Whistleblowing e Responsabilità sociale

Whistleblowing e Responsabilità sociale

Oplium Italia S.r.l. (di seguito “Oplium Italia” o “la Società”), in qualità di soggetto del settore privato che impiega almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato, dà attuazione alla disciplina in materia di whistleblowing ai sensi degli artt. 2, comma 1, lett. q), n. 1) e 3, comma 2, del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023.

Con la presente “Procedura per la gestione delle segnalazioni” (di seguito “Procedura”), la Società intende regolamentare l’utilizzo dei canali di segnalazione attivati in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.

Oplium Italia S.r.l. (di seguito “Oplium Italia” o “la Società”), in qualità di soggetto del settore privato che impiega almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato, dà attuazione alla disciplina in materia di whistleblowing ai sensi degli artt. 2, comma 1, lett. q), n. 1) e 3, comma 2, del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023.

Con la presente “Procedura per la gestione delle segnalazioni” (di seguito “Procedura”), la Società intende regolamentare l’utilizzo dei canali di segnalazione attivati in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.

1. Obiettivo

Oplium Italia S.r.l., società specializzata in servizi di cybersecurity, nata dalla joint venture tra Spindox S.p.A. (che detiene una quota pari al 51% del capitale sociale) e Oplium Ltda (che detiene una quota pari al 49% del capitale sociale), nel perseguimento dei propri obiettivi di business è da sempre sensibile all’esigenza di assicurare condizioni di correttezza e di trasparenza nella conduzione degli affari e si impegna a contrastare condotte illecite, sia attraverso la diffusione e la promozione di valori e principi etici, sia mediante l’effettiva attuazione di regole di condotta e processi di controllo, in linea con i requisiti fissati dalle normative applicabili e con le migliori prassi di riferimento. Per tale ragione la Società ha adottato e mantiene costantemente aggiornato un Codice Etico.

Al fine di rafforzare il proprio sistema organizzativo e di buon governo, Oplium Italia promuove e incentiva l’effettuazione di segnalazioni di illeciti e/o fatti (così come definiti al successivo par. 4), anche solo potenzialmente, contrari alla legge e alle normative interne aziendali da parte di chiunque, nel contesto lavorativo, ne abbia conoscenza.

La Procedura ha, dunque, lo scopo di disciplinare il processo di ricezione e gestione delle Segnalazioni pervenute attraverso i canali di seguito indicati, nonché definire le tutele e le misure di protezione poste a tutela dei Segnalanti.

In conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, i canali di segnalazione interna descritti nella Procedura nonché le modalità di funzionamento degli stessi sono stati comunicati alle organizzazioni sindacali.

1. Obiettivo

Oplium Italia S.r.l., società specializzata in servizi di cybersecurity, nata dalla joint venture tra Spindox S.p.A. (che detiene una quota pari al 51% del capitale sociale) e Oplium Ltda (che detiene una quota pari al 49% del capitale sociale), nel perseguimento dei propri obiettivi di business è da sempre sensibile all’esigenza di assicurare condizioni di correttezza e di trasparenza nella conduzione degli affari e si impegna a contrastare condotte illecite, sia attraverso la diffusione e la promozione di valori e principi etici, sia mediante l’effettiva attuazione di regole di condotta e processi di controllo, in linea con i requisiti fissati dalle normative applicabili e con le migliori prassi di riferimento. Per tale ragione la Società ha adottato e mantiene costantemente aggiornato un Codice Etico.

Al fine di rafforzare il proprio sistema organizzativo e di buon governo, Oplium Italia promuove e incentiva l’effettuazione di segnalazioni di illeciti e/o fatti (così come definiti al successivo par. 4), anche solo potenzialmente, contrari alla legge e alle normative interne aziendali da parte di chiunque, nel contesto lavorativo, ne abbia conoscenza.

La Procedura ha, dunque, lo scopo di disciplinare il processo di ricezione e gestione delle Segnalazioni pervenute attraverso i canali di seguito indicati, nonché definire le tutele e le misure di protezione poste a tutela dei Segnalanti.

In conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, i canali di segnalazione interna descritti nella Procedura nonché le modalità di funzionamento degli stessi sono stati comunicati alle organizzazioni sindacali.

2. Riferimenti normativi e regolamentari

La Procedura è finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (c.d. whistleblowing).

La presente Procedura disciplina le modalità di ricezione, gestione e trattamento delle segnalazioni aventi ad oggetto le violazioni del Codice Etico della società, nonché le violazioni di ulteriori normative europee e nazionali. Ogni trattamento di dati personali viene effettuato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – “GDPR”) e al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy).

La Procedura è stata redatta ispirandosi, oltre che al dettato normativo, alle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.” predisposte da ANAC e approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 e Delibera n. 478 del 26 novembre 2025.

2. Riferimenti normativi e regolamentari

La Procedura è finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (c.d. whistleblowing).

La presente Procedura disciplina le modalità di ricezione, gestione e trattamento delle segnalazioni aventi ad oggetto le violazioni del Codice Etico della società, nonché le violazioni di ulteriori normative europee e nazionali. Ogni trattamento di dati personali viene effettuato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – “GDPR”) e al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy).

La Procedura è stata redatta ispirandosi, oltre che al dettato normativo, alle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.” predisposte da ANAC e approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 e Delibera n. 478 del 26 novembre 2025.

3. Definizioni

Ai fini della corretta comprensione della Procedura di gestione delle segnalazioni è necessario definire il significato attribuito a termini qui utilizzati:

·       Segnalazione: comunicazione, scritta od orale, avente ad oggetto potenziali violazioni, effettuata tramite canali di segnalazione interni o esterni.

·       Segnalazione Whistleblowing: si tratta di segnalazione di violazioni che consistono in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato richiamate dall’art. 2, comma 1, lett. a) del D. Lgs. 24/2023.

·       Segnalazione Ordinaria: segnalazione che non rientra nel perimetro delle Segnalazioni Whistleblowing per l’ambito oggettivo o soggettivo, cioè le segnalazioni inerenti a temi diversi da quelli specificati al par. 4 o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 5 della Procedura o che presentino uno dei requisiti di esclusione previsti dal D. Lgs. 24/2023 o per le quali il Segnalante non abbia dichiarato la propria identità o non abbia dichiarato di voler beneficiare della riservatezza della sua identità e di avvalersi delle tutele previste dal D. Lgs. 24/2023.

·       Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite i canali di segnalazione istituiti dalla Società.

·       Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle Violazioni presentata tramite il canale di segnalazione esterna attivato da ANAC ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. n. 24/2023.

·       Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

·       ANAC: Autorità nazionale anticorruzione.

·       Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

·       Segnalante o Whistleblowe: la persona fisica che effettua la Segnalazione o la Divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

·       Segnalato: soggetto che, all’interno della Segnalazione, viene individuato quale responsabile dell’illecito o della violazione oggetto di Segnalazione.

·       Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

·       Facilitatore: la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

·       Gestore della segnalazione o Gestore: Piattaforma web accessibile all’indirizzo https://spindox.eticainsieme.it che consente di effettuare le Segnalazioni scritte in modo sicuro grazie alla crittografia e alla non accessibilità da parta di soggetti diversi dai Gestori della segnalazione.

·       Piattaforma: Piattaforma web accessibile all’indirizzo https://spindox.eticainsieme.it che consente di effettuare le Segnalazioni scritte in modo sicuro grazie alla crittografia e alla non accessibilità da parta di soggetti diversi dai Gestori della segnalazione.

·       Riscontro: comunicazione al Segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione.

·       Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

3. Definizioni

Ai fini della corretta comprensione della Procedura di gestione delle segnalazioni è necessario definire il significato attribuito a termini qui utilizzati:

·       Segnalazione: comunicazione, scritta od orale, avente ad oggetto potenziali violazioni, effettuata tramite canali di segnalazione interni o esterni.

·       Segnalazione Whistleblowing: si tratta di segnalazione di violazioni che consistono in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato richiamate dall’art. 2, comma 1, lett. a) del D. Lgs. 24/2023.

