persona, en particular en las redes sociales, o perjuicios económicos o financieros, incluidas la pérdida de oportunidades económicas y la pérdida de ingresos;
inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial formal o informal, que pueda conllevar la imposibilidad de que la persona encuentre empleo en el sector o en la industria en el futuro;
resolución anticipada o rescisión de contratos de suministro de bienes o servicios;
cancelación de una licencia o permiso;
solicitud de someterse a exámenes psiquiátricos o médicos;
exigencia de resultados imposibles de alcanzar en la forma y plazos indicados;
evaluación del desempeño deliberadamente negativa;
revocación injustificada de funciones;
falta de asignación injustificada de funciones con la consiguiente atribución a otra persona;
denegación reiterada de solicitudes (por ejemplo, vacaciones, permisos).
La aplicación del régimen de protección contra las represalias previsto por el decreto está sujeta a determinadas condiciones y requisitos:
Que el sujeto haya informado, denunciado o realizado la divulgación pública basándose en una creencia razonable de que la información sobre las infracciones informadas, divulgadas o denunciadas es verídica y entra dentro del ámbito de aplicación objetivo del decreto.
Que la Denuncia o divulgación pública se haya realizado de conformidad con las disposiciones del Decreto Legislativo Italiano 24/2023.
Es necesaria una relación de causalidad entre la Denuncia, divulgación o denuncia realizada y las medidas de represalia sufridas.
Por el contrario, las meras sospechas o los "rumores de pasillo" no son suficientes.
No son relevantes la certeza de los hechos ni los motivos personales que llevaron al sujeto a informar, denunciar o realizar la divulgación pública.
A falta de tales condiciones:
las Denuncias, divulgaciones públicas e informes ante las autoridades no entran en el ámbito de aplicación de la normativa de Whistleblowing y, por tanto, la protección prevista no se aplica a quien informa, denuncia o realiza la divulgación pública;
del mismo modo, se excluye la protección reconocida a personas distintas que, debido al rol asumido en el marco del proceso de denuncia y/o a la relación especial que las une al denunciante, sufren represalias indirectas.
La protección mencionada se aplica a los Denunciantes y se extiende a los siguientes sujetos:
los Facilitadores;
las personas del mismo entorno laboral del denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de quien haya realizado una divulgación pública, y que estén vinculadas a ellos por un lazo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo del denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de quien haya realizado una divulgación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral de este último y que tengan con dicha persona una relación habitual y frecuente;
las entidades de propiedad del denunciante, de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de la persona que haya realizado una divulgación pública, o para las cuales dichas personas trabajen, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral que las personas indicadas anteriormente.
La protección de los Denunciantes también se aplica cuando la Denuncia tiene lugar en los siguientes casos:
cuando la relación jurídica (por ejemplo, relación laboral subordinada, de colaboración, de consultoría, de suministro, etc.) aún no ha comenzado, si la información sobre las infracciones se ha obtenido durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales;
durante el periodo de prueba;
con posterioridad a la extinción de la relación jurídica si la información sobre las infracciones se ha obtenido en el transcurso de dicha relación.
La protección no se aplicará en los casos en que se determine, incluso mediante sentencia de primer grado, la responsabilidad penal del denunciante por los delitos de difamación o calumnia, o de cualquier modo por los mismos delitos cometidos con la denuncia ante las autoridades judiciales o contables, o bien su responsabilidad civil, por el mismo motivo, en casos de dolo o culpa grave.
9. Protección de los denunciantes y de las personas implicadas
Oplium Italia, firmamente convencida de la importancia del sistema de Denuncias para la lucha contra conductas ilícitas o irregulares, garantiza la protección del denunciante frente a cualquier forma de represalia, discriminación o penalización, directa o indirecta, por motivos vinculados, directa o indirectamente, a la Denuncia.