·       Segnalazione Ordinaria: segnalazione che non rientra nel perimetro delle Segnalazioni Whistleblowing per l’ambito oggettivo o soggettivo, cioè le segnalazioni inerenti a temi diversi da quelli specificati al par. 4 o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 5 della Procedura o che presentino uno dei requisiti di esclusione previsti dal D. Lgs. 24/2023 o per le quali il Segnalante non abbia dichiarato la propria identità o non abbia dichiarato di voler beneficiare della riservatezza della sua identità e di avvalersi delle tutele previste dal D. Lgs. 24/2023.

·       Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite i canali di segnalazione istituiti dalla Società.

·       Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle Violazioni presentata tramite il canale di segnalazione esterna attivato da ANAC ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. n. 24/2023.

·       Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

·       ANAC: Autorità nazionale anticorruzione.

·       Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

·       Segnalante o Whistleblowe: la persona fisica che effettua la Segnalazione o la Divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

·       Segnalato: soggetto che, all’interno della Segnalazione, viene individuato quale responsabile dell’illecito o della violazione oggetto di Segnalazione.

·       Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

·       Facilitatore: la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

·       Gestore della segnalazione o Gestore: Piattaforma web accessibile all’indirizzo https://spindox.eticainsieme.it che consente di effettuare le Segnalazioni scritte in modo sicuro grazie alla crittografia e alla non accessibilità da parta di soggetti diversi dai Gestori della segnalazione.

·       Piattaforma: Piattaforma web accessibile all’indirizzo https://spindox.eticainsieme.it che consente di effettuare le Segnalazioni scritte in modo sicuro grazie alla crittografia e alla non accessibilità da parta di soggetti diversi dai Gestori della segnalazione.

·       Riscontro: comunicazione al Segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione.

·       Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

4. Ambito di applicazione oggettivo

La Procedura adottata si applica a tutte le Segnalazioni pervenute tramite i canali definiti al par. 8.

Le Segnalazioni possono essere di due tipologie: “Segnalazioni Whistleblowing” e “Segnalazioni Ordinarie”.

Le Segnalazioni Whistleblowing sono esclusivamente quelle aventi ad oggetto:

·       violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea di cui al capo I -bis, del titolo I, del libro II del codice penale (Art. 275-bis “Violazione delle misure restrittive dell’Unione Europea”, Art. 275-ter “Violazione degli obblighi informativi”, Art. 275-quater “Violazione delle condizioni dell’autorizzazione allo svolgimento di attività”, Art. 275-quinquies “Violazione colposa di misure restrittive dell’Unione Europea”) nonché dell’articolo 12, comma 1 -bis , del decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286 (aggravante in caso di favoreggiamento dell'ingresso clandestino di persone fisiche designate, in violazione di un divieto o di un obbligo o di una restrizione imposta da una misura restrittiva dell’UE);

·       violazioni di disposizioni europee o nazionali di attuazione che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

·       violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno. Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;

·       violazioni del Codice Etico adottato da Oplium Italia da cui derivino violazioni di cui ai punti precedenti.

Tali Segnalazioni devono avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dei rapporti lavorativi intercorrenti con la Società.

La Segnalazione Whistleblowing non può consistere in rivendicazioni, contestazioni, richieste di carattere personale della persona segnalante o della persona che abbia sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le Segnalazioni Ordinarie sono le Segnalazioni che non rientrano nel perimetro delle Segnalazioni Whistleblowing per ambito oggettivo o soggettivo, ovvero le Segnalazioni inerenti a temi diversi da quelli sopra elencati o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 5 della presente Procedura.

Anche le Segnalazioni Ordinarie verranno gestite tutelando la riservatezza dell’identità del segnalante nel rispetto delle disposizioni specificatamente adottate in materia dalla Società e della presente Procedura.

4. Ambito di applicazione oggettivo

La Procedura adottata si applica a tutte le Segnalazioni pervenute tramite i canali definiti al par. 8.

Le Segnalazioni possono essere di due tipologie: “Segnalazioni Whistleblowing” e “Segnalazioni Ordinarie”.

Le Segnalazioni Whistleblowing sono esclusivamente quelle aventi ad oggetto:

·       violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea di cui al capo I -bis, del titolo I, del libro II del codice penale (Art. 275-bis “Violazione delle misure restrittive dell’Unione Europea”, Art. 275-ter “Violazione degli obblighi informativi”, Art. 275-quater “Violazione delle condizioni dell’autorizzazione allo svolgimento di attività”, Art. 275-quinquies “Violazione colposa di misure restrittive dell’Unione Europea”) nonché dell’articolo 12, comma 1 -bis , del decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286 (aggravante in caso di favoreggiamento dell'ingresso clandestino di persone fisiche designate, in violazione di un divieto o di un obbligo o di una restrizione imposta da una misura restrittiva dell’UE);

·       violazioni di disposizioni europee o nazionali di attuazione che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

·       violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno. Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;

·       violazioni del Codice Etico adottato da Oplium Italia da cui derivino violazioni di cui ai punti precedenti.

Tali Segnalazioni devono avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dei rapporti lavorativi intercorrenti con la Società.

La Segnalazione Whistleblowing non può consistere in rivendicazioni, contestazioni, richieste di carattere personale della persona segnalante o della persona che abbia sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le Segnalazioni Ordinarie sono le Segnalazioni che non rientrano nel perimetro delle Segnalazioni Whistleblowing per ambito oggettivo o soggettivo, ovvero le Segnalazioni inerenti a temi diversi da quelli sopra elencati o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 5 della presente Procedura.

Anche le Segnalazioni Ordinarie verranno gestite tutelando la riservatezza dell’identità del segnalante nel rispetto delle disposizioni specificatamente adottate in materia dalla Società e della presente Procedura.

5. Ambito di applicazione soggettivo: i soggetti tutelati

I soggetti che possono effettuare Segnalazioni e ricadono nell’ambito della tutela ai sensi del D. Lgs. 24/2023 sono:

·       i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali di Oplium Italia con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;

·       tutti i dipendenti, a tempo determinato e indeterminato;

·       tutti coloro che, a diverso titolo, intrattengono rapporti di lavoro, anche autonomi, di collaborazione con Oplium Italia, compresi: gli azionisti, i volontari e tirocinanti (retribuiti e non retribuiti), i somministrati, i liberi professionisti e i consulenti, gli agenti, gli intermediari, i fornitori e i partner commerciali;

·       i lavoratori o i collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere a favore di terzi presso Oplium Italia;

·       la persona che sia venuta a conoscenza della violazione durante il processo di candidatura o in altre fasi precontrattuali o anche durante il periodo di prova e dopo lo scioglimento del rapporto di lavoro se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico.

I soggetti a cui si possono estendere le misure di protezione del segnalante, sono:

·       i facilitatori;

·       le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

·       i colleghi di lavoro del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

·       gli enti di proprietà del Segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già indicate persone.

5. Ambito di applicazione soggettivo: i soggetti tutelati

I soggetti che possono effettuare Segnalazioni e ricadono nell’ambito della tutela ai sensi del D. Lgs. 24/2023 sono:

·       i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali di Oplium Italia con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;

·       tutti i dipendenti, a tempo determinato e indeterminato;

·       tutti coloro che, a diverso titolo, intrattengono rapporti di lavoro, anche autonomi, di collaborazione con Oplium Italia, compresi: gli azionisti, i volontari e tirocinanti (retribuiti e non retribuiti), i somministrati, i liberi professionisti e i consulenti, gli agenti, gli intermediari, i fornitori e i partner commerciali;

·       i lavoratori o i collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere a favore di terzi presso Oplium Italia;

·       la persona che sia venuta a conoscenza della violazione durante il processo di candidatura o in altre fasi precontrattuali o anche durante il periodo di prova e dopo lo scioglimento del rapporto di lavoro se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico.

I soggetti a cui si possono estendere le misure di protezione del segnalante, sono:

·       i facilitatori;

·       le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

·       i colleghi di lavoro del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

·       gli enti di proprietà del Segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già indicate persone.

6. Gestore della segnalazione

La ricezione e la gestione delle Segnalazioni sono affidate a un soggetto esterno alla Società, autonomo, imparziale e adeguatamente formato, competente nella gestione del canale di segnalazione e delle Segnalazioni (di seguito, il “Gestore”).

Tale soggetto è stato individuato nella Dott.ssa Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager di Spindox S.p.A.

Nell'individuazione del Gestore, la Società ha verificato l'assenza di situazioni di conflitto di interessi e la sussistenza dei requisiti di autonomia e indipendenza necessari per il corretto svolgimento dell'incarico. In particolare, è stata valutata la compatibilità dell'incarico con le ulteriori funzioni eventualmente ricoperte dal Gestore, al fine di evitare che il cumulo di incarichi possa compromettere l'efficacia della gestione delle Segnalazioni o l'obiettività delle relative valutazioni.

In ogni caso, il Gestore è tenuto ad astenersi dalla trattazione della Segnalazione qualora versi, anche solo potenzialmente, in una situazione di conflitto di interessi, ivi compresi i casi in cui coincida con la persona segnalante, con la persona coinvolta o comunque interessata dalla Segnalazione ovvero ricorra una situazione idonea a comprometterne l'obiettività e l'autonomia di giudizio.

In tali ipotesi, nonché nei casi di assenza o impedimento del Gestore, la gestione della Segnalazione è affidata a un soggetto sostituto, in possesso dei medesimi requisiti di autonomia, indipendenza, imparzialità, riservatezza e adeguata competenza richiesti per il Gestore, individuato da Oplium Italia nella persona di Nevio Sestini, CFO di Oplium Italia S.r.l.

Qualora, eccezionalmente, anche il sostituto versi in una situazione di conflitto di interessi o non possa svolgere l'incarico, resta ferma la facoltà della persona segnalante di ricorrere al canale di segnalazione esterna, nei casi e alle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023.

Il Gestore della segnalazione riceve formale incarico che comprende anche la lettera di designazione ad autorizzato ex artt. 29 Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e 2-quaterdecies D. Lgs. n. 196/2003 (anche “Codice Privacy”). La lettera prevede specifiche istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione, di cui la Società è Titolare del trattamento ex art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.

6. Gestore della segnalazione

La ricezione e la gestione delle Segnalazioni sono affidate a un soggetto esterno alla Società, autonomo, imparziale e adeguatamente formato, competente nella gestione del canale di segnalazione e delle Segnalazioni (di seguito, il “Gestore”).

Tale soggetto è stato individuato nella Dott.ssa Claudia Putzulu, Legal Manager & Labor Relations Manager di Spindox S.p.A.

Nell'individuazione del Gestore, la Società ha verificato l'assenza di situazioni di conflitto di interessi e la sussistenza dei requisiti di autonomia e indipendenza necessari per il corretto svolgimento dell'incarico. In particolare, è stata valutata la compatibilità dell'incarico con le ulteriori funzioni eventualmente ricoperte dal Gestore, al fine di evitare che il cumulo di incarichi possa compromettere l'efficacia della gestione delle Segnalazioni o l'obiettività delle relative valutazioni.

In ogni caso, il Gestore è tenuto ad astenersi dalla trattazione della Segnalazione qualora versi, anche solo potenzialmente, in una situazione di conflitto di interessi, ivi compresi i casi in cui coincida con la persona segnalante, con la persona coinvolta o comunque interessata dalla Segnalazione ovvero ricorra una situazione idonea a comprometterne l'obiettività e l'autonomia di giudizio.

In tali ipotesi, nonché nei casi di assenza o impedimento del Gestore, la gestione della Segnalazione è affidata a un soggetto sostituto, in possesso dei medesimi requisiti di autonomia, indipendenza, imparzialità, riservatezza e adeguata competenza richiesti per il Gestore, individuato da Oplium Italia nella persona di Nevio Sestini, CFO di Oplium Italia S.r.l.

Qualora, eccezionalmente, anche il sostituto versi in una situazione di conflitto di interessi o non possa svolgere l'incarico, resta ferma la facoltà della persona segnalante di ricorrere al canale di segnalazione esterna, nei casi e alle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023.

Il Gestore della segnalazione riceve formale incarico che comprende anche la lettera di designazione ad autorizzato ex artt. 29 Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e 2-quaterdecies D. Lgs. n. 196/2003 (anche “Codice Privacy”). La lettera prevede specifiche istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione, di cui la Società è Titolare del trattamento ex art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.

7. Caratteristiche della Segnalazione

La Segnalazione deve essere circostanziata e deve contenere – ove possibile - i seguenti elementi:

·      L’indicazione che si tratta di una Segnalazione Whistleblowing per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni; in caso di mancata indicazione la Segnalazione verrà trattata come ordinaria;

·      le generalità del soggetto che effettua la Segnalazione con indicazione dell’eventuale ruolo all’interno dell’azienda ovvero la società o l'ente presso cui si svolge la propria attività lavorativa, nonché il consenso - o meno – a rivelare l’identità dello stesso a soggetti diversi dal gestore della Segnalazione e/o all’ufficio del personale competente nella gestione del procedimento disciplinare;

·      una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della Segnalazione;

·      le circostanze di tempo e di luogo in cui in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;

·      le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;

·      l’indicazione dei beneficiari e dei danneggiati dall’illecito;

·      l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire in merito ai fatti oggetto della Segnalazione;

·      l’allegazione, ove possibile, di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;

·      ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro in merito alla sussistenza dei fatti segnalati.

·      In questa prospettiva è opportuno che le Segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi, al fine di consentire alla Società di effettuare le dovute verifiche.

Le Segnalazioni non possono riguardare notizie palesemente prive di fondamento, informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

7.1. Casi particolari

7.1.1. Segnalazioni anonime

Le Segnalazioni anonime, ossia quelle da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante, vengono prese in considerazione dal Gestore, a condizione che siano circostanziate e precise e che consentano di raccogliere riscontri oggettivi attraverso lo svolgimento dell’attività istruttoria da parte del Gestore.

Tali Segnalazioni saranno considerate come Segnalazioni Ordinarie e non troveranno applicazione le garanzie e tutele previste per le cd. Segnalazioni Whistleblowing, se non nel caso in cui il Segnalante dovesse successivamente essere identificato e dovesse subire una ritorsione.

Si incoraggia, in ogni caso, il ricorso a Segnalazioni nominative, ricordando che le modalità di gestione sono state progettate al fine di garantire la massima riservatezza del segnalante, nel pieno rispetto della normativa vigente.

7.1.2. Segnalazioni ricevute da soggetti diversi dal Gestore

Nell’ipotesi in cui una Segnalazione Whistleblowing sia ricevuta da un soggetto diverso dal Gestore, è onere del ricevente:

  1. trattare le informazioni di cui ha avuto conoscenza con modalità idonee a garantirne la piena riservatezza;

ii. contattare il Gestore – tramite canale orale – al fine di ricevere istruzioni circa le modalità di trasmissione della Segnalazione erroneamente pervenuta;

iii. trasmettere la Segnalazione al Gestore, senza ritardo, e comunque entro 7 (sette) giorni;

iv. successivamente alla comunicazione al Gestore, eliminare la Segnalazione dai propri dispositivi;

v. in caso di Segnalazione di ritorsioni, contattare ANAC – tramite i canali e con le modalità previste da tale ente sul proprio sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – al fine di ricevere istruzioni circa le modalità di trasmissione della Segnalazione erroneamente pervenuta.

7. Caratteristiche della Segnalazione

La Segnalazione deve essere circostanziata e deve contenere – ove possibile - i seguenti elementi:

·      L’indicazione che si tratta di una Segnalazione Whistleblowing per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni; in caso di mancata indicazione la Segnalazione verrà trattata come ordinaria;

·      le generalità del soggetto che effettua la Segnalazione con indicazione dell’eventuale ruolo all’interno dell’azienda ovvero la società o l'ente presso cui si svolge la propria attività lavorativa, nonché il consenso - o meno – a rivelare l’identità dello stesso a soggetti diversi dal gestore della Segnalazione e/o all’ufficio del personale competente nella gestione del procedimento disciplinare;

·      una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della Segnalazione;

·      le circostanze di tempo e di luogo in cui in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;

·      le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;

·      l’indicazione dei beneficiari e dei danneggiati dall’illecito;

·      l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire in merito ai fatti oggetto della Segnalazione;

·      l’allegazione, ove possibile, di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;

·      ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro in merito alla sussistenza dei fatti segnalati.