A modo de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
despido, suspensión o medidas equivalentes;
descenso de categoría o falta de promoción;
cambio de funciones, cambio de lugar de trabajo, reducción salarial, modificación de la jornada laboral;
suspensión de la formación o cualquier restricción de acceso a la misma;
evaluaciones de desempeño negativas o referencias negativas;
adopción de medidas disciplinarias u otra sanción, incluso pecuniaria;
coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
discriminación o, en cualquier caso, trato desfavorable;
no conversión de un contrato de trabajo temporal en un contrato de trabajo indefinido, cuando el trabajador tuviera una expectativa legítima a dicha conversión;
falta de renovación o resolución anticipada de un contrato de trabajo temporal;
daños, incluidos los daños a la reputación de la persona, en particular en las redes sociales, o perjuicios económicos o financieros, incluidas la pérdida de oportunidades económicas y la pérdida de ingresos;
inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial formal o informal, que pueda conllevar la imposibilidad de que la persona encuentre empleo en el sector o en la industria en el futuro;
resolución anticipada o rescisión de contratos de suministro de bienes o servicios;
cancelación de una licencia o permiso;
solicitud de someterse a exámenes psiquiátricos o médicos;
exigencia de resultados imposibles de alcanzar en la forma y plazos indicados;
evaluación del desempeño deliberadamente negativa;
revocación injustificada de funciones;
falta de asignación injustificada de funciones con la consiguiente atribución a otra persona;
denegación reiterada de solicitudes (por ejemplo, vacaciones, permisos).
La aplicación del régimen de protección contra las represalias previsto por el decreto está sujeta a determinadas condiciones y requisitos:
Que el sujeto haya informado, denunciado o realizado la divulgación pública basándose en una creencia razonable de que la información sobre las infracciones informadas, divulgadas o denunciadas es verídica y entra dentro del ámbito de aplicación objetivo del decreto.
Que la Denuncia o divulgación pública se haya realizado de conformidad con las disposiciones del Decreto Legislativo Italiano 24/2023.
Es necesaria una relación de causalidad entre la Denuncia, divulgación o denuncia realizada y las medidas de represalia sufridas.
Por el contrario, las meras sospechas o los "rumores de pasillo" no son suficientes.
No son relevantes la certeza de los hechos ni los motivos personales que llevaron al sujeto a informar, denunciar o realizar la divulgación pública.
A falta de tales condiciones:
las Denuncias, divulgaciones públicas e informes ante las autoridades no entran en el ámbito de aplicación de la normativa de Whistleblowing y, por tanto, la protección prevista no se aplica a quien informa, denuncia o realiza la divulgación pública;
del mismo modo, se excluye la protección reconocida a personas distintas que, debido al rol asumido en el marco del proceso de denuncia y/o a la relación especial que las une al denunciante, sufren represalias indirectas.
La protección mencionada se aplica a los Denunciantes y se extiende a los siguientes sujetos:
los Facilitadores;
las personas del mismo entorno laboral del denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de quien haya realizado una divulgación pública, y que estén vinculadas a ellos por un lazo afectivo estable o de parentesco hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo del denunciante, de quien haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de quien haya realizado una divulgación pública, que trabajen en el mismo entorno laboral de este último y que tengan con dicha persona una relación habitual y frecuente;
las entidades de propiedad del denunciante, de la persona que haya presentado una denuncia ante la autoridad judicial o contable, o de la persona que haya realizado una divulgación pública, o para las cuales dichas personas trabajen, así como las entidades que operen en el mismo entorno laboral que las personas indicadas anteriormente.
La protección de los Denunciantes también se aplica cuando la Denuncia tiene lugar en los siguientes casos:
cuando la relación jurídica (por ejemplo, relación laboral subordinada, de colaboración, de consultoría, de suministro, etc.) aún no ha comenzado, si la información sobre las infracciones se ha obtenido durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales;
durante el periodo de prueba;
con posterioridad a la extinción de la relación jurídica si la información sobre las infracciones se ha obtenido en el transcurso de dicha relación.
La protección no se aplicará en los casos en que se determine, incluso mediante sentencia de primer grado, la responsabilidad penal del denunciante por los delitos de difamación o calumnia, o de cualquier modo por los mismos delitos cometidos con la denuncia ante las autoridades judiciales o contables, o bien su responsabilidad civil, por el mismo motivo, en casos de dolo o culpa grave.