·      In questa prospettiva è opportuno che le Segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi, al fine di consentire alla Società di effettuare le dovute verifiche.

Le Segnalazioni non possono riguardare notizie palesemente prive di fondamento, informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

7.1. Casi particolari

7.1.1. Segnalazioni anonime

Le Segnalazioni anonime, ossia quelle da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante, vengono prese in considerazione dal Gestore, a condizione che siano circostanziate e precise e che consentano di raccogliere riscontri oggettivi attraverso lo svolgimento dell’attività istruttoria da parte del Gestore.

Tali Segnalazioni saranno considerate come Segnalazioni Ordinarie e non troveranno applicazione le garanzie e tutele previste per le cd. Segnalazioni Whistleblowing, se non nel caso in cui il Segnalante dovesse successivamente essere identificato e dovesse subire una ritorsione.

Si incoraggia, in ogni caso, il ricorso a Segnalazioni nominative, ricordando che le modalità di gestione sono state progettate al fine di garantire la massima riservatezza del segnalante, nel pieno rispetto della normativa vigente.

7.1.2. Segnalazioni ricevute da soggetti diversi dal Gestore

Nell’ipotesi in cui una Segnalazione Whistleblowing sia ricevuta da un soggetto diverso dal Gestore, è onere del ricevente:

  1. trattare le informazioni di cui ha avuto conoscenza con modalità idonee a garantirne la piena riservatezza;

ii. contattare il Gestore – tramite canale orale – al fine di ricevere istruzioni circa le modalità di trasmissione della Segnalazione erroneamente pervenuta;

iii. trasmettere la Segnalazione al Gestore, senza ritardo, e comunque entro 7 (sette) giorni;

iv. successivamente alla comunicazione al Gestore, eliminare la Segnalazione dai propri dispositivi;

v. in caso di Segnalazione di ritorsioni, contattare ANAC – tramite i canali e con le modalità previste da tale ente sul proprio sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing – al fine di ricevere istruzioni circa le modalità di trasmissione della Segnalazione erroneamente pervenuta.

8. I canali di segnalazione

8.1. I canali interni

Oplium Italia, al fine di perseguire l’obiettivo dichiarato al precedente paragrafo 1, ha istituito due canali di segnalazione interna utilizzabili dai destinatari in maniera alternativa.

Canale di Segnalazione in forma scritta: Piattaforma “eticainsieme”.

La Società ha attivato un canale informatico accessibile da qualsiasi browser (anche da dispositivi mobili) che consente di inviare segnalazioni per iscritto ed è disponibile al seguente link: https://spindox.eticainsieme.it

La piattaforma di Segnalazione, dotata di misure di sicurezza tecniche adeguate agli standard di cui all’art. 32 GDPR, risiede su server – situato nell’Unione Europea – di un soggetto terzo e prevede un percorso guidato per il segnalante che consentirà allo stesso di inserire le informazioni necessarie per la ricostruzione e valutazione dei fatti e l’utilizzo di misure di crittografia, che garantiscono la riservatezza non solo del segnalante, ma anche del facilitatore, della persona coinvolta o comunque menzionata nella Segnalazione nonché del contenuto della Segnalazione e della documentazione.

Canale di segnalazione in forma orale: contatto telefonico al numero +39 3442063500.

8.1.1.1. Segnalazioni in forma scritta

Con particolare riferimento al canale di Segnalazione in forma scritta, la Società ha adottato la piattaforma di Segnalazione (eticainsieme), disponibile al seguente indirizzo: https://spindox.eticainsieme.it che informerà automaticamente dell’invio della Segnalazione il Gestore, unico soggetto titolato ad accedere alla piattaforma e a prendere visione delle Segnalazioni.

In caso di utilizzo della piattaforma, il segnalante dovrà rispondere ad alcune domande, aperte e chiuse, che permetteranno al Gestore di approfondire l’oggetto della stessa oltre che, se correttamente compilate, di rispettare i requisiti richiesti dalla legge per le Segnalazioni whistleblowing.

La piattaforma consente anche di effettuare l’upload della documentazione che il segnalante ritiene opportuno portare all’attenzione del Gestore a supporto della propria Segnalazione.

Lo strumento consente, inoltre, l’interazione mediante messaggistica interna alla piattaforma, tra il segnalante e il Gestore della Segnalazione, al fine di approfondire i temi oggetto di comunicazione o integrare/rettificare le informazioni precedentemente rese.

La Piattaforma consente, altresì, al segnalante di essere sempre aggiornato sullo stato della Segnalazione trasmessa e di ottenerne il Riscontro.

Al termine della procedura di Segnalazione la Piattaforma, infatti, fornirà al segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e, pertanto, alla propria Segnalazione per:

·      monitorarne lo stato di avanzamento;

·      integrare la propria Segnalazione con ulteriori elementi fattuali o altra documentazione;

·      avere un contatto diretto con il Gestore avviando anche un eventuale scambio di richieste e informazioni;

·      ottenere il Riscontro dal Gestore.

La perdita del codice non ha effetti sulla Segnalazione, che sarà comunque processata nei tempi e nei modi stabiliti dalla presente Procedura.

La disponibilità del codice è essenziale per poter accedere in qualsiasi istante alla propria Segnalazione, al fine di monitorare lo stato di avanzamento, per fornire informazioni ulteriori rispetto a quanto già segnalato e prendere conoscenza del Riscontro. In mancanza dello stesso, tali operazioni non saranno disponibili.

In tali casi, per motivi di riservatezza a tutela del Segnalante, il codice correlato a ciascuna Segnalazione non potrà essere recuperato in alcun modo. Ove si ritenga opportuno fornire nuove informazioni di cui si è avuta conoscenza o conoscere gli esiti dell’istruttoria, è comunque possibile aprire una nuova Segnalazione.

8.1.1.2. Segnalazioni in forma orale

Con particolare riferimento al canale di Segnalazione in forma orale, è possibile contattare il Gestore della Segnalazione tramite il seguente numero: +39 3442063500

Occorrerà chiamare il numero di telefono sopra indicato nelle fasce orarie 9.00 – 18.30 dal lunedì al venerdì, giorni festivi esclusi, al fine di esporre la propria segnalazione o fissare eventualmente un appuntamento (in presenza o in video conferenza) con il Gestore della Segnalazione.

Durante la telefonata, il segnalante dovrà indicare:

Al termine della procedura di Segnalazione la Piattaforma, infatti, fornirà al segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e, pertanto, alla propria Segnalazione per:

·      i propri dati di contatto, avendo cura di non specificare il proprio nominativo;

·      la volontà di esporre telefonicamente la propria segnalazione o di incontrare il Gestore di persona oppure di programmare una videochiamata (in queste ultime due ipotesi il Gestore avrà cura di fissare un appuntamento entro 7 giorni dal primo contatto).

Nel corso del colloquio telefonico o in videochiamata, il Gestore richiederà al segnalante le informazioni necessarie per acquisire e valutare la Segnalazione, in conformità ai quesiti presenti sulla Piattaforma online, e avrà cura di registrarle in essa. Completata la registrazione, il Gestore comunicherà al segnalante il codice di 16 cifre automaticamente generato dalla Piattaforma, attraverso cui il Segnalante potrà successivamente autonomamente accedere per monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione e interloquire con il Gestore. Qualora il Segnalante sia impossibilitato ad accedere alla Piattaforma, potrà richiedere un ulteriore incontro per fornire ulteriori informazioni o ottenere il Riscontro.

Nel caso di incontro in presenza, la Segnalazione potrà essere raccolta e verbalizzata in un documento verificato e sottoscritto dal segnalante e/o la Segnalazione sarà registrata in Piattaforma nel corso dell’incontro.

8.1.1.3. Gestione della segnalazione

La gestione della Segnalazione segue le tempistiche e modalità sottoindicate:

·     entro 7 (sette) giorni dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore invierà al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione, utilizzando il canale della segnalazione. Nel caso di segnalazione orale (richiesta di incontro e/o utilizzo linea telefonica), la ricezione della segnalazione è contestuale all’inserimento della Segnalazione in Piattaforma e in tale occasione verrà rilasciato al Segnalante il Codice personale associato alla Segnalazione Whistleblowing.

·     il Gestore avvia la fase di istruttoria e classifica la Segnalazione come “Whistleblowing” o “Ordinaria”.  Con riferimento alle sole Segnalazioni Ordinarie, laddove vi sia altra funzione aziendale competente, il Gestore provvede contestualmente all’inoltro della stessa, adottando misure idonee a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Diversamente, procederà alla gestione della stessa come da Procedura;

·     entro 3 (tre) mesi,  decorrenti dalla data di avviso di ricevimento, il Gestore fornisce un Riscontro al segnalante.

Il Gestore dà diligente seguito alla Segnalazione, svolgendo l’attività di verifica della fondatezza con pieno accesso a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento del compito. Ai fini dell’attività di verifica, il Gestore potrà conferire mandato di approfondimento ad uffici interni e/o a soggetti terzi, avendo cura di:

·     conferire mandato formale, definendo il perimetro di azione e precisando le informazioni che intende ottenere dall’approfondimento richiesto;

·     omettere qualsiasi informazione che possa, anche indirettamente, ricondurre all’identità del segnalante o al contenuto della Segnalazione;

·     omettere qualsiasi informazione relativa al Segnalato, laddove non strettamente necessaria al corretto svolgimento dell’incarico affidato;

·     ribadire al soggetto incaricato l’obbligo di riservatezza dei dati trattati (nel caso di soggetti esterni, detto obbligo dovrà essere formalizzato).

Nelle ipotesi in cui per ragioni istruttorie si renda necessario rendere edotti del contenuto della Segnalazione e/o della documentazione ad essa allegata altri soggetti, il Gestore provvede ad oscurare i dati personali del Segnalante, nonché degli altri soggetti la cui identità deve essere riservata (quali, il Facilitatore, il Segnalato, le altre persone menzionate nella Segnalazione).

In ogni caso le generalità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, non verranno rivelate a soggetti terzi diversi dal Gestore senza il consenso del Segnalante, fatte salve le ipotesi eccezionali di seguito dettagliate:

·     nell’ambito del procedimento dinnanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante può essere rivelata successivamente alla chiusura della fase istruttoria;

·     nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto ex art. 329 c.p.p. (fino a quando l'imputato o l'indagato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari).

Nell’ambito del procedimento disciplinare a carico del Segnalato:

·     l’identità del Segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;

·     qualora la Segnalazione sia fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile nel procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

8.1.1.4. Archiviazione: chiusura della Segnalazione e conservazione della documentazione

All’esito dell’istruttoria, il Gestore redigerà una relazione prendendo uno o più dei seguenti provvedimenti:

·     archiviazione della Segnalazione per insufficienza di elementi;

·     archiviazione della Segnalazione per irrilevanza dei fatti segnalati;

·     proposta di modifica al Codice Etico o ad altre procedure interne;

·     proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori - conformemente a quanto previsto dal sistema disciplinare e sanzionatorio vigente - nei confronti dei soggetti Segnalati e di cui sia stata riconosciuta la commissione di una violazione, illecito o irregolarità;

·     proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori - conformemente a quanto previsto sistema disciplinare e sanzionatorio vigente e dalla presente Procedura – nei confronti dei Segnalanti che abbiano effettuato Segnalazioni infondate, basate su circostanze fattuali non vere ed effettuate con dolo o colpa grave.

8.1.1.5. Conservazione della documentazione

Conformemente a quanto previsto dalla normativa vigente, la Segnalazione e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della stessa e comunque non oltre 5 anni dalla chiusura del processo di gestione nella Piattaforma.

I supporti originali delle Segnalazioni pervenute attraverso la linea telefonica dedicata e/o attraverso la richiesta di audizione e/o altre modalità sono conservati dal Gestore, oltre che attraverso il caricamento sulla Piattaforma sull’apposita sezione competente, anche in apposito ambiente protetto.

8.2. Canale esterno e divulgazione pubblica

Fermo restando che i Segnalanti sono invitati in virtù dei principi di trasparenza, lealtà, fiducia e collaborazione che caratterizzano il rapporto con la Società a ricorrere ad uno dei canali di Segnalazione interna messi a disposizione da Oplium Italia, il Segnalante può effettuare:

  1. una segnalazione esterna all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

  • non sia stato attivato il canale Segnalazione interna o, se attivato, il canale posto a disposizione del segnalante non sia conforme a quanto richiesto dalla normativa;

  • è già stata effettuata una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione può costituire un pericolo immanente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di Segnalazione esterna è attivato presso l’ANAC, che pubblica sul proprio sito internet, in una sezione dedicata e facilmente accessibile, le informazioni necessarie per l’invio della Segnalazione: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.


  1. una divulgazione pubblica rendendo di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone

La protezione per colui che effettua una divulgazione pubblica ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023 ricorre qualora sussista una delle seguenti condizioni:

  • il segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste per le segnalazioni interne ed esterne e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla normativa in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

8. I canali di segnalazione

8.1. I canali interni

Oplium Italia, al fine di perseguire l’obiettivo dichiarato al precedente paragrafo 1, ha istituito due canali di segnalazione interna utilizzabili dai destinatari in maniera alternativa.

Canale di Segnalazione in forma scritta: Piattaforma “eticainsieme”.

La Società ha attivato un canale informatico accessibile da qualsiasi browser (anche da dispositivi mobili) che consente di inviare segnalazioni per iscritto ed è disponibile al seguente link: https://spindox.eticainsieme.it

La piattaforma di Segnalazione, dotata di misure di sicurezza tecniche adeguate agli standard di cui all’art. 32 GDPR, risiede su server – situato nell’Unione Europea – di un soggetto terzo e prevede un percorso guidato per il segnalante che consentirà allo stesso di inserire le informazioni necessarie per la ricostruzione e valutazione dei fatti e l’utilizzo di misure di crittografia, che garantiscono la riservatezza non solo del segnalante, ma anche del facilitatore, della persona coinvolta o comunque menzionata nella Segnalazione nonché del contenuto della Segnalazione e della documentazione.

Canale di segnalazione in forma orale: contatto telefonico al numero +39 3442063500.

8.1.1.1. Segnalazioni in forma scritta

Con particolare riferimento al canale di Segnalazione in forma scritta, la Società ha adottato la piattaforma di Segnalazione (eticainsieme), disponibile al seguente indirizzo: https://spindox.eticainsieme.it che informerà automaticamente dell’invio della Segnalazione il Gestore, unico soggetto titolato ad accedere alla piattaforma e a prendere visione delle Segnalazioni.

In caso di utilizzo della piattaforma, il segnalante dovrà rispondere ad alcune domande, aperte e chiuse, che permetteranno al Gestore di approfondire l’oggetto della stessa oltre che, se correttamente compilate, di rispettare i requisiti richiesti dalla legge per le Segnalazioni whistleblowing.

La piattaforma consente anche di effettuare l’upload della documentazione che il segnalante ritiene opportuno portare all’attenzione del Gestore a supporto della propria Segnalazione.

Lo strumento consente, inoltre, l’interazione mediante messaggistica interna alla piattaforma, tra il segnalante e il Gestore della Segnalazione, al fine di approfondire i temi oggetto di comunicazione o integrare/rettificare le informazioni precedentemente rese.

La Piattaforma consente, altresì, al segnalante di essere sempre aggiornato sullo stato della Segnalazione trasmessa e di ottenerne il Riscontro.

Al termine della procedura di Segnalazione la Piattaforma, infatti, fornirà al segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e, pertanto, alla propria Segnalazione per:

·      monitorarne lo stato di avanzamento;

·      integrare la propria Segnalazione con ulteriori elementi fattuali o altra documentazione;

·      avere un contatto diretto con il Gestore avviando anche un eventuale scambio di richieste e informazioni;

·      ottenere il Riscontro dal Gestore.

La perdita del codice non ha effetti sulla Segnalazione, che sarà comunque processata nei tempi e nei modi stabiliti dalla presente Procedura.