10. El sistema sancionador
El incumplimiento del Procedimiento conlleva la aplicación del presente sistema disciplinario. Oplium Italia emprenderá, por lo tanto, cualquier acción disciplinaria que considere oportuna contra: A título de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
el Denunciante, en caso de abuso de la herramienta de Denuncia,
los Denunciados en caso de comprobación de los delitos denunciados,
el Gestor en caso de incumplimiento del presente procedimiento,
aquellos que violen la protección de la confidencialidad del Denunciante y las prohibiciones de represalias establecidas para la protección del propio Denunciante.
En concreto, la Sociedad ha previsto sanciones contra aquellos que resulten responsables de las infracciones a las que se refiere el art. 21, párrafo 1, D. Lgs. n. 24/2023, es decir:
comisión de represalias;
obstáculo o intento de obstáculo a la Denuncia;
violación de la obligación de confidencialidad;
falta de creación de canales de Denuncia;
falta de adopción de procedimientos para la realización y la gestión de la Denuncia;
adopción de procedimientos no conformes con el D. Lgs. n. 24/2023;
falta de realización de las actividades de verificación y análisis de la Denuncia;
responsabilidad penal comprobada del denunciante, incluso con sentencia condenatoria en primera instancia, por los delitos de difamación y calumnia;
responsabilidad civil del denunciante, en los casos de dolo o culpa grave, por los mismos delitos mencionados anteriormente.
10.1. El sistema sancionatorio para los empleados de nivel no directivo
La violación, infracción, elusión, aplicación imperfecta o parcial de las disposiciones relativas al Sistema de Whistleblowing indicadas en el Procedimiento por parte de los empleados de la Sociedad constituye una infracción disciplinaria sancionable.
Dichas infracciones pueden dar lugar, según la gravedad de la falta, a la aplicación de medidas disciplinarias de conformidad con lo dispuesto en el art. 7 de la Ley n.º 300, del 20 de mayo de 1970 (el denominado “Estatuto de los Trabajadores”) y sus posteriores modificaciones e integraciones.
En concreto, para los empleados de nivel no directivo, dichas medidas son las previstas por las normas disciplinarias del Convenio Colectivo Nacional de Trabajo (CCNL) para la Industria Metalmecánica, aplicables a la Sociedad y, precisamente:
amonestación verbal;
amonestación escrita;
multa no superior a tres horas de salario por hora calculado sobre el mínimo de la escala salarial;
suspensión de empleo y sueldo por un máximo de tres días;
despido.
10.2. El sistema sancionatorio para los Directivos
Para el personal con cargos directivos, se aplica la normativa establecida en el convenio colectivo (CCNL) de Directores (industria).
Está sujeto a despido el director que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias según el presente procedimiento por motivos que estén vinculados, directa o indirectamente, con la propia Denuncia.
Se prevé una sanción similar para el director que realice con dolo o culpa grave denuncias conforme al presente procedimiento que resulten ser infundadas.
10.3. Medidas contra los Administradores
Oplium Italia evalúa con extrema rigurosidad las infracciones a este procedimiento cometidas por quienes representan la cúspide de la Compañía y, por lo tanto, manifiestan su imagen ante las instituciones, los empleados, los accionistas y el público. La formación y consolidación de una ética corporativa sensible a los valores de corrección y transparencia presupone, ante todo, que dichos valores sean adquiridos y respetados por quienes guían las decisiones de la empresa, de modo que sirvan de ejemplo y estímulo para todos aquellos que, a cualquier nivel, operan para la Compañía.
En caso de violación por parte de los Directores de los procedimientos internos o de adopción, en el ejercicio de sus atribuciones, de medidas que entren en conflicto con las disposiciones de este procedimiento, la Compañía adoptará todas las iniciativas apropiadas previstas por la normativa vigente.
Además, sin perjuicio de cualquier otra acción para proteger a la Compañía, el Director que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia denuncia, estará sujeto a la revocación de su mandato.
Se prevé una sanción similar para el Director que realice, con dolo o culpa grave, denuncias que resulten ser infundadas.