La disponibilità del codice è essenziale per poter accedere in qualsiasi istante alla propria Segnalazione, al fine di monitorare lo stato di avanzamento, per fornire informazioni ulteriori rispetto a quanto già segnalato e prendere conoscenza del Riscontro. In mancanza dello stesso, tali operazioni non saranno disponibili.

In tali casi, per motivi di riservatezza a tutela del Segnalante, il codice correlato a ciascuna Segnalazione non potrà essere recuperato in alcun modo. Ove si ritenga opportuno fornire nuove informazioni di cui si è avuta conoscenza o conoscere gli esiti dell’istruttoria, è comunque possibile aprire una nuova Segnalazione.

8.1.1.2. Segnalazioni in forma orale

Con particolare riferimento al canale di Segnalazione in forma orale, è possibile contattare il Gestore della Segnalazione tramite il seguente numero: +39 3442063500

Occorrerà chiamare il numero di telefono sopra indicato nelle fasce orarie 9.00 – 18.30 dal lunedì al venerdì, giorni festivi esclusi, al fine di esporre la propria segnalazione o fissare eventualmente un appuntamento (in presenza o in video conferenza) con il Gestore della Segnalazione.

Durante la telefonata, il segnalante dovrà indicare:

Al termine della procedura di Segnalazione la Piattaforma, infatti, fornirà al segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e, pertanto, alla propria Segnalazione per:

·      i propri dati di contatto, avendo cura di non specificare il proprio nominativo;

·      la volontà di esporre telefonicamente la propria segnalazione o di incontrare il Gestore di persona oppure di programmare una videochiamata (in queste ultime due ipotesi il Gestore avrà cura di fissare un appuntamento entro 7 giorni dal primo contatto).

Nel corso del colloquio telefonico o in videochiamata, il Gestore richiederà al segnalante le informazioni necessarie per acquisire e valutare la Segnalazione, in conformità ai quesiti presenti sulla Piattaforma online, e avrà cura di registrarle in essa. Completata la registrazione, il Gestore comunicherà al segnalante il codice di 16 cifre automaticamente generato dalla Piattaforma, attraverso cui il Segnalante potrà successivamente autonomamente accedere per monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione e interloquire con il Gestore. Qualora il Segnalante sia impossibilitato ad accedere alla Piattaforma, potrà richiedere un ulteriore incontro per fornire ulteriori informazioni o ottenere il Riscontro.

Nel caso di incontro in presenza, la Segnalazione potrà essere raccolta e verbalizzata in un documento verificato e sottoscritto dal segnalante e/o la Segnalazione sarà registrata in Piattaforma nel corso dell’incontro.

8.1.1.3. Gestione della segnalazione

La gestione della Segnalazione segue le tempistiche e modalità sottoindicate:

·     entro 7 (sette) giorni dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore invierà al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione, utilizzando il canale della segnalazione. Nel caso di segnalazione orale (richiesta di incontro e/o utilizzo linea telefonica), la ricezione della segnalazione è contestuale all’inserimento della Segnalazione in Piattaforma e in tale occasione verrà rilasciato al Segnalante il Codice personale associato alla Segnalazione Whistleblowing.

·     il Gestore avvia la fase di istruttoria e classifica la Segnalazione come “Whistleblowing” o “Ordinaria”.  Con riferimento alle sole Segnalazioni Ordinarie, laddove vi sia altra funzione aziendale competente, il Gestore provvede contestualmente all’inoltro della stessa, adottando misure idonee a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Diversamente, procederà alla gestione della stessa come da Procedura;

·     entro 3 (tre) mesi,  decorrenti dalla data di avviso di ricevimento, il Gestore fornisce un Riscontro al segnalante.

Il Gestore dà diligente seguito alla Segnalazione, svolgendo l’attività di verifica della fondatezza con pieno accesso a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento del compito. Ai fini dell’attività di verifica, il Gestore potrà conferire mandato di approfondimento ad uffici interni e/o a soggetti terzi, avendo cura di:

·     conferire mandato formale, definendo il perimetro di azione e precisando le informazioni che intende ottenere dall’approfondimento richiesto;

·     omettere qualsiasi informazione che possa, anche indirettamente, ricondurre all’identità del segnalante o al contenuto della Segnalazione;

·     omettere qualsiasi informazione relativa al Segnalato, laddove non strettamente necessaria al corretto svolgimento dell’incarico affidato;

·     ribadire al soggetto incaricato l’obbligo di riservatezza dei dati trattati (nel caso di soggetti esterni, detto obbligo dovrà essere formalizzato).

Nelle ipotesi in cui per ragioni istruttorie si renda necessario rendere edotti del contenuto della Segnalazione e/o della documentazione ad essa allegata altri soggetti, il Gestore provvede ad oscurare i dati personali del Segnalante, nonché degli altri soggetti la cui identità deve essere riservata (quali, il Facilitatore, il Segnalato, le altre persone menzionate nella Segnalazione).

In ogni caso le generalità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, non verranno rivelate a soggetti terzi diversi dal Gestore senza il consenso del Segnalante, fatte salve le ipotesi eccezionali di seguito dettagliate:

·     nell’ambito del procedimento dinnanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante può essere rivelata successivamente alla chiusura della fase istruttoria;

·     nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto ex art. 329 c.p.p. (fino a quando l'imputato o l'indagato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari).

Nell’ambito del procedimento disciplinare a carico del Segnalato:

·     l’identità del Segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;

·     qualora la Segnalazione sia fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile nel procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

8.1.1.4. Archiviazione: chiusura della Segnalazione e conservazione della documentazione

All’esito dell’istruttoria, il Gestore redigerà una relazione prendendo uno o più dei seguenti provvedimenti:

·     archiviazione della Segnalazione per insufficienza di elementi;

·     archiviazione della Segnalazione per irrilevanza dei fatti segnalati;

·     proposta di modifica al Codice Etico o ad altre procedure interne;

·     proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori - conformemente a quanto previsto dal sistema disciplinare e sanzionatorio vigente - nei confronti dei soggetti Segnalati e di cui sia stata riconosciuta la commissione di una violazione, illecito o irregolarità;

·     proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori - conformemente a quanto previsto sistema disciplinare e sanzionatorio vigente e dalla presente Procedura – nei confronti dei Segnalanti che abbiano effettuato Segnalazioni infondate, basate su circostanze fattuali non vere ed effettuate con dolo o colpa grave.

8.1.1.5. Conservazione della documentazione

Conformemente a quanto previsto dalla normativa vigente, la Segnalazione e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della stessa e comunque non oltre 5 anni dalla chiusura del processo di gestione nella Piattaforma.

I supporti originali delle Segnalazioni pervenute attraverso la linea telefonica dedicata e/o attraverso la richiesta di audizione e/o altre modalità sono conservati dal Gestore, oltre che attraverso il caricamento sulla Piattaforma sull’apposita sezione competente, anche in apposito ambiente protetto.

8.2. Canale esterno e divulgazione pubblica

Fermo restando che i Segnalanti sono invitati in virtù dei principi di trasparenza, lealtà, fiducia e collaborazione che caratterizzano il rapporto con la Società a ricorrere ad uno dei canali di Segnalazione interna messi a disposizione da Oplium Italia, il Segnalante può effettuare:

  1. una segnalazione esterna all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

  • non sia stato attivato il canale Segnalazione interna o, se attivato, il canale posto a disposizione del segnalante non sia conforme a quanto richiesto dalla normativa;

  • è già stata effettuata una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione può costituire un pericolo immanente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di Segnalazione esterna è attivato presso l’ANAC, che pubblica sul proprio sito internet, in una sezione dedicata e facilmente accessibile, le informazioni necessarie per l’invio della Segnalazione: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.


  1. una divulgazione pubblica rendendo di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone

La protezione per colui che effettua una divulgazione pubblica ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023 ricorre qualora sussista una delle seguenti condizioni:

  • il segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste per le segnalazioni interne ed esterne e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla normativa in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

9. Protezione dei segnalanti e dei segnalati

Oplium Italia, fermamente convinta dell’importanza del sistema di Segnalazione per la lotta a comportamenti illeciti o irregolari, garantisce il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, dirette o indirette, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.

A titolo esemplificativo, ogni segnalante è tutelato nei casi di:

  • licenziamento, sospensione o misure equivalenti;

  • retrocessione di grado o mancata promozione;

  • mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro;

  • sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

  • note di merito negative o referenze negative;

  • adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

  • coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;

  • discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

  • mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

  • mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

  • danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

  • inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

  • conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

  • annullamento di una licenza o di un permesso;

  • richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici;

  • pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati;

  • valutazione della performance artatamente negativa;

  • revoca ingiustificata di incarichi;

  • ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto;

  • reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi).

L’applicazione del regime di protezione contro le ritorsioni prevista dal decreto è subordinata ad alcune condizioni e requisiti:

  • Il soggetto ha segnalato, denunciato o ha effettuato la divulgazione pubblica in base ad una convinzione ragionevole che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate o denunciate, siano veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del decreto.

  • La Segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata nel rispetto della disciplina prevista dal D. Lgs. 24/2023

  • È necessario un rapporto di consequenzialità tra Segnalazione, divulgazione e denuncia effettuata e le misure ritorsive subite.

  • Non sono sufficienti invece i meri sospetti o le “voci di corridoio”.

Non rilevano la certezza dei fatti né i motivi personali che hanno indotto il soggetto a segnalare, a denunciare o effettuare la divulgazione pubblica.

In difetto di tali condizioni:

  • le Segnalazioni, divulgazioni pubbliche e denunce non rientrano nell’ambito della disciplina di whistleblowing e quindi la tutela prevista non si applica a chi segnala, denuncia o effettua la divulgazione pubblica;

  • analogamente si esclude la protezione riconosciuta ai soggetti diversi, che in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, subiscono indirettamente ritorsioni.

La già menzionata tutela si applica ai Segnalanti e si estende ai seguenti soggetti:

  • i Facilitatori;

  • le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

  • i colleghi di lavoro della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

  • gli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle sopraindicate persone.

La tutela dei Segnalanti si applica anche qualora la Segnalazione avvenga nei seguenti casi:

  • quando il rapporto giuridico (ad es. rapporto di lavoro subordinato, di collaborazione, di consulenza, di fornitura etc.) non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

  • durante il periodo di prova;

  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

La tutela non trova applicazione nei casi in cui è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei di casi di dolo o colpa grave.

9. Protezione dei segnalanti e dei segnalati

Oplium Italia, fermamente convinta dell’importanza del sistema di Segnalazione per la lotta a comportamenti illeciti o irregolari, garantisce il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, dirette o indirette, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.

A titolo esemplificativo, ogni segnalante è tutelato nei casi di:

  • licenziamento, sospensione o misure equivalenti;

  • retrocessione di grado o mancata promozione;

  • mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro;

  • sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

  • note di merito negative o referenze negative;

  • adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

  • coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;

  • discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

  • mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

  • mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

  • danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

  • inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

  • conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

  • annullamento di una licenza o di un permesso;

  • richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici;

  • pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati;

  • valutazione della performance artatamente negativa;

  • revoca ingiustificata di incarichi;

  • ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto;

  • reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi).

L’applicazione del regime di protezione contro le ritorsioni prevista dal decreto è subordinata ad alcune condizioni e requisiti:

  • Il soggetto ha segnalato, denunciato o ha effettuato la divulgazione pubblica in base ad una convinzione ragionevole che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate o denunciate, siano veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del decreto.

  • La Segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata nel rispetto della disciplina prevista dal D. Lgs. 24/2023

  • È necessario un rapporto di consequenzialità tra Segnalazione, divulgazione e denuncia effettuata e le misure ritorsive subite.

  • Non sono sufficienti invece i meri sospetti o le “voci di corridoio”.

Non rilevano la certezza dei fatti né i motivi personali che hanno indotto il soggetto a segnalare, a denunciare o effettuare la divulgazione pubblica.

In difetto di tali condizioni:

  • le Segnalazioni, divulgazioni pubbliche e denunce non rientrano nell’ambito della disciplina di whistleblowing e quindi la tutela prevista non si applica a chi segnala, denuncia o effettua la divulgazione pubblica;

  • analogamente si esclude la protezione riconosciuta ai soggetti diversi, che in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, subiscono indirettamente ritorsioni.

La già menzionata tutela si applica ai Segnalanti e si estende ai seguenti soggetti:

  • i Facilitatori;

  • le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

  • i colleghi di lavoro della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

  • gli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle sopraindicate persone.

La tutela dei Segnalanti si applica anche qualora la Segnalazione avvenga nei seguenti casi:

  • quando il rapporto giuridico (ad es. rapporto di lavoro subordinato, di collaborazione, di consulenza, di fornitura etc.) non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

  • durante il periodo di prova;

  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

La tutela non trova applicazione nei casi in cui è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei di casi di dolo o colpa grave.

10. Il sistema sanzionatorio

Il mancato rispetto della Procedura comporta l’applicazione del presente sistema disciplinare. Oplium Italia intraprenderà, pertanto, ogni più opportuna azione disciplinare nei confronti:A titolo esemplificativo, ogni segnalante è tutelato nei casi di:

  • del Segnalante, in caso di abuso dello strumento di Segnalazione,

  • dei Segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati,

  • del Gestore nel caso di mancato rispetto della presente procedura,

  • di coloro i quali violano la tutela della riservatezza del Segnalante e i divieti di ritorsione posti a tutela del Segnalante stesso.

Nello specifico, la Società ha previsto sanzioni nei confronti di coloro che si accertano responsabili degli illeciti di cui all’art. 21, comma 1, D. Lgs. n. 24/2023, ovverosia:

  • commissione di ritorsioni;

  • ostacolo o tentativo di ostacolo alla Segnalazione;

  • violazione dell’obbligo riservatezza;

  • mancata istituzione canali di Segnalazione;

  • mancata adozione di procedure per l’effettuazione e la gestione della Segnalazione;

  • adozione di procedure non conformi al D. Lgs. n. 24/2023;

  • mancato svolgimento delle attività di verifica e di analisi della Segnalazione;

  • responsabilità penale accertata del segnalante, anche con sentenza di condanna in primo grado, per i reati di diffamazione e calunnia;

  • responsabilità civile del segnalante, nei casi di dolo o colpa grave, per i medesimi reati di cui sopra.

10.1. Il sistema sanzionatorio per i dipendenti di livello non dirigenziale

La violazione, infrazione, elusione, imperfetta o parziale applicazione delle disposizioni inerenti al Sistema Whistleblowing indicate nella Procedura da parte dei dipendenti della Società costituisce un illecito disciplinare sanzionabile.

Tali violazioni possono dar luogo, secondo la gravità dell’infrazione, all’applicazione di provvedimenti disciplinari in conformità con quanto disposto dall’art. 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (c.d. “Statuto dei Lavoratori”) e successive modifiche ed integrazioni.

Nello specifico, per i dipendenti di livello non dirigenziale, tali provvedimenti sono quelli previsti dalle norme disciplinari di cui al CCNL Metalmeccanici (industria), applicati alla Società e, precisamente:

  1. richiamo verbale;

  2. ammonizione scritta;

  3. multa non superiore a tre ore di retribuzione oraria calcolata sul minimo tabellare;

  4. sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giorni;

  5. licenziamento.

10.2. Il sistema sanzionatorio per i Dirigenti

Per il personale con carica dirigenziale, si applica la normativa di cui al CCNL Dirigenti (industria).

È passibile di licenziamento il dirigente che compia atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di chi abbia effettuato segnalazioni secondo la presente procedura per motivi che siano collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione stessa.

Analoga sanzione è prevista per il dirigente che effettui con dolo o colpa grave segnalazioni di cui alla presente procedura che si rivelano infondate.

10.3. Misure nei confronti degli Amministratori

Oplium Italia valuta con estremo rigore le infrazioni alla presente procedura poste in essere da coloro che rappresentano il vertice della Società e ne manifestano dunque l’immagine verso le Istituzioni, i dipendenti, gli azionisti ed il pubblico. La formazione ed il consolidamento di un’etica aziendale sensibile ai valori della correttezza e della trasparenza presuppongono, anzitutto, che tali valori siano acquisiti e rispettati da coloro che guidano le scelte aziendali, in modo da costituire esempio e stimolo per tutti coloro che, a qualsiasi livello, operano per la Società.