10. El sistema sancionador
El incumplimiento del Procedimiento conlleva la aplicación del presente sistema disciplinario. Oplium Italia emprenderá, por lo tanto, cualquier acción disciplinaria que considere oportuna contra: A título de ejemplo, cada denunciante está protegido en los casos de:
el Denunciante, en caso de abuso de la herramienta de Denuncia,
los Denunciados en caso de comprobación de los delitos denunciados,
el Gestor en caso de incumplimiento del presente procedimiento,
aquellos que violen la protección de la confidencialidad del Denunciante y las prohibiciones de represalias establecidas para la protección del propio Denunciante.
En concreto, la Sociedad ha previsto sanciones contra aquellos que resulten responsables de las infracciones a las que se refiere el art. 21, párrafo 1, D. Lgs. n. 24/2023, es decir:
comisión de represalias;
obstáculo o intento de obstáculo a la Denuncia;
violación de la obligación de confidencialidad;
falta de creación de canales de Denuncia;
falta de adopción de procedimientos para la realización y la gestión de la Denuncia;
adopción de procedimientos no conformes con el D. Lgs. n. 24/2023;
falta de realización de las actividades de verificación y análisis de la Denuncia;
responsabilidad penal comprobada del denunciante, incluso con sentencia condenatoria en primera instancia, por los delitos de difamación y calumnia;
responsabilidad civil del denunciante, en los casos de dolo o culpa grave, por los mismos delitos mencionados anteriormente.
10.1. El sistema sancionatorio para los empleados de nivel no directivo
La violación, infracción, elusión, aplicación imperfecta o parcial de las disposiciones relativas al Sistema de Whistleblowing indicadas en el Procedimiento por parte de los empleados de la Sociedad constituye una infracción disciplinaria sancionable.
Dichas infracciones pueden dar lugar, según la gravedad de la falta, a la aplicación de medidas disciplinarias de conformidad con lo dispuesto en el art. 7 de la Ley n.º 300, del 20 de mayo de 1970 (el denominado “Estatuto de los Trabajadores”) y sus posteriores modificaciones e integraciones.
En concreto, para los empleados de nivel no directivo, dichas medidas son las previstas por las normas disciplinarias del Convenio Colectivo Nacional de Trabajo (CCNL) para la Industria Metalmecánica, aplicables a la Sociedad y, precisamente:
amonestación verbal;
amonestación escrita;
multa no superior a tres horas de salario por hora calculado sobre el mínimo de la escala salarial;
suspensión de empleo y sueldo por un máximo de tres días;
despido.
10.2. El sistema sancionatorio para los Directivos
Para el personal con cargos directivos, se aplica la normativa establecida en el convenio colectivo (CCNL) de Directores (industria).
Está sujeto a despido el director que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias según el presente procedimiento por motivos que estén vinculados, directa o indirectamente, con la propia Denuncia.
Se prevé una sanción similar para el director que realice con dolo o culpa grave denuncias conforme al presente procedimiento que resulten ser infundadas.
10.3. Medidas contra los Administradores
Oplium Italia evalúa con extrema rigurosidad las infracciones a este procedimiento cometidas por quienes representan la cúspide de la Compañía y, por lo tanto, manifiestan su imagen ante las instituciones, los empleados, los accionistas y el público. La formación y consolidación de una ética corporativa sensible a los valores de corrección y transparencia presupone, ante todo, que dichos valores sean adquiridos y respetados por quienes guían las decisiones de la empresa, de modo que sirvan de ejemplo y estímulo para todos aquellos que, a cualquier nivel, operan para la Compañía.
En caso de violación por parte de los Directores de los procedimientos internos o de adopción, en el ejercicio de sus atribuciones, de medidas que entren en conflicto con las disposiciones de este procedimiento, la Compañía adoptará todas las iniciativas apropiadas previstas por la normativa vigente.
Además, sin perjuicio de cualquier otra acción para proteger a la Compañía, el Director que realice actos de represalia o discriminatorios, directos o indirectos, contra quien haya realizado denuncias por motivos que estén relacionados, directa o indirectamente, con la propia denuncia, estará sujeto a la revocación de su mandato.
Se prevé una sanción similar para el Director que realice, con dolo o culpa grave, denuncias que resulten ser infundadas.
11. Protección de datos personales
Cada Denuncia puede contener los llamados datos personales, es decir, información directa o indirectamente vinculada a una persona física.