In caso di violazione da parte degli Amministratori delle procedure interne o di adozione, nell’esercizio delle proprie attribuzioni, di provvedimenti che contrastino con le disposizioni della presente procedura, la Società assume tutte le opportune iniziative previste dalla vigente normativa.

Inoltre, salva ogni altra azione a tutela della Società, è passibile di revoca del mandato l’Amministratore che compia atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di chi abbia effettuato segnalazioni per motivi che siano collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione stessa.

Analoga sanzione è prevista per l’Amministratore che effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.

10. Il sistema sanzionatorio

Il mancato rispetto della Procedura comporta l’applicazione del presente sistema disciplinare. Oplium Italia intraprenderà, pertanto, ogni più opportuna azione disciplinare nei confronti:A titolo esemplificativo, ogni segnalante è tutelato nei casi di:

  • del Segnalante, in caso di abuso dello strumento di Segnalazione,

  • dei Segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati,

  • del Gestore nel caso di mancato rispetto della presente procedura,

  • di coloro i quali violano la tutela della riservatezza del Segnalante e i divieti di ritorsione posti a tutela del Segnalante stesso.

Nello specifico, la Società ha previsto sanzioni nei confronti di coloro che si accertano responsabili degli illeciti di cui all’art. 21, comma 1, D. Lgs. n. 24/2023, ovverosia:

  • commissione di ritorsioni;

  • ostacolo o tentativo di ostacolo alla Segnalazione;

  • violazione dell’obbligo riservatezza;

  • mancata istituzione canali di Segnalazione;

  • mancata adozione di procedure per l’effettuazione e la gestione della Segnalazione;

  • adozione di procedure non conformi al D. Lgs. n. 24/2023;

  • mancato svolgimento delle attività di verifica e di analisi della Segnalazione;

  • responsabilità penale accertata del segnalante, anche con sentenza di condanna in primo grado, per i reati di diffamazione e calunnia;

  • responsabilità civile del segnalante, nei casi di dolo o colpa grave, per i medesimi reati di cui sopra.

10.1. Il sistema sanzionatorio per i dipendenti di livello non dirigenziale

La violazione, infrazione, elusione, imperfetta o parziale applicazione delle disposizioni inerenti al Sistema Whistleblowing indicate nella Procedura da parte dei dipendenti della Società costituisce un illecito disciplinare sanzionabile.

Tali violazioni possono dar luogo, secondo la gravità dell’infrazione, all’applicazione di provvedimenti disciplinari in conformità con quanto disposto dall’art. 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (c.d. “Statuto dei Lavoratori”) e successive modifiche ed integrazioni.

Nello specifico, per i dipendenti di livello non dirigenziale, tali provvedimenti sono quelli previsti dalle norme disciplinari di cui al CCNL Metalmeccanici (industria), applicati alla Società e, precisamente:

  1. richiamo verbale;

  2. ammonizione scritta;

  3. multa non superiore a tre ore di retribuzione oraria calcolata sul minimo tabellare;

  4. sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giorni;

  5. licenziamento.

10.2. Il sistema sanzionatorio per i Dirigenti

Per il personale con carica dirigenziale, si applica la normativa di cui al CCNL Dirigenti (industria).

È passibile di licenziamento il dirigente che compia atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di chi abbia effettuato segnalazioni secondo la presente procedura per motivi che siano collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione stessa.

Analoga sanzione è prevista per il dirigente che effettui con dolo o colpa grave segnalazioni di cui alla presente procedura che si rivelano infondate.

10.3. Misure nei confronti degli Amministratori

Oplium Italia valuta con estremo rigore le infrazioni alla presente procedura poste in essere da coloro che rappresentano il vertice della Società e ne manifestano dunque l’immagine verso le Istituzioni, i dipendenti, gli azionisti ed il pubblico. La formazione ed il consolidamento di un’etica aziendale sensibile ai valori della correttezza e della trasparenza presuppongono, anzitutto, che tali valori siano acquisiti e rispettati da coloro che guidano le scelte aziendali, in modo da costituire esempio e stimolo per tutti coloro che, a qualsiasi livello, operano per la Società.

In caso di violazione da parte degli Amministratori delle procedure interne o di adozione, nell’esercizio delle proprie attribuzioni, di provvedimenti che contrastino con le disposizioni della presente procedura, la Società assume tutte le opportune iniziative previste dalla vigente normativa.

Inoltre, salva ogni altra azione a tutela della Società, è passibile di revoca del mandato l’Amministratore che compia atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di chi abbia effettuato segnalazioni per motivi che siano collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione stessa.

Analoga sanzione è prevista per l’Amministratore che effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.

11. Protezione dei dati personali

Ogni Segnalazione può contenere cd. dati personali, ovvero informazioni direttamente o indirettamente riconducibili ad una persona fisica.

La Società, in qualità di Titolare del trattamento, assicura che le suddette attività di trattamento sono svolte coerentemente alle prescrizioni del Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e delle normative nazionali vigenti.

Con riferimento al Gestore delle segnalazioni, Oplium Italia provvedere a conferire formale incarico per il trattamento dei dati personali attraverso consegna di una lettera di designazione ex artt. 29 GDPR.

La lettera prevede specifiche istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione e la puntuale indicazione delle misure di sicurezza da applicare.

Con riferimento alla Piattaforma di Segnalazione, il fornitore della Piattaforma ha sottoscritto l’accordo sulla protezione dei dati ex art. 28 GDPR con il quale si impegna al rispetto delle istruzioni fornite da ciascuna società.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 GDPR (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o c.d. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento) possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dalla normativa vigente, attraverso i canali indicati nell’informativa ex art. 13 GDPR resa disponibile tramite i canali di Segnalazione e specifica sezione del sito web aziendale.

11. Protezione dei dati personali

Ogni Segnalazione può contenere cd. dati personali, ovvero informazioni direttamente o indirettamente riconducibili ad una persona fisica.

La Società, in qualità di Titolare del trattamento, assicura che le suddette attività di trattamento sono svolte coerentemente alle prescrizioni del Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e delle normative nazionali vigenti.

Con riferimento al Gestore delle segnalazioni, Oplium Italia provvedere a conferire formale incarico per il trattamento dei dati personali attraverso consegna di una lettera di designazione ex artt. 29 GDPR.

La lettera prevede specifiche istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione e la puntuale indicazione delle misure di sicurezza da applicare.

Con riferimento alla Piattaforma di Segnalazione, il fornitore della Piattaforma ha sottoscritto l’accordo sulla protezione dei dati ex art. 28 GDPR con il quale si impegna al rispetto delle istruzioni fornite da ciascuna società.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 GDPR (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o c.d. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento) possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dalla normativa vigente, attraverso i canali indicati nell’informativa ex art. 13 GDPR resa disponibile tramite i canali di Segnalazione e specifica sezione del sito web aziendale.

12. Informazione e formazione

La Procedura è oggetto di pubblicazione sul sito internet della Società al link https://oplium.com/it/ ed è altresì resa disponibile nella cartella “Documentazione Oplium Italia” nel canale interno Microsoft Teams “WikiOplium”.

Sono individuate le eventuali iniziative informative per portare la presente Procedura a conoscenza dei possibili Segnalanti (ad esempio, collaboratori, fornitori, clienti).

La Società, in occasione dell’emissione della Procedura, nonché periodicamente, organizza corsi di formazione sulla presente Procedura, anche mediante inserimento dei contenuti in occasione di corsi su compliance e Codice Etico.

12. Informazione e formazione

La Procedura è oggetto di pubblicazione sul sito internet della Società al link https://oplium.com/it/ ed è altresì resa disponibile nella cartella “Documentazione Oplium Italia” nel canale interno Microsoft Teams “WikiOplium”.

Sono individuate le eventuali iniziative informative per portare la presente Procedura a conoscenza dei possibili Segnalanti (ad esempio, collaboratori, fornitori, clienti).

La Società, in occasione dell’emissione della Procedura, nonché periodicamente, organizza corsi di formazione sulla presente Procedura, anche mediante inserimento dei contenuti in occasione di corsi su compliance e Codice Etico.

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