La Società, como Responsable del tratamiento, garantiza que dichas actividades de tratamiento se realizan de acuerdo con las disposiciones del Reg. UE 679/2016 (también “GDPR”) y las normativas nacionales vigentes.
Con respecto al Gestor de denuncias, Oplium Italia procederá a otorgar un encargo formal para el tratamiento de datos personales mediante la entrega de una carta de designación de acuerdo con el art. 29 GDPR.
La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales referidos en la Denuncia y la indicación puntual de las medidas de seguridad a aplicar.
En relación con la Plataforma de Denuncias, el proveedor de la Plataforma ha firmado el acuerdo de protección de datos según el art. 28 GDPR, mediante el cual se compromete a respetar las instrucciones proporcionadas por cada sociedad.
Los derechos previstos por los artículos de 15 a 22 GDPR (el derecho de acceso a los datos personales, el derecho de rectificación, el derecho a obtener su supresión o llamado derecho al olvido, el derecho a la limitación del tratamiento, el derecho a la portabilidad de los datos personales y el derecho de oposición al tratamiento) pueden ejercerse dentro de los límites de lo previsto por la normativa vigente, a través de los canales indicados en la política de privacidad según el art. 13 GDPR disponible a través de los canales de Denuncia y la sección específica del sitio web de la empresa.
11. Protección de datos personales
Cada Denuncia puede contener los llamados datos personales, es decir, información directa o indirectamente vinculada a una persona física.
La Società, como Responsable del tratamiento, garantiza que dichas actividades de tratamiento se realizan de acuerdo con las disposiciones del Reg. UE 679/2016 (también “GDPR”) y las normativas nacionales vigentes.
Con respecto al Gestor de denuncias, Oplium Italia procederá a otorgar un encargo formal para el tratamiento de datos personales mediante la entrega de una carta de designación de acuerdo con el art. 29 GDPR.
La carta prevé instrucciones específicas para el correcto tratamiento de los datos personales referidos en la Denuncia y la indicación puntual de las medidas de seguridad a aplicar.
En relación con la Plataforma de Denuncias, el proveedor de la Plataforma ha firmado el acuerdo de protección de datos según el art. 28 GDPR, mediante el cual se compromete a respetar las instrucciones proporcionadas por cada sociedad.
Los derechos previstos por los artículos de 15 a 22 GDPR (el derecho de acceso a los datos personales, el derecho de rectificación, el derecho a obtener su supresión o llamado derecho al olvido, el derecho a la limitación del tratamiento, el derecho a la portabilidad de los datos personales y el derecho de oposición al tratamiento) pueden ejercerse dentro de los límites de lo previsto por la normativa vigente, a través de los canales indicados en la política de privacidad según el art. 13 GDPR disponible a través de los canales de Denuncia y la sección específica del sitio web de la empresa.
12. Información y formación
El Procedimiento es objeto de publicación en el sitio web de la Sociedad en el enlace https://oplium.com/it/ y también está disponible en la carpeta "Documentación Oplium Italia" en el canal interno de Microsoft Teams "WikiOplium".
Se identifican las posibles iniciativas informativas para dar a conocer el presente Procedimiento a los posibles Informantes (por ejemplo, colaboradores, proveedores, clientes).
La Sociedad, con ocasión de la emisión del Procedimiento, así como periódicamente, organiza cursos de formación sobre el presente Procedimiento, incluso mediante la inserción de contenidos en cursos sobre cumplimiento y Código Ético.
12. Información y formación
El Procedimiento es objeto de publicación en el sitio web de la Sociedad en el enlace https://oplium.com/it/ y también está disponible en la carpeta "Documentación Oplium Italia" en el canal interno de Microsoft Teams "WikiOplium".
Se identifican las posibles iniciativas informativas para dar a conocer el presente Procedimiento a los posibles Informantes (por ejemplo, colaboradores, proveedores, clientes).
La Sociedad, con ocasión de la emisión del Procedimiento, así como periódicamente, organiza cursos de formación sobre el presente Procedimiento, incluso mediante la inserción de contenidos en cursos sobre cumplimiento y Código Ético